英语书信格式范文

英语信件格式范文

英语构造一般有以下几个部分组成:

英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收

信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封

的右上角)和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地

址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人

的地址应写在信封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到大，

先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家

名称。国家名称的每一个字母都要大写。如下:

公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就

是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写

明回邮地址和联系号码。

封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地

址的下两行。

封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务(如适用)，公司名

称(如适用)，街道名称或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国

家。封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之间。

称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下

两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业或其他正式书信中，用

冒号。

在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意:尽量防止使用“To

WhomItMayConcern”或“DearSirorMadam”,因为这种称呼

已经过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或

使用“DearHumanResourcesManager”，“DearFriends”这样

的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以使用“Esquire”或

“Esq.”这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。同样，如果收信

人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”，如“GeorgeBush,Jr.”也不能

把它们包含在称呼中。)

除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字

前加上“Mr.”，“Professor”等表示礼貌的头衔。

提示句的用途是指明把信送给某个详细的人或部门处理，尽管

信是写给这个组织的。另外，在指明的收信人不在时，它也允许组

织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封

内地址的上面。

主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如

果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼。为了收

到最正确效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。

正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件

通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候

语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。

修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都

可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使

用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最适宜。与齐头式不同，

发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分

从左边开始。

写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧

三四行以下的位置。应亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字

机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓

名。

附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件

的数目和内容以及将收到这封信副本的人员。附注写在左侧。

信尾问候语是写在信尾的辞别话语，例如Sincerely,;

Sincerelyyours,;Yourssincerely,;Friendlyyours,;Truly

yours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;Yourscordially,通

常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以

逗号结尾。

附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两

三行的地方，从左侧顶格写起。在促销和私人信件中，附言也可以

用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。