秘书工作

如何做好秘书工作

秘书可是领导的左右手，那如何才能做好秘书的工作呢?下面是小

编为你整理的如何做好秘书工作，希望对你有用!

如何做好秘书工作

第一，秘书人员应具备三方面的基本素质

一是先做人，后做事。从小处说要完成一项工作，从大处说要成

就一番事业，必须先具备做人的优秀品质。先做人后做事，是从主次

地位角度来说的，先做人、后做事两者是辩证统一的，应该把两者统

一起来，看成是同一过程不同层次或方面。作为秘书人员，只有在做

事的工作过程中见贤思齐、从善如流，才能夯实做人的基础，从而才

能把事情做好。做到办事扎实，待人诚实，为人朴实。

二是敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤，具有敏锐的洞察

力和政治鉴别力，设想周到，能起到拾遗补缺的作用。慎于言即一定

要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工

作中不能夸夸其谈，言过其实。要做到言之有物，言之有据，言之有

理，言而有信。

三是博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习、善于学习，学以致用

是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习和

实践的过程。中国有名古话讲，“博学之，审问之，慎思之，明辨之，

笃行之，”只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。

第二，秘书人员应具备三种基本能力

一是较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从

事大量的文字工作。所以，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅

要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一

种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，

又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员要

加强写作实践，熟练掌握各类公文特点、写作要求和语言表过技巧，

随时注意积累资料，不断提高写作水平。在这一点上，虽然到政府办

公室以来一直刻意的注重提高，但离领导的要求还有很大差距。今后

会更加努力提高此方面的能力。

二是较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领

导的意图组织各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管

理能力，就无法把工作做好。所以，秘书人员一方面要通晓办事的渠

道，提高办事效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导

是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。

另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。刚接触秘书工作时，

由于工作的不熟和阅历的欠缺，经常有一种手忙脚乱的感觉，有点力

不从心。在各位领导和们的帮助下，我在此方面有所改善。我认

为，提高组织能力，向领导和身边的学习比向书本学习更直接、

更有效。

三是广泛的社交能力。当前社会交往已成为社会各阶层的一项

“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。

首先，社交可以开阔视野，增长知识。可以博采众长，学习各方

面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本。这样在实际工作中

才能更好的为领导当好参谋助手。

其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，虽然

是公事公办，介社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

第三，秘书人员应具备五种良好的工作作风

一是忠于职守，自觉履行各项职责。各行各业的工作人员都要忠

于职守，热爱本职。这是最基本的职业要求和良好的工作作风。作为

秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘

书的各项工作职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心

和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

二是服从领导，当好参谋。作为领导工作的参谋和助手，应当严

格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，是职

业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下

发挥。不能用个人不成熟的想法，去影响和干扰领导的工作及决策。

在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事

即是称职的观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不

是好的秘书人员的新观念。

三是兢兢业业，任劳任怨。秘书人员的工作性质，要求其埋头苦

干，决定其工作主要是实干。秘书工作要围绕领导的工作来展开活动，

要求招之即来，来之能干。要具体而紧张的工作中，要脚踏实地，不

计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

四是谦虚谨慎，办事公道。热情服务，谦虚谨慎，这是秘书人员

应具有的工作作风和良好美德。不能因为在领导身边工作而自命不凡，

自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，

而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾，搞好合作。办事公道正

派。对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。把为领导服

务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。

五是恪守信用，严守机密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守时

间、遵守诺言，言必信、行必果。一经允诺的事情就要尽力办到，遇

有变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密，是秘书人员职业的

最基本要求，也是必须具有的工作作风。自觉加强保密观念也是秘书

人员必须遵守的职业道德。

六是实事求是，勇于创新。要坚实事求是的工作作风，一切从实

际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作

的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出

发。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际

出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。

作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神。

勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实

干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

关于做好秘书工作的思考

(一)围绕中心，履行职责

1.要了解掌握中心工作。任何领导机关在不同阶段都有一些不同

的中心工作。市委的中心工作就是全市发展的大事，全市所要解决的

主要矛盾。秘书是为领导服务的，领导的中心工作自然就是秘书的中

心工作，因此，秘书就要准确了解和把握领导的中心工作，做到心中

有数。

2.要围绕中心发挥参谋作用。市委每年有一个大的中心工作，秘

书要根据这个大的中心工作以及派生出的若干层面或不同时期小的中

心工作，也可以称为重点工作,发挥作用，履行职责。一定时期要围绕

中心提出领导工作和活动安排的建议，这就是发挥参谋作用。比如

“五一”、“六一”、“七一”、“八一”、“十一”等重要纪念日，

可以提示领导参加一些活动。

3.要围绕中心发挥助手作用。秘书要紧紧围绕市委的中心工作和

领导的安排部署，一项一项、一步一步搞好协调服务，督促落实，这

就是发挥助手的作用。比如，领导的信件、文件、公务接待、出席会

议、参加活动等日常公务处理，交待协调落实的具体事项，都要认真

对待，搞好衔接，抓好落实。

(二)领会意图，忠诚服务作为秘书能够准确领会领导意图，这是

最基本的要求。

1.要研究领导心理。研究领导心理就是要研究和把握领导的意图，

用以指导自己的服务工作。有时领导意图是明确的，有时领导意图还

不明朗，或者还处于萌芽状态。研究领导心理、领导意图，不是投其

所好，妄猜“圣意”，而是尽量做到与领导同向思维，在同向思维中

明确自己的服务轨道，这样就能少走弯路或不走弯路。

2.要研究领导的需求。领导的工作需求就是秘书工作的最高追求。

把握领导需求，满足领导需求，达到领导要求，这是秘书工作职能实

现的基本要领。在适应领导需求中，既要有法有度，又要有质有量，

既强调必要性、必须性，又强调可能性、可行性。领导需求有经常的

部分，也有随机的部分，要注意把握，留有领导选择的余地，尽量超

前一些。比如,会见来宾时,事前要准备好相关资料、领导名片等等,这些

就是领导需求。

3.一定要忠诚服务。这是秘书实现工作职能的基本要求，也是秘

书职业人格的高尚追求。从“八荣八耻”角度讲，是与热爱祖国相一

致的。

忠诚服务包括两个方面的内容：

一是对领导，也就是对服务对象忠心耿耿，在思想和行动上与领

导保持一致，在不断适应需求中提高自己的水平;

二是对工作赤胆忠心，一丝不苟，认真负责，对有些问题敢于提

出自己的想法和意见，这也是一种责任意识。我们一旦选择了秘书职

业，就要忠心耿耿、忠于职守、忠诚服务，这是作人的根本所在，也

是秘书职业道德的具体体现。

(三)规范有序，注重细节

1.严格按制度和程序办事。秘书职业，已经形成一系列管理制度

和管理办法。实现秘书工作职能，必须严格遵守秘书工作制度，必须

严格执行秘书工作程序，请示报告、公文处理、上下衔接、公务接待、

会务安排等，都离不开制度，离不开程序。这就需要注意把握尺度和

分寸，既要有规矩，又要有创新;既要讲程序，又要讲效率。

2.分清轻重缓急。领导机关的工作千头万绪，常常是许多工作同

时提到领导者面前。面对这种情况，作为秘书，不但要分清轻重，而

且要分清缓急，不能眉毛胡子一把抓，不要误了急事、误了大事。平

时的工作不是一成变的，随机性很强，秘书要随着变化了的情况及时

调整工作布局，在全面开展工作的同时，要集中力量抓大事，抓紧急

事的办理，综合平衡，统筹协调。

3.注意抓好细节。再好的制度，再严密的程序，再科学的方案，

如果不注意执行过程当中的细节，也会出问题，甚至是功亏一匮。一

项公务活动能否让领导满意，关键在于细节上。

领导未行我先行，试试道路平不平;领导未看，我先看，看看应该

谁出面;领导未讲，我先讲，试试麦克响不响;领导未尝，我先尝，尝尝

饭菜凉不凉。这些就是细节，平时出问题往往出在对细节的忽略。作

为秘书，做事不出问题是本份，没有人会记住;但如果有一件事没有做

好，出现纰漏和差错，没有人会忘记。怎样避免出问题?就是不怕麻烦，

多过目，多过手，多动脑,这样出错的机率就小。

(四)善于合作，互相补台

1.密切配合无处不在。领导职能作用的发挥是一个系统工程，因

此为领导服务的秘书工作也是一个系统工程。因此，秘书应该把自己

的工作纳入为领导服务的群体工作之中，树立群体观念，要发扬合作

精神，互相尊重，互相帮助。只有发挥秘书群体优势，才能为领导搞

好服务。

2.要做到怎么能行。作为秘书，除为领导服务，还有为机关服务、

为基层群众服务的职责，要多提供方便。特别是各级机关干部来办事，

就要诚恳地搞好服务，要想办法帮助协调好。切忌高高在上，指手划

脚，冷颜相对，而要做到与人为善，密切配合，这样，以后和别人协

调时也就方便、顺畅了。

3.主动点、勤想点、多做点。秘书工作有分工，有协作;也有份内、

份外的区别。在实际工作中，我想，做好本职工作很重要，但相互之

间的配合，相互之间的补充，更为重要。做大量幕后补台工作，看到

问题就要多提醒、多提示。任何一个有事业心和责任感的人，都不会

拒绝善意的提醒。看到别人的问题，不要兴灾乐祸，如果不引以为鉴，

下次就可能落到你头上。多伸友爱之手，少设障碍之脚。

(五)谈吐文明，形象良好一个人外在形象的良好，表现在谈吐文

明，着装整洁，举止文雅，落落大方。这也是内在素质的反映。作为

秘书，一定要时刻注意自身的形象，因为，秘书的形象不仅是个人素

养的表现，更重要的是反映领导、领导机关的精神风貌和总体形象。

1.学习礼仪知识，时刻注重自身形象。学点现代礼仪知识，用以

指导自己的行为，做到讲文明，懂礼貌，重礼仪，常微笑。特别是要

会微笑，俗话说，如果没有好的长相，就要有才气，如果没有才气，

就要保持微笑。和蔼可亲，笑容可掬，使人有一种亲切感，这是以礼

待人的捷径。

2.着装要干净整洁、舒适得体。什么场合穿什么样的服装，并且

搭配合理，适度自然。工作时间、陪同领导出席正式场合、参加重要

会议和活动时，要着正装。接待外宾，着正装是对来宾的尊敬，也是

一种修养和风度的显现。筹备会议，工作人员着正装，表示会议的重

要性和严肃性，也显示出工作人员一种精神风貌，规范整齐，干净利

落。下基层陪同领导调研时，就要注意穿夹克衫等休闲装，这样容易

和群众拉近距离，便于工作。

3.要注意说话的态度，做到谈吐文明。一个人长相不错，穿得也

很讲究，如果一张嘴脏话连篇，在别人的心目中就会大打折扣，会让

人感到很没素质，没水平，没修养。谁还敢接近你，和你相处?和气、

客气可以化解矛盾，消解怨气。作为秘书，接电话、接待上访群众等

时一定要注意说话的语气。同样是协调一件事，为什么不同的人协调

的结果不一样?就在于怎么说话和如何表达上。同一内容，有的人说话

就容易让人接受，有的就不能让人接受，这个很有学问。

怎样保持自己谈吐文明，态度和蔼?

一是平时要注意训练。最简单和最基本的就是常说“请”、

“您”、“谢谢”“对不起”、“再见”等文明用语。

二是不要带着情绪工作。不管自己受多大委屈，有什么生气的事

儿，都不要带到工作当中来。

4.要加强内在修养。要以“八荣八耻”做一面镜子，对照自己，

真正做一个有修养的人，有品味的人，有内涵的人。在文明的社会，

做一个文明的人。如果能经常提醒自己，注意锻炼，就会在不知不觉

中，在潜移默化中提高了。

(六)广泛联系，谨慎交友

广泛联系与谨慎交友，是对立统一的关系，两者并不矛盾。广泛

联系，并不一定是广交朋友，谨慎交友也不是不沟通不联系。

1.作一个有心的人。平常用的电话号码要烂熟于胸。接待来宾时，

要主动留下联系方式，便于日后沟通协调。凡是接触过的和打过电话

的，都要一一记下，以备日后查询。这就能为领导提供方便服务，

2.作一个有情有义有原则的人。古人讲：仁义礼智信，义，就是

助人。秘书本身就是为人服务的，也就是助人的，但要有原则、有规

矩。秘书在领导身边，有许多人想拉近，想接触，作为秘书一定要头

脑清醒，明辨是非和真伪，既要有情有义，又要有章有法，谨慎交友。

(七)遵章守纪，严格要求

1.要摆正位置。秘书和领导之间，在工作上主要是主从关系。秘

书只是参谋助手，不是领导，但又有特殊身份，特殊地位。因此，秘

书工作职能是有力的，但又是有限的。秘书工作职能的有力和有限，

是其他任何职能岗位所无法比拟的。因为有力，必须有限，否则就可

能越权越位，不利施政，甚至乱政。秘书只有服务的权力、参谋的权

力、辅助的权力，没有决策的权力、指挥的权力，只能辅政，不能干

政。

2.要注意小节。秘书的特殊地位，既是秘书为领导提供直接服务

的必要条件、必然要求，又是秘书职业的重要特征。这种服务身份和

服务方式带来的问题就是借领导对自己的信任而忘乎所以，更有甚者，

以位谋私、弄权作乱。秘书栽倒的例子也不少。所以对秘书的职能范

围和职业道德必须严格规范。秘书要时刻注意严格要求自己，不要什

么场合都去，什么酒都喝，什么话都说，什么事都办。

3.要保守秘密。秘书工作是领导机关里的工作，常随领导左右活

动，参加各类会议，接触各级文件，接触领导核心的事情很多，许多

内容是明文规定要求保密的，也有许多内容是工作需要、道德准则要

求保密的。我理解，秘书的“秘”，就是首先要做到“保守秘密”，

这是职业和品德要求;秘书的“书”就是能力和素质要求。秘而不能书，

缺能力，不好用，尚可用;书而不能秘，缺品德，不可用，很可怕。秘

书工作涉密多，保密要求严格，一定要提高警惕，高度警觉，要有保

密意识。自己不是聋子，但要当成哑巴，做到秘而能书。

(八)甘愿吃苦，乐于奉献

1.肯吃苦。秘书常跟随领导，下乡调研，接待来宾，看似风风光

光，体体面面，但一定要有吃苦的心理准备。这里所说的苦，不是生

活上的困苦，而是奔波忙碌之苦，生活没有规律之苦，精神压力之苦。

当别人在家休息的时候，我们在伏案书写;当别人在休闲潇洒的时候，

我们在等候指令。既然选择了秘书的职业，就要始终树立“服务好领

导，做好工作，多吃苦，少享福”的思想，有一种吃苦耐劳的精神。

但苦中也有乐，乐在工作之中，乐在完成一件事之后，乐在领导的满

意，乐在领导的肯定和表扬。

2.多奉献。秘书只能甘当无名英雄，选择了秘书的职业就选择了

奉献。秘书的工作业绩只能融于自己为之服务的领导工作业绩之中。

只有默默无闻，无私奉献，这是人的一种高尚追求，一种人生境界，

一种道德修养。什么是奉献?奉献就是多做事，就是所谓的吃亏。为什

么这么说呢?做好事，做善事，永远问心无愧。这说明你存在的价值，

是对事业有益，对别人有用。奉献就是发挥自身价值，就是发挥自己

的作用。做秘书工作，经常是披星戴月，夜深人静，仍在工作。

3.知难而上，勇于负责，敢于负责。作为秘书，就要知难而上，

勇往直前。比如，遇有群众集体上访，围堵领导和机关，就要冲在前

面，挡住左右，这就是职责。特别是遇一些难题，不要躲、不要靠，

一定要勇于承担，勇于负责。在破解难题，解决矛盾中经受锻炼，增

长才干。做一个有责任感和责任心的人。有些事，换个角度想一下，

你就会做好工作。

比如，接待上访群众真是很难，一则秘书没有权力直接处理，二

则上访群众情绪激动，把接待人员当出气桶，经常谩骂、攻击。但如

果换个角度你把每接一次难缠的上访群众当作一次锻炼，一次经历，

一次学习，一次提高，处理起来就不畏难了，也就会有动力和办法了。

(九)珍惜机会，不留遗憾

1.学习提高的机会。人的一生能有在党委办公部门工作，能在领

导机关工作，在领导身边工作，真是一种幸运。我们在这样的岗位上

才有机会增长见识，增加知识，增强能力。到办公室近20xx年来，个

人的进步和收获非常大，这是有切身体会的。现在，能读进政论文章，

能分析文章，能撰写文章。在为领导服务的过程中，直接学习领导决

策、领导经验、领导办法，这真是难得的机会。因此，要倍加珍惜，

倍加努力。

2.参与的机会。秘书能够参与全市重大决策或重要工作的准备，

认真细致地做具体工作，这就是一种机会。如果没有参与，那是最大

的遗憾，最大失意。因为，这就是失去了你的作用和存在的价值。只

有和大家一起参与了，不管做的工作多少，贡献的力量多大，毕竟是

一种经历，一种体验，一种收获，更是日后的一种回味，这就是自身

价值的体现。

3.见证历史的机会。秘书虽不是决策者，但却是一个地方和单位

发展的重要见证人，能够感受到变化的过程。每次重大决策的酝酿、

研究、部署，我们有机会了解这些重大问题的决策过程，历史事件的

产生过程，见证历史，这有多么难得和幸运。

(十)积极思考，及时总结

1.勤于学习。秘书的适应水平、工作效果、个人形象在于秘书自

身的品位、学识和能力，在于内功强劲，否则无法适应领导需求，也

绝做不好服务工作。不断强劲自己的内功，不断提高自己的水平，不

断适应领导的需求，这是一个动态的发展过程，这是秘书工作职能实

现的根本力量。秘书工作的资辅政务、承办公务、管理事务三项职能，

都要靠内功的强劲才能实现。苦练内功就是要加强学习。作为秘书要

虚心学习，见贤思齐，多思考，多动脑，做到“博学之，审问之，慎

思之，明辨之，笃行之”。

2.注重积累。要想当好秘书，必须注重积累。一是亲自观察体验。

在日常工作中，用自己的身心去感受，积累材料和经验。二是调查了

解情况。跟随领导调研，参加活动，有目的了解情况、获取材料。三

是从书本和新闻媒体上获取信息。从报刊、资料、以及广播、电视上

获取一些对工作和生活有益的信息资料，收集整理，分类排队，随用

随找。四是搞好自身积累。把自己写作过的文章，按年份装订成册，

形成资料留存，以后备查。这也是自己工作的记录，工作成绩的积累。

3.善于总结。总结是思考的过程，是提高的过程，无论干什么工

作都要勤于总结，善于总结。特别是要从失误、批评中吸取教训。作

为秘书凡事都要亲历亲为，不要依赖别人，多用心用脑，多动手动脚。

也要注意从自身一次次失误中总结经验，吸取教训。每完成一项工作，

都要及时总结，千万不要懒惰。一件事办完了，下一步还能做点什么?

预期效果达到了，还能不能由浅人深、由表及里、由此及彼，使已经

取得的效果得到发展?这就是一个精益求精的问题，总结提高的问题。

办公室办会注意的几个小细节

职场礼仪无处不在，商务谈判、工作会议、宴请客户，大场面中

的大礼仪，想必职场人都会注意，但一些不起眼的小细节，却也蕴含

着礼仪大学问。

小名片大学问

索取名片

第一，交易法。将欲取之，必先予之。第二，激将法。面对地位、

身份比你高的人，很可能出现你把名片递过去，他道谢后便没了下文

的情况。此时，你可主动索取。第三，谦恭法。此法适用于地位高、

名气大的名流显达，比如，你可以说：“金教授，久仰您的大名，今

天听了您的讲座，很受启发。不知道以后还有没有机会向您继续请教?”

第四，联络法。此法适用于平辈之间或者长辈对晚辈、上级对下级。

制作名片

第一，忌涂改名片。名片如同脸面，不能随便涂改。第二，忌印

有家庭电话。人在社交场合会有自我保护意识，私宅电话是不给的，

甚至手机号码也不给。第三，忌头衔林立。名片上往往只提供一个头

衔，最多两个。

交换名片

第一，位低者先行。地位低的人首先将名片递给地位高的人。第

二，如果和多人交换名片，一般是先女后男，先长后幼，按照地位高

低由高而低进行。第三，当你把名片递给别人时，还要寒暄一下：

“这是我的名片，请多指教，希望保持联络。”第四，拿名片的标准

方法是双手捏住名片上侧，将自己的名字正对对方。

小电话大学问

接电话

第一，接听电话要及时，铃响不过三声。如果电话连响六声才来

得及接，第一句话要说：“抱歉，让您久等了。”切忌铃响一声就接，

以免对方尚未做好通话准备。第二，通话语言要规范。拿起话筒后，

第一句话要问候对方，第二句话要自报家门。第三，遇到掉线的情况，

要及时回拨，并在接通后表明歉意。

打电话

第一，择时通话。一般来讲，节假日、晚上八点以后及早上七点

之前，切忌因公事打他人的家庭电话。与海外人士通话还要注意时差

问题。此外，尽量避免在周一刚上班以及周五快要下班的时候打电话

询问求职问题。第二，通话三分钟原则。通话时间要简短，长话短说，

废话不说，没话别说。第三，拨错电话要道歉。

代接电话

先告知对方其要找的人不在，然后再问对方系何人、所为何事、

是否需要转告等。

挂电话

在和别人通电话时，应该由地位高者先挂。突发性事件例外，执

行一般性公务则必须如此。尤其是窗口部门，值班电话、热线电话、

报警电话，要让群众先挂。

小电梯大学问

出入有人控制的电梯

出入有人控制的电梯，陪同者应后进去后出来，让客人先进先出。

把选择方向的权利让给地位高的人或客人，这是走路的一个基本规则。

当然，如果客人初次光临，对地形不熟悉，陪同者还是应该为他们指

引方向。

出入无人控制的电梯

出入无人控制的电梯时，陪同人员应先进后出，并控制好开关钮。

有时陪同的客人较多，导致后面的客人来不及进电梯，所以陪同人员

应先进电梯，控制好开关钮，让电梯门保持较长的开启时间。此外，

如果有个别客人动作缓慢，影响了其他客人，切忌高声喧哗，可利用

电梯的唤铃功能提醒客人。