材料采购

材料采购管理流程

为确保工程顺利完工;便于系统统筹材料采购工作;提高工作成效;特编制本流程..

本流程只适用于安装工程项目的材料采购..

一、材料采购流程

1、为了避免因物资采购程序的不规范而造成物资不能及时准确到位;避免因物

资请购计划统计不准确而造成的采购成本增加及材料浪费的现象;特制订本流程..

2、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则..要求

向多家供应商发采购函进行询价和质量比较;在材料质量保证不影响安装工程质量的

前提下;按照质优价廉、同质价低的原则采购..按照询价、比价、议价、评估、索样、

定价、请购、订购流程进行..

3、常规物资的采购;项目部需根据项目的实际进度合理安排物资具体的到场时间;

再根据采购各种材料需要的合同签订周期及供货周期;计算出材料需提交请购计划的

时间；

4、采购计划表的填写、审核成本部门或项目部提前提交材料计划给采购部门;

公司总经理或总工程师审核材料计划;如审核不通过需及时让成本部或项目部重新提

交..如审核通过;采购部对成本或项目部提交的材料采购计划单进行登记并存档；填写

××项目材料设备采购计划表由项目部申报;表格式并由总工程师、项目经理、总经

理和成本经理审核签字后提交财务..

二、采购计划表的内容

1项目部需在采购计划表中准确填写所要请购物资的名称、规格型号、单位、数

量、计划到货时间等..

2对于采购材料必须符合项目中标品牌;规格、型号符合设计要求;须在采购单上

注明完整;必要时可附有说明、图纸等;以做为采购和验收时的标准..

（3）采购单上的文字、数字、字母等需填写清晰;特别是易混淆的字母、数字等;

要保证他人可以辨认清楚..

（4）项目负责人在采购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”

或打斜杠..

（5）采购单上填写的日期需与提交时的日期一致..

（6）采购单一经总经理、总工程师签字后;则不得涂改或加入新的内容..

（7）对于有样品的;供应商须将样品提交到相应的采购人员手中;收样人应确认

“已收到样品”;且留存于公司办公室人员专人保管..

8对于特殊紧急情况;采购部门可直接填写采购单;交付相关人员执行采购同时

告知公司总经理;采购后补签字后存档..

9采购单上的到货期限需符合材料采购周期..

10采购单须注明采购物资的用途及使用部位;材料采购量的审核依据为：公司

成本部门预算＋现场实际情况..

11不能出现重复采购;原则上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或

两次以上的采购..

三、采购合同谈判、编辑、审核流程

第一条合同谈判

1、在和客户谈判之前;主谈人员必须做好详尽谈判计划;使用规范的表格做成

洽谈备忘录;及时记录洽谈的内容；

2、所谈物资含有较强的专业性、技术性时;必须邀请相关技术人员参与谈判;并

对相关技术参数签字确认；

3、无论何种物资;原则上杜绝独家投标;必须找至三家以上的客户进行投标、洽

谈;特殊情况需报批..公司战略客户不需货比三家..

4、所谈供应商为新客户时;则应要求其必须提供相关的证件营业执照、税务登

记证、生产许可证、法人代表签字的委托书..

5、我方合同谈判人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款；

第二条合同起草

1、采购合同应清楚的说明采购产品的名称、产地品牌、型号规格、技术要求、

价格、交货时间、交货地点、交货方式、检验与违约索赔条件、运输方式、运费承

担方、发票、付款期限等内容;并规定采购的产品不合格时;供货方应承担的义务等重

要事项；

2、买卖双方单位名称要做到“四一致”乙方单位全称、落尾、图章与营业执照；

3、若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时;要单独以合同附

件的形式签订；

4、合同上所有栏目都必须认真填写;若有些栏目不需填写时可用“/”代替；

5、“合同产品清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准;不能以“捆、扎、

堆、斤”等模糊或不规范词语填写;合计金额栏应用规范的大写文字填写；

6、所谈对方是个体户时;乙方名称中必须填写对方身份证号码;并附有身份证复

印件；

7、材料及设备资料必须符合国家相应标准;并且无条件提供相关资料..

第三条合同审核

项目完成合同谈判后;需按要求将预审资料先提交公司采购科预审后再报总经理

预审;提交的合同预审资料必须齐全;包括：a、合同电子版b、三家单位详细比价表

合同金额较大的需提供三家单位盖章后的报价单、营业执照、资质证书等相关法律

文件；

待续..............