公文管理

公文管理制度

第一章总则

第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，

提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机

关公文处理办法》的原则,结合公司实际，特制定本制度。

第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格

执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。

第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并

加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作

作风，提高公文处理工作的效率和质量。

第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门,主管公司并指

导各部门公文处理工作,负责公司公文的统一收发、分办、传递、用

印、立卷、归档和销毁。

第五条凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件）,均

适用本制度。

第二章公文种类

第六条公司常用公文种类主要包括：

（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排.

（二）意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶

属有关单位的公文,发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共

同执行的事项。

（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重

要情况.

（五）报告:用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有

关单位的询问。

（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准.

（七）批复:用于公司回复有关单位的请示。

（八）制度（办法)：用于发布公司的规范经营管理等行为的规

章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问

和答复问题,向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关

事项等.

（十）会议纪要:用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精

神和议定的事项。

第七条公文按照行文方向分为：

上行文:指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告.

平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函,

也包括一些纪要.

下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通

报、批复等。

第三章公文格式

第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等

级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送

单位/部门、印发单位/部门等部分组成。

（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中,“绝密”、

“机密”级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类:

1．绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员

透露的公文.

3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文.

4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，

则另当别论。

5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文.

（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称

加“文件"二字,用套红大字居中印在公文首页上部。

（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应

当在附注处注明联系人的姓名和电话.

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明

公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加

书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排

布。

（七）正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。

（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范

化简称、统称。

（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他

单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十）公文如有附件,应当在正文之后，成文时间之前注明附件

序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。

（十一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为

准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出

日期为准.

（十二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置

注明“内部文件”.

（十三）公文除会议纪要以外，应当加盖印章.

（十四）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注

主题词.“主题词”用3号黑体字,后标全角冒号，词目用3号黑体字，

词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。

第八条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×

297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章行文规则

第九条行文应当确有必要，注重效用。

第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越

级请示和报告。

第十一条上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。

第十二条公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一

般事务性函行文。

第十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如

需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报

告"不得夹带请示事项。

第五章文件编号

第十四条每份文件都必须设置编号,不得重复或遗漏.

（一）红头文件

红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。

(例：连诚［2017］1号,表示为“河南连诚建筑安装工程有限公

司2017年第1号红头文件”）

(二）会议纪要

按年度顺序编“连诚字［20××］×号”。

(三)其他类型的文件

公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。

第六章发文办理

第十五条发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、

分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十六条拟稿:公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后,经相关

部门会签；拟稿部门针对会签意见修订,形成正式文稿。草拟公文应

当做到：

（一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，

直述不曲,字词规范，标点正确，篇幅力求简短.

（三)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一）"，

第三层为“1。”第四层为“（1）”。

(四)引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（五）文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。

（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、

词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使

用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条核稿：正式文稿经部门负责人审核,交办公室主任复

核。

核稿把关的重点是:

（一)是否需要行文;

（二）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定;

（三)涉及多个部门的文件是否已会签；

（四）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有

关规定。

第十八条印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可

印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确.综合部负责红头文

件的印制和装订。

第七章收文管理

第十九条综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领

导的文件的处理.各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处

理。

第二十条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批

办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十一条签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单

位以凭据。

第二十二条登记：对收文的特征和办理要求进行记载,如标题、

发文单位、缓急度等.

第二十三条拟办：各部门收到的外来文件,对指名或亲启件原

则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综合

部，由综合部拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见，送上级

领导批阅。

第二十四条分发：综合部根据领导批示，对来文进行跟进办

理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要

传阅的文件送达给相关责任人,并做传阅登记.

第二十五条承办:各责任部门(责任人）对需要办理的事项应及

时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应

当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应

当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级领导审批的事项，承办部

门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级领导审批。承办情况

与部门或个人绩效考核结合。

第二十六条督办:综合部有权对承办情况进行督促检查.督办

贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期

向领导反馈办理情况.

第二十七条时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶

段，均要求办理的时效性；其中,普通件办理控制在48小时内，急件

办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间

范围内向公司领导、综合部反馈办理情况.公文办理时效纳入部门或

个人绩效考核。

第八章附则

第二十八条本制度由公司行政部负责解释，并修订完善.

本制度自公布之日起施行

附件：

公文模板目录

一、A4型公文纸页边及版心尺寸

二、红头文件纸

四、请示

五、报告

六、部门间工作联系单

七、决定

八、通知

九、批复

十、通告

十一、会议纪要

十二、传阅单

十三、文件签收单

37mm±1mm天头

28mm±1mm订口

—1—

7mm

156mm

210mm

2

2

5

m

m

2

9

7

m

m

A4型公文纸页边及版心尺寸

连诚公司文件

××字〔20××〕××号(仿宋三号居中）（红色反线距此4mm)

标题（宋体小二号居中）

主送单位（仿宋三号左侧顶格）：

自然段（左空2字)×××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××。

附件:1。××××（仿宋三号左空2字)

2。×××××××

（盖章生效）

二○一年月日（右空4字）

主题词(黑体三号居左顶格）：词目(宋体小三号)

抄送（仿宋三号左空1字）：×××、×××

印发机关（仿宋三号左空1字）201年月日印发

连诚内部请示秘密

××请字〔〕号特急

总经理或总经理授权人批示:

主管副总经理意见：

标题：

内容摘要：

附件：1.

2.

签报人:

年月日

呈文部门：

经办人：

联系电话:

注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。

会签页

文件名及字号：

会签单位会签内容

会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：

负责人签字：签字时间：年月日

会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：

负责人签字:签字时间：年月日

会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）:

负责人签字：签字时间：年月日

会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：

负责人签字：签字时间：年月日

原件存档部门复印件存档部门

关于XXX问题的请示

（标题二号宋体字加粗居中）

XXX:（主送机关和正文：仿宋3号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

附件：1。XXXXXXXXXXXXXXXX

2。XXXXXXXXXXXXXXXX

（呈文单位）

二○一年月日

连诚内部报告秘密

××报字〔〕号特急

总经理或总经理授权人批示：

主管副总经理意见：

标题:

内容摘要：

附件：1.

2.

签报人：

年月日

呈文部门：

经办人：

联系电话:

原件存档部门复印件存档部门

注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。

关于XXX问题的报告

（标题二号宋体字加粗居中）

XXX:（主送机关和正文:仿宋3号)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

附件：1。XXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX

（呈文单位）

二○○年月日

工作联系单

日期：编号：

题目

收件部门收件人

具

体

内

容

发文部门部门负责人

办理期限

对方签收

备注

关于XXX的决定(标题二号宋体字加粗居中）

XX决字〔〕号

正文（仿宋3号)

为此，特决定如下:

一、

二、

三、

发文单位/部门（盖章）

二○○八年X月X日

主题词：（黑体小三)XXXX决定（宋体小三)

主送:XXX部

抄送:XXX部

份数：共印X份存X份发X份

发文单位/部门20XX年X月X日印

关于XXX的通知（标题二号宋体字加粗居中）

主送单位:（主送机关和正文：仿宋3号）

为了XXXXXXXX,经XXXXXXXX研究决定：

一、XXXX；

二、XXXX;

三、XXXX。

特此通知。

发文单位/部门（盖章)

二○○八年X月X日

主题词：（黑体小三）XXXX通知（宋体小三)

主送：XXX部

抄送：XXX部

份数：共印X份存X份发X份

发文单位/部门20XX年X月X日印

关于XXX请示的批复（标题二号宋体字加粗居中）

XX批字〔〕号

××单位/部门：（主送机关和正文：仿宋3号）

你公司××字[2017］1号文收悉，经×××研究，同意你

公司×××××，特此批复。

发文单位/部门（盖章）

二○XX年X月X日

主题词：（黑体小三）XXXX批复（宋体小三)

主送：XXX部

抄送:XXX部

份数：共印X份存X份发X份

发文单位/部门20XX年X月X日印发

关于×××的通告（标题二号宋体字加粗居中)

XX通字〔〕号

正文(主送机关和正文：仿宋3号）

特通告如下：

一、

二、

三、

此告

发文单位/部门（盖章）

二○XX年X月X日

XXX会

会议纪要（二号宋体字加粗居中)

XX会字〔〕号签发人：

时间：（仿宋四号）

地点:

主持人:

出席人员：

列席人员:

缺席人员：

记录：

议题：（仿宋四号,加粗）

（正文，仿宋四号）

主送：XXX

抄送：XXX(共印份)

传阅单

传阅内容

传阅要求

序号传阅部门批示内容

主办部门:联系人:签批人：20XX年X月X日

文件签收单

文件名称

序号签收部门签收日期签收人返回日期备注

1

2

3

4

5

6

7

8

主办部门：联系人：签批人:20XX年X月X日