行政部门

行政部门职责

一、日常行政事务处理：

（一）接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲

切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访

者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。

（二）文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应

周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再

按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建

档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的

完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。

（三）例会组织与纪要：按要求安排好人员的发言顺序，发言要

短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手

机设置为会议状态。

（四）车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。

公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外

地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因

路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情

安排用车。

（五）日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的

执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，

建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

二、行政管理工作：

（一）制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎

企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企

业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执

行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。

（二）部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及

管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以

主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务

的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推

进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各

部门之间的关系，提高服务意识。

（三）绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，

提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核

全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报

酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参

与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、

考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上

下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、

同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。

三、办公用品购置领用规定

办公用品分消耗品和管理品两种：

1、消耗品。铅笔、油笔、胶水、胶带等。

2、管理品。剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、

计算器等。

3、消耗品办公人员按需领用，注意节约。

4、管理品限人员使用，列入移交转送。如有故障和损坏，可以

旧品换新品，如遗失或人为损坏将由个人或部门自购。

5、各部门每月3日前（遇节假日后延）报人事行政部办公用品

使用计划，总经理批准后采购，当月八、九日发放。管理用品请领不

受上述时间限制。各部门急需或临时性的采购需求，需各部门经理统

一报采购计划，报总经理批准后，有采购人员统一采购，并按要求流

程发放。

6、办公用品由行政专人负责管理，采购人员比价采购，人事行

政部按工作需要发放。

7、设立“办公用品领用记录”，所需办公用品的部门到行政部门

领用，办理出入库手续，控制办公用品领用情况，节约办公费支出。

8、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

9、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

四、档案管理：

1、档案。公司档案是指研究开发与技术、人力资源、营销策划、

经营管理、行政法律、资本运作、对外联系、合同等一切活动中所形

成的，以文字记载、图表、电子制品、音像制品等方式可存储的信息，

资料载体。

2、档案的种类。公司档案的种类主要分为：行政类、经营类、

产品技术类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、合同类及职工

档案类。

3、责任部门。公司档案的保存管理部门为人事行政部。各类档

案形成、整理后送交人事行政部做好归档工作。

4、收集、整理、归档。档案责任部门的收集、整理、归档分日

常和年度两种方式进行。责任部门年度内使用频次不高的，要在档案

形成后整理完毕即随时移交给人事行政部归档，使用频次较高和系列

连续形成的档案，可依据实际情况每半年整理完毕移交行政部归档。

5、档案的留存。文字、图表等印刷品要有形成的文件（手写、

手绘）及责任者，使用墨水书写，电子制品和音像制品要有备份。

6、档案查阅。公司工作人员查阅档案，必须办理查阅手续。非

密级档案，由人事行政经理批准，涉及技术、商业等密级档案，由总

经理批准。查阅档案要技术归还，不得转借。需要复制的应在复制前

获得批准。所有查阅者负有保密责任。如有违反，承担相应责任。

7、档案销毁。因保管期限达到或再无保存价值的档案可进行销

毁，销毁的档案编列详细目录，按密级管理，由责任领导审批，由包

括监督人员在内二人以上负责销毁。

8、电子档案的管理：公司对每位员工的工作内容进行电子档案

存档，每位员工干完每一项工作后，需及时到人事行政部门的备份硬

盘内进行备份，同时进行登记。备份的工作内容做为员工工作考核的

依据。

五、外部沟通

（一）政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我

们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位

置，灵活处理。

（二）合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事

务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在

处理事务时注意以公司利益为重。

（三）注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣

诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等），应在征

求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）

的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排

与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立

经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。

四、企业文化建设：

包括核心价值观、企业精神、企业道德、经营理念、企业VI设

计（章程、简介、统一标识）、公司大事记、员工行为准则/员工手册、

员工活动组织、节日福利物资组织与发放等。