文秘工作职责

文秘岗位职责

篇一：办公室秘书岗位职责

办公室秘书岗位职责

一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，

做到手续完备，及时准确。需要清退归档的，资料应做好登记和立卷

工作。

二、负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和

蔼，做到积极主动、不推诿、不拖拉。

三、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做

好登记，做到有据可查不出差错。

四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的

通知事项和每周的会议安排。

五、负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、

决定的起草，印发，同时协助公司领导起草有关行政文件。

六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时

汇报。

秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无

小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信

息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”

式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准

确的信息将有助于领导的正确决策。

办公室姓名**工作岗位后勤、文秘岗位主要工作职责负责后勤

管理、固定资产管理、物资装备、环境卫生、公文收发及档案管理、

机要、保密等工作。廉政风险点1、违反规定、不按程序收、发文件；

2、不按规定、要求整理、归档、保管文书档案；3、固定资产管理帐、

实不相符，登记不及时；4、后勤管理采买办公用品等物资中违反有关

规定。防范措施1、加强学习，强化自身素质，不断提高业务技能；2、

自觉、严格遵守各项内部管理制度；严格按有关规定处理各项有关业

务3、强化服务意识，努力做好后勤管理工作；4、廉洁自律、公开、

公正、透明，工作中自觉接受群众监督。

工作描述：

秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机

构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有

以下几项：

?接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

收发与回复日常邮件；?

撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；?

?会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；

将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；?

接待访客；?

?采购、分发和控制办公用品等等。

秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以

说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及

竞争力，可见秘书岗位的重要性。

核心竞争力：

知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专

以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定

的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维

与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的

预见能力和判断能力。

经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企

业状况有所了解。

职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨

慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心

理承受力和保密意识。

职业现状：

秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，

目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的

日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众

人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，

他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情

况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权

力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

风险与回报：

秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启

下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的

意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决

策型角色，所以把握分寸是关键。

据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在

5000—8000元之间的秘书有

4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘

书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持

证上岗。

转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、

行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的

工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工作。

职业典范：

每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们

的名字往往不被人们所关注和提起，千寻万觅，终于找到一个，她就

是世界首富比尔?盖茨的秘书——露宝，比尔?盖茨曾说“微软的成功有

她的一份功劳”。

参考资料：职场网/dingwei/

秘书人员应具备的素质

（一）、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要

被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着

心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可

能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理

人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事

求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野

和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月

异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说

每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一

些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你

的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你

的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不

要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；

而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎

实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它

知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动

态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，

要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较

高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻

炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（详见“四”）

（三）、文化素质

1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史

哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工

作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，

但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官

员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了

一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联

来试王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联

对之：塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进

而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江三江

文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文

章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学

的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平

时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学

一学这方面的知识。

3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常

涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经

常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”

的人才。

（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，

也是很有好处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，

总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一

定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做

好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不

能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：

在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了

达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河:你可以选择游泳，划船，

架桥等，关键是要选择切实可行的方法。工作艺术：通过运用高超

的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人

以美的感觉和享受。作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该

学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要

做到以下几点：1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，

同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的

关系；与有关部门的关系等。

在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威

信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，

有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对

这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；

而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题

的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解

领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重

领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种

对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀

疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。对待当事人要热情

周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要

摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。

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========当好秘书的绝活

秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职

业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下

面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书

的朋友们一点帮助！全能秘书的全部内涵Monica年龄：28岁任职：

4年传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认

识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容

忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具

备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职

业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书.首先,硬件条

件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做

文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机

器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑.其次,秘书的

职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中

不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键.

另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们

要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口

流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具

备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一

定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.

所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历.最后,要讲究公私分明.

千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升

的.沟通最重要Jessy年龄：22岁任职：1年时常听到一些对秘书的

普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵

气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出

轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力.我和领导在一间办公

室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、

另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好

的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的

人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两

级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能

让双方产生不必要的误会和矛盾.做助理、秘书这一行不仅仅等同于打

杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,

难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但

这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一

套经验技巧,这也是一种沟通的能力.小心那些潜在的危机艾小姐年

龄：26岁任职：3年我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作

辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜

时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有

时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的

危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相

威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道

我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递

交了辞呈.现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一

些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面

的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子

急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.

我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小

看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必

须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。

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高级秘书应具备的素质

享受高薪、上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的青睐。随着

各类中外秘书证书蜂拥而至，很多初级秘书会认为考证是攀登高峰的

唯一捷径。然而，经验告诉我们，理论知识固然重要，实践经历和敬

业精神更是不可或缺的两项法宝。要成为一位“全能型”的高级秘书，你

需要具备以下的素质：

1、高效的工作能力。

能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工

作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。

2、善于人际沟通。

秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障

碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，

化解上下级之间的尴尬和猜疑。

3、有外交家的平衡术。

跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关

系，找到一个最佳平衡点。

4、能担当重要责任。

高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制

订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲

近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深

入了解领导的喜好是有用的护身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的

“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不

可少的。

此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如

律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良

好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知

识等。作为一个重实践的工作，需要长期经验的累积，因此一般年龄

在30-40岁左右的女性是最合适的

篇二：秘书岗位职责

秘书岗位职责

一、负责办公会议和有关综合会议的会议记录及会议纪要起草工

作，负责项目办会议、文件决定事项的催办、查办和落实工作。

二、负责起草项目办公文、领导讲话、会议材料、工作总结及综

合性汇报材料等。

三、负责项目办宣传工作，经常深入工程一线，及时了解工程建

设情况，总结工作中好的典型人物、典型事迹和典型经验。负责项目

办不同时期各类文字资料的记录、整理、归档工作。

四、负责指导其他部门起草有关文件、汇报材料等，对各部门草

拟的公文进行审核把关。

五、对音像资料、信息宣传材料进行审核把关。

六、完成领导交办的其他工作。

文书岗位职责

一、负责文件、资料、电报、函件的收发工作，来文函件及时登

记、传阅、催办。

二、负责文件的保管、清退、归档立卷等工作。

三、负责大事记、组织沿革的编制工作。

四、实行严格的保密制度，保守党和国家的机密。

五、负责综合处的考勤工作。

六、完成领导交办的其他工作。

行政管理员岗位职责

一、负责项目办的行政后勤管理工作。

二、负责项目办的日常接待及会务工作。

三、负责项目办车辆、车库及驾驶员的管理工作。

四、负责项目办的劳保用品管理工作。

五、负责项目办办公用品购置计划的汇总提报工作。

六、做好职责范围内的安全工作。

七、完成领导交办的其他工作。

计划合同处

计划员岗位职责

一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。

二、根据总工期与阶段工期要求，负责编制工程项目建设总进度

计划和年度计划、月、旬度计划。

三、负责本处总结材料的汇总整理工作。

四、负责本处的宣传报道工作。

五、审查监理工程师审批的承包人编制的施工进度计划，并对批

准计划的施工进度计划执行情况进行监督。掌握工程进度，定期

写出工程进度情况报告。从全局和宏观的角度分析实际进度与计划进

度的差距，根据差距情况找出调整施工进度计划的建议。

六、做好研究项目的组织、申报工作等材料准备工作。

七、完成领导交办的其他工作。

统计员岗位职责

一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。

二、负责有关文件、资料的收集与整理工作，并建立健全本处室

的档案资料，搞好档案管理。

三、负责统计工程进展情况，对各合同段的进度、质量、安全生

产和资源投入等情况做好明确、详细的记录。

四、负责根据统计结果，分析各合同段施工组织设计执行情况，

对完成较差的单位，分析原因提出改进意见。

五、负责按时编写统计报表，并及时上报有关单位。

六、完成领导交办的其他工作。

计量支付员岗位职责

一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。

二、参加对监理单位与施工单位的履约检查，并详细做好检查记

录。

三、参加有关工地例会，及时掌握工程计量、工程变更和工程索

赔等方面的信息。

四、负责计量支付审核工作。

五、负责编制费用支出计划，分析费用变化情况，研究费用减少

途径，建议费用控制采取的措施。

六、配合工程处做好设计变更和工程索赔等有关问题的处理。

七、完成领导交办的其他工作。

工程处

桥梁管理员岗位职责

一、熟悉设计文件与国家现行的有关技术规范、标准。

二、经常深入施工现场，掌握工程进展情况，及时向领导汇报。

三、全面负责构造物、排水、防护、交通安全设施、路面工程的

施工质量监督控制、变更设计管理协调工作。

四、配合计划合同处有关人员审查每期工程计量情况，及时提出

支付意见。

五、及时发现施工中的各种隐患，避免出现工程质量事故。

六、协助完成上级部门对工程的质量检查。

七、做好职责内的安全管理

八、完成领导交办的其他工作。

路基、绿化工程管理员岗位职责

一、熟悉设计文件与国家现行的有关技术规范、标准。

二、经常深入施工现场，掌握工程进展情况，及时向领导汇报。

三、全面负责路基、台背回填的施工质量监督控制、变更设计管

理协调等工作。

四、全面负责绿化工作。

五、配合计划合同处有关人员审查每期工程计量情况，及时提出

支付意见。

六、牵头负责对各监理处、各施工单位人员、设备履约情况的抽

查与检查。

七、完成领导交办的其他工作。

工程档案管理员岗位职责

一、熟悉并掌握省档案局和省交通厅等上级部门关于对档案管理

的有关规定与要求。

二、负责工程施工资料的保存、借阅登记及有关文件的处内传阅。

三、及时做好工程档案资料的收集、归档与保存。

四、负责并组织对工程施工资料的整理归档工作。

五、负责考勤及搞好有关后勤服务工作。

篇三：行政文秘工作职责

行政文秘工作职责

1．熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各

文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。

2．全面负责办公区的各项卫生清洁。

3．熟悉掌握公司各类文案的管理程序。

4．排版打印公司各个部门的各种文件（上行文、下行文等）。

5．负责公司各项文案的起草、归类、存档。

6．负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。

7．负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部

门会签。

8．熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合个部门

负责人随时调取各类存档。

9．先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核、工资

核算、考勤卡核对、人事资料保存。

10．负责公司办公用品的申购、发放的全面管理。

11．整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得

外泄于任何单位或个人。

12．负责公司办公室所有来电接听。

13.接待董事长、总经理之来访人员。

14．参加公司各项重要会议，好会议记录，整理归档保存。

15．外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。

16．负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的

管理、记录、存档。