商务会议

商务会议流程

一、沟通准备：

就主办单位的总体构思和细节要求

进行认真沟通，全方位考虑，按时做出2

种以上合适的方案供选择。

二、会议策划：

根据主办单位的会议要求，提供会

议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、

交通工具、会务接待、设备租赁、考察

线路等详细描述。并对方案进一步沟通，

进行可行性分析，力求达到主办单位的

预期效果。

三、实地考察：

根据需要安排主办单位相关人员进

行实地考察，对会议酒店、会议场地、

接待流程、其他事项等进行考察商榷，

对方案中的不完善部分进行补充和调

整，确认彼此的分工。

四、合作确认：

双方对方案和流程彼此都无疑义，

按照约定签订合作协议，以书面的形式

确认双方的责任、权利和义务。

五、协议执行：

协议签订后双方严格按照约定执行,

保证会议各项工作的顺利进行。在协议

签订后,如果主办单位需要增加协议之外

的服务视为协议的补充,需要再补签协

议，补签协议是对原协议的扩展，都是

有效协议，补充协议也是有效的结算凭

据.

六、会议结算：

会议结束后，承办方财务将会议的

相关单据分类、自审，做出明细账目交

主办单位的负责人及财务审核确认,按照

协议约定结清款项.

商务会议策划

一、会场预约

我们将根据你的需要,为您具体分析

各种情况作出最完美的策划;我们将根据

会议的级别，为您选择会议举办地；我

们将根据会议对周边环境的要求,为您确

定具体举办地点;我们将根据会议的具体

情况,确定是否将会议划分为几个分会

场，选择分会场的地点,并提前为您预约。

二、负责会场的布局，设备安装调

试

我们将根据会议的具体情况，为您

设计并安排会场的布局,细致周到地设计

好所有的细节;我们将根据您的需要,为

您提供会议所需要的所有设备，并提前

安放在指定位置；我们将根据您的需要,

提前为您调试好设备，并进行演练，确

保会议的顺利进行。

三、印刷材料的设计制作

我们将为您的会议提供宣传册等印

刷品设计、生产一条龙服务；我们将根

据会议的具体需求，设计印刷品的样式、

内容、选择图案；我们将会为您的印刷

品指定专门的厂家生产以及印刷；我们

将根据您的需要，提前把印刷品送到会

场或指定位置。

四、参会者的接送

我们将根据参加会议者的具体情况

以及人数多少安排相应的车辆;我们的专

车将会提前在指定位置等待参会人员，

把参会人员迅速、安全地送到会场或下

榻酒店。

五、参会者的餐饮

我们将根据参会人员的喜好，为您

预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自

助餐、宴会等等；我们将根据参会人员

的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,

为您推荐不同的用餐地点。

六、参会者业余时间的安排

我们将根据参会人员的喜好，为您

设计不同的休闲方式;我们可以为您设计

专门的旅游线路，方便您的出行；我们

将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，

供你选择.

商务会议方案

根据参加会议的人数不同、会议接

待的准备工作的内容不同以及会议接待

的方式不同,对会议的组织方法，礼仪要

求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模,确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程.

会议通知必须写明召集人的姓名或

组织、单位名称,会议的时间、地点、会

议主题以及会议参加者、会务费、应带

的材料、联系方式等内容。通知后面要

注意附回执，这样可以确定受邀请的人

是否参加会议，准备参加会议的是否有

其他要求等。对于外地的会议参加者还

要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线

图.这个路线图避免了外地人问路的许多

麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每

一天的具体安排，它是人们了解会议情

况的重要依据。它的形式既可以是文字

的也可以是表格的.它可以随会议通知一

起发放。

●选择会场.

选择会场，要根据参加会议的人数

和会议的内容来综合考虑.最好是达到一

下标准：

第一：大小要适中.会场太大,人数太

少，空下的座位太多，松松散散，给与

会者一种不景气的感觉；会场太小,人数

过多,挤在一起,像乡下人赶集，不仅显得

小气,而且也根本无法把会开好.所以，英

国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的

房间，而只要一个大小正好的房间。”

第二：地点要合理。历史召集的会

议，一两个小时就散的,可以把会场定在

与会人员较集中的地方。超过一天的会

议，应尽量把地点定的离与会者住所较

近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员

一定要对会场的照明、通风、卫生、服

务、电话、扩音、录音等进行检查，不

能够因为“上次会议是从这里开的，没出

什么问题，”就草率地认为“这回也会同样

顺利"。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集

会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已

经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，

会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和

坐席的配置。

一般大型的会议，根据会议内容，

在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝

标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、

盆花；为使会场更加庄严，主席台上可

悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面

上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净，摆

放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气

氛,讲究礼宾次序，主要有以下几种配置

方法：

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆

形桌子。这种布置使与会者同领导一起

围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另

外，与会者能清楚地看到其他人的面容，

因而有利于互相交换意见。这种形式适

于10-20人左右的会议。座次安排应注

意来宾或上级领导与企业领导及陪同面

对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝

门的正中位置，企业最高领导与上级领

导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这

种形式比圆桌型更适用于较多人数的会

议。

③教室型。这是采用得最多的一种

形式，它适用于以传达情况、指示为目

的的会议，这时与会者人数比较多、而

且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。主

席台的座次按人员的职务、社会的地位

排列.主席的座位以第一排正中间的席位

为上，其余按左为下右为上的原则依次

排列。

●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必

要资料，这些资料在整理后放在文件夹

中发放给与会者，方便于与会者的阅读

和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或

不落实的地方进行的补救.比如检查音

像、文件、锦旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位.

接待人员应该在与会者到来之前提

前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位.

①签到。设一张签字台，配上1—2

名工作人员,如果是要求接待档次比较

高，可以派礼仪小姐承担.签字台北有毛

笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，

应脱下笔套,笔尖对自己，将笔双手递上。

如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些,以便保存。如需要发放

资料,应礼貌地双手递上.接待人员应经

常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应

有礼貌地将与会者引入会场就座。对重

要领导应先引入休息室，由企业领导亲

自作陪，会议开始前几分钟再到主席台

就座。

③接待。与会者坐下后，接待人员

应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与

会者解答各种问题，满足各种要求，提

供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大

方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与

会者，以便及时为期天茶水。到谁是动

作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能

接触桌面，手指不能因在北口上,不能发

生杯盖碰撞的声音.一般是左手拿开背

盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯

里，不能让茶水见到桌面上或与会者身

上。杯子放在与会者桌上的右上面。如

果操作不慎，出了差错，应不动声色地

尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌

张张，来回奔跑，将与会者的注意力引

到自己身上，否则,这将是极大的工作失

误。

●其他服务会议按拟定的程序进行，

应紧凑，不要出现冷场的局面.这就要求

各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备

工作。如，会议进行第一项:全体起立、

奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。

又如，大会宣布办法荣誉证书,组织人员

应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把

领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐

将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。

为使会场上的活动有条不紊，必要时应

将有关人员组织起来进行模拟训练，避

免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特

别重要的事，服务人员应走到他身边，

轻声转告他。如果要通知主席台上的领

导,最好用字条传递通知,避免无关人员

在台上频繁走动和耳语，分散与会者注

意力.

●做好会后服务的准备。会议进行之

中,就应为会后服务做好准备.如，会后要

照相,就应提前将场地、椅子等布置好，

摄影师做好摄影的准备.另外，会后的用

车也应在会议结束前妥善安排。

会后服务

会议结束后，全部接待人员应分工

明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后，有时还会安

排一些活动。如联欢会、会餐、参观、

照相等，这些工作很繁琐，应有一位领

导统一指挥和协调，而且这位领导要有

很强的组织能力才能胜任，同时其他接

待人员要积极配合，各负其责，做好自

己分担的工作，以保证活动计划的顺利

实施。

●送别根据情况安排好与会者的交

通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件①根据保密原则,

回收有关文件资料。②整理会议纪要.③

新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

最主要的一点,就是不要让客户或者目标

客户觉得这场会议的目的是营销。