齐鲁工业大学怎么样

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齐鲁工业大学

协同办公系统（OA）管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强学校协同办公系统（OA）（以下简称OA系

统）管理，保证其高效、安全运行，根据我国信息化和电子政务

相关政策法规，结合学校工作实际，制定本办法。

第二条我校OA系统包括协同办公、公文管理、电子邮件、

文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关

联系统、常用工具等功能，旨在实现校内公文无纸化传输、信息

共享和交流，规范管理流程，提高办公效率，降低运行成本。

第三条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位教工工作

事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。教工使用OA

系统开展协同工作的情况将逐步纳入单位、部门年度考核范围。

第二章管理

第四条学校网络管理中心负责OA系统的开发、实施、培

训、维护和服务支撑工作。运行过程中，根据各部门提供的流程

方案开发相应模块，提供技术支持。负责查找和排除系统故障，

保障系统正常运行。负责工作流程的归档，并为其他部门提供查

询。

第五条各部门负责制定本部门OA系统的业务流程方案，

并协助网络管理中心开发流程模块，确保本部门OA系统中的各

项办事流程合法、合理、安全、高效。主要职责是：

（1）负责本部门OA系统管理制度的制定、工作流程的定

制和文件夹的建立。

（2）负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

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第六条人事处负责为OA系统提供现行组织机构设置和用

户的流动信息。主要职责是：

（1）负责现有用户及新增用户的审核。

（2）负责提供用户（变更或注销）信息给网络管理中心。

第七条学校办公室负责OA系统运行过程中的协调、检查

和监督。

第三章使用

第八条使用单位为学校各单位、部门，通过OA系统身份

密钥（简称密钥）和密码登陆。

第九条使用单位须明确一名部门领导分管系统工作，同时

确定一名系统管理人员负责日常管理。主要职责是：

（1）指导和监督系统在本单位的运行。

（2）负责部门内部OA系统终端的日常管理、人员培训、

变更调整等工作。

（3）负责处理OA系统中公文流转及文档管理工作（新建、

归档、整理、授权等）。

（4）负责本系统运行与学校办公室、网络管理中心的衔接

工作。

第十条使用单位需变更OA系统中机构及个人资料的，应

提出书面申请，经由人事处核实盖章后，到网络管理中心办理相

关手续。

（1）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并重新

确定新的OA系统管理员及使用人员名单。

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（2）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统

中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统

中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理。

（3）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合

并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位

名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注

销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办

法第六条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位

名称按本条第二项规定办理注销手续。

第十一条使用人员应熟练掌握OA系统的操作方法，在使

用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（1）应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容

完整准确，并对所发布的内容负责。

（2）所有发布的信息、发起的协同，使用人员视同知晓，

并应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（3）保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及

协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工

作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设

置功能委托相关人员代为办理。

（4）取得密钥和初始密码后，应对自己的登陆密码进行修

改，密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等）。若密

码丢失，应向本单位系统管理员申请恢复初始密码或请网络管理

中心系统管理员进行修改。

（5）应尽快在个人设置中添加完善个人信息（如联系方式、

e-mail、出生日期等），以便同事之间相互联系。

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（6）为保证各类电子文件的及时收发，学校领导、部门主

管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天登陆两次OA系

统，接收各类文件，处理待办事项。

（7）使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事

项的，应指定授权的代办人进行相关操作。

第四章电子印章及电子签名的使用与管理

第十二条电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名

印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。

第十三条使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由

专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。

第十四条电子印章和电子签名遵循自愿使用的原则。使用

者向网络管理中心提出申请，网络管理中心负责采集和制作，并

将印章和签名的原件交由学校档案馆保存备查。

第十五条电子印章和电子签名的使用安全

把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用

时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，

才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文

件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。电子印章或电子

签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将

连同电子印章和电子签名一起被锁定。

第十六条电子印章因单位名称变更、撤销、合并等原因需

要变更的或因损坏、遗失等原因不能使用的，使用单位需要变更

或销毁本单位电子印章。

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第十七条变更或销毁电子印章时，应由本单位提出书面申

请，经本单位领导同意并签字后，报送网络管理中心具体办理。

销毁电子印章或将旧电子印章交回网络管理中心时，印章使用

者、学校办公室指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）

应同时在场，并对销毁结果签字确认。

第五章密钥的使用与管理

第十八条密钥是登陆电子系统所必需的身份密码，用于存

储电子签章以及手写签名的加密工具。网络管理中心OA实施工

程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。

第十九条申领密钥的单位或个人应向学校办公室提出书面

申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。

第二十条学校办公室对密钥申请进行审查同意后，由网络

管理中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第二十一条密钥制作完成后，网络管理中心应向申请使用

人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。

第二十二条使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得

擅自转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。

第二十三条密钥使用人因故变动的，应报网络管理中心备

案。新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并

且须数字与字符混合使用。

第二十四条密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应

立即报告网络管理中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位

查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重

新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，

按照有关规定追究其责任。

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第六章业务规则

第二十五条发文管理

（1）学校各管理部门发文由各部门拟稿，部门主要负责人

核稿，并提交相关校领导签发。领导签发后，学校办公室对文件

套红、打印、存档。发文部门用印，并分发到各相关部门和人员。

（2）在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的

审核把关由发文部门负责。

（3）发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并

设置允许收文机关打印的权限。电子文件严格按发文范围发送，

发文范围的审批仍按公文管理有关规定执行。

（4）公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）

的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文

形式交换。

（5）会议纪要，由会议指定人员起草，提交相关部门审核，

主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。

第二十六条收文管理

（1）系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

（2）使用单位应按时接收电子公文。接收电子公文时，应

认真核对，确认无误后方可进行打印或进入学校内部系统公文流

转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

（3）打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质

公文的管理办法处理。

（4）首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入

收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

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（5）电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提

出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能

接受的，应及时向网络管理中心反馈。

第二十七条文档管理

（1）一般文档管理

各部门单位管理员应对本部门单位需保存、共享的资料进行

分类整理，归档到“单位文档”对应目录中，并根据查询权限授权

其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

（2）公文文档管理

公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成

归档文件，管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成

档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办

公系统中提出申请，由管理人员授权后查阅。

（3）注意事项

各部门单位的相关文件须分类上传到部门文档中，可新建文

档夹以便使用。文档须对学校领导公开，以便领导查阅。不得上

传与工作无关的文件。

第二十八条日常办公

（1）请假等管理

请休病假或事假，须经协同系统填写请假单，并提交给本

部门领导或校领导审核，同时知会人事部门。处级干部请假按学

校有关规定执行。

（2）协同办公管理

可使用协同系统与学校职工、部门领导或学校领导进行文件

传递、消息交流与沟通。

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（3）会议管理

可由会议发起人在OA系统上发布通知，参会人员收到通知

后须及时处理，说明是否参加会议。

（4）公告管理

各部门单位可起草公告、通知等信息，交部门单位领导审核

或分管校领导审核后，在OA系统上直接发布。

第七章安全保障与罚则

第二十九条所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存

储在与该系统相连的计算机中。违反保密规定，造成失密泄密的，

按《保密法》有关规定处理。

第三十条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现

问题应及时排除，无法排除的，应立即与网络管理中心联系，确

保系统正常运行。不得乱设、私设系统的使用人员，不得将涉密

信息、带病毒文档录入系统。联入系统的计算机，应安装杀毒软

件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第三十一条信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循

统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重

要信息应经本单位负责人审批。

第三十二条使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守

规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批

评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第三十三条以下情况学校通报批评，严重者交公安机关处

理。

（1）长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据。

（2）网上办公数据不准确，对工作造成不良影响。

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（3）因处理延误造成工作积压。

（4）遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成学校损

失。

（5）上传与工作无关的文件（如歌曲、短片、MTV等）到

个人文档。

（6）侦测、盗用他人账号、密码、密钥、电子印章及手写

签名；刺探网络配置、服务器配置和数据库信息；遗失或泄漏账

号、密码等安全认证信息。

（7）利用OA系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违

法犯罪活动。

（8）复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息。

第八章附则

第三十四条本办法适用于学校各单位、部门。

第三十五条本办法由办公室和网络管理中心负责解释，自

发布之日起实施并生效。