印章管理制度

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印章管理制度范本

第一章总则

1、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关

系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不

必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。

2、公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，

监督印章地保管和使用。

第二章适用范围

本制度适用于公司各部门。

第三章印章的刻制和启用

一、印章的刻制

1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由集团公司行政人资部或子

公司综合办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。

2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

二、印章的启用

1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2、印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发

放单位和使用范围。

第四章印章的领取与保管

1、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。

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2、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

3、公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。

4、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章地，

须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第五章印章的保管、交接和停用

一、公司各类印章必须有专人保管

1、公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、、

由指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员

名单须报集团公司行政人资部或子公司综合办备案。

2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日

期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出

使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，征得其部门主管同意，并经公司主要

负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借

用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人

只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

4、印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工

作。

二、印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。

三、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

四、印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、

移交时间、图样等信息。

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五、有下列情况，相关印章须停用：

1、公司名称变动；

2、印章使用损坏；

3、印章遗失或被窃，声明作废。

六、印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政

人资部或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第六章印章使用

一、印章的使用范围

1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；

2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；

3、凡属合同类的用合同专用章；

4、凡属财务会计业务的用财务专用章。

二、印章的使用程序

1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、

公司分管领导批准，填写《印鉴使用签批单》后方可用印，同时需将用印文件的

复印件交印章保管部门备案。

2、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主

管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。

3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，

须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇

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报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类

文件须报印章管理部门备案。

第七章银行印鉴章管理

一、印鉴章保管要求

1、二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务负责

人和会计各保管一枚印鉴章。

2、上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；

下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。

二、印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务负责人审核，同时

报公司主要负责人审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务

部门和综合办各出一人。

三、印鉴章加盖在非银行票据的'纸质文件，必须报财务负责人审核，公司主

要负责人批准，并进行登记。印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据、优

惠券等）上，必须有本公司相关文件的规定，财务负责人批准后予以盖章。

四、刻制印鉴章，须经财务负责人书面申请，公司主要负责人审核，报集团

公司审批后，予以刻制。

第八章责任

1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司办公室报告。

2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，

不得擅自使用。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，

造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

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第九章违纪处理

1、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或

不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

2、印章保管员应将《印章使用签批单》保存好，每年年底底交相关行政部门

汇总存档。

第十章附则

本办法解释权归公司所有。

为加强对公司印章的管理，维护公司印章的权威性和严肃性，明确公司印章

的使用权限范围、使用人、保管人、审批人的责权，严格事务审批程序，规范用

印行为，提高服务质量和办事效率，防范风险，特制定本制度，望大家遵照执行。

一、印章定义

公司印章主要指：公章、法定代表人私章、合同章、财务章、发票专用章、

各职能部门章等其它各种用于明确公司对外、对内各种权利、义务关系的印鉴。

公司印章可以使用不同材质刻印。

二、印章管理

印章管理包括刻印、授权、使用、废止、更换。公司印章的管理应做到分散

管理、相互制约、专人保管、严格审批、严格使用登记、规范用印。

1、印章刻制

（1）所有印章的刻制工作应由行政部门指定专人负责。因工作需要申请新印

章时，由需求部门提出申请，并说明新增印章的原因、用途和样式等，经行政部

门、法律事务部门等确认后，报总经理核准。

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（2）印章刻制完成后，行政部门应指定专人（至少两人同行）领回并交行政

部长。行政部长应登记印章图样、领回时间、领回人员等信息并以蓝色印泥加盖

在行政部门印章存档册中存档。

（3）刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管

理部门指定的地点办理，严禁在非法定机构刻制印章。

（4）私自刻印、伪造公司印章是触犯刑法的行为。任何人不得私自刻印、伪

造公司印章，否则公司将追究其法律责任，由此导致的所有责任均由责任人承担。

2、印章保管

（1）印章应授权指定的保管人负责保管，被指定的保管人应具备良好的职业

道德和操守。印章保管人具有保管、登记、监督等多重责任与权利。

（2）任何部门在启用印章前，均须在行政部门办理领取手续，接受相应的权

责告知，明确印章使用范围，并办理印章书面签收手续。印章保管人签收印章时，

须查验印章是否有被使用过的痕迹，若发现有被使用过的痕迹，有权拒签，并应

及时报告所在单位负责人。行政部门应将签收表单（应包含签收人签名、领取部

门负责人签名、行政部门交付人签名、印章图样、领取时间）存档。

（3）公司预留在银行的印鉴必须为公司法定代表人私章、财务章。法定代表

人私章与公章应分部门保管，其保管人不得为同一人。

（4）印章保管人应妥善保管印章，并规范用印。防止因印章丢失、被盗用、

滥用等行为给公司造成损失。根据印章性质，印章保管人应承担的责权如下：

①公章的保管人为公司总经理或总经理授权的专人，由总经理负责在董事会

授权范围内审批使用。公章的保管人凭公司总经理（或总经理授权人员）签字的

审批单为依据使用公章。无相应审批单为依据使用公章，保管人负主要责任，经

办人负次要责任。

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②法定代表人私章的保管者为公司行政部门，无独立使用权利。印章保管人

需依据已盖公章的文件或财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，

否则负全部责任。

③财务章的保管人为财务部门负责人，无独立使用权利，但具有监督及使用

审批权利。财务章应依据公司董事会授权的范围、会计原则、对外结算需要和公

司授权的有权签字人签字同意的审批单为依据使用。未在公司董事会授权范围内

或无公司授权的有权人签字同意的审批单为依据使用财务章，保管人负主要责任，

经办人负次要责任。

④业务章、合同章的保管人为公司相应的业务部门。在公司总经理授权范围

内，可独立使用。未在授权范围内的，无独立使用权利，但具有监督及允许使用

权利，须有公司有权审批人签字的审批单为依据使用。未在总经理授权范围内或

未经公司有权审批人签字同意使用，业务章、合同章保管人承担主要责任，经办

人承担次要责任。

⑤其他职能部门印章保管人为各部门负责人。保管人对印章具有独立使用权

利，同时负全部使用责任。

⑥非特别原因，严禁在空白纸张、空白格式化文件上加盖公章、合同章、业

务章、财务章和法定代表人私章等。经总经理特别批准同意加盖的空白纸张、空

白格式化文件应采取编号、专人管理、严格审批、使用登记、定期稽核使用情况、

定期缴销（剩余纸张或文件）等办法严格管理。

⑦严禁任何人未经批准擅自将公章、合同章、法定代表人私章借出带离公司

使用。确需携带印章、合同章等外出办事或出差时，应事先经总经理批准，并应

至少由两人共同登记《印章借用登记本》，共同携带印章，共同使用。办理完毕后，

经办人应共同归还印章，并办理借用注销登记。

⑧经办人、审批人对其盖章的材料内容的真实性、合理性、合法性负全责。

⑨印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现

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问题，后果自负。给公司造成损失的，公司有权依法追究其责任。

三、印章使用

1、公章

（1）以公司名义上报、外送、下发的文件资料（含文件、资料、报表等），

经总经理审阅批准后方可加盖公章。

（2）申请盖章人须填写申请单，填写内容包括：申请部门、经办人姓名（本

人签名）、申请日期、文件名称及内容摘要、拟报送部门或用途等，内容应填写完

整无误，经申请部门领导、分管领导审批同意后，与需盖公章的文件资料一并送

公司总经理（或经总经理明确授权的盖章签批人，下同）核准签批。文件资料的

内容如需要其它部门核实确认的，申请单还应有其它部门相应人员的签字。

（3）总经理已签批的申请单和相应的文件资料原则上应由专人负责保管、传

送至公章保管专人盖章。

（4）公司总经理或总经理指定的公章保管专人根据已签批的申请单在文件资

料上加盖公章，并在印章使用登记薄内登记盖章日期、事项、报送单位等。申请

盖章的经办人应在印章使用登记薄内签收并检查已盖章文件资料，如发现问题应

当场提出解决。用印完毕后，印章保管人应将申请单收集存档。

（5）负责保管、传送总经理已签批文件的专人不得遗失、增加、替换、扣押

文件资料，否则视为严重违反公司制度，应负全责。

2、法定代表人私章

涉及办理银行业务、支付款项等须加盖法定代表人私章的，须凭总经理签批

的申请单或总经理文件上的签字方可加盖法定代表人私章。已盖好公章的文件资

料，需要加盖法定代表人私章的，可直接盖章。盖好法定代表人私章后，公司法

定代表人私章保管人应在相应审批表上注明法定代表人私章已盖的标志，防止重

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复盖章的现象出现。

3、公司财务章、发票专用章

（1）公司财务章主要用于银行汇票、现金支票、付款及托收等需要加盖银行

预留印鉴等业务上使用。

（2）业务付款的银行汇票、付款及托收凭证等，由业务部门根据业务情况打

印付款、收款申请单后，按公司流程经总经理审批通过后，方可盖章。资产采购

付款等单据，由公司行政部门经办人填写有关付款申请单，按公司流程经公司总

经理审批通过后，方可盖章。

（3）现金支票1万元以下，财务经理须做好备用金记录登记后方可盖章。超

过1万元以上，须总经理审批通过后方可开具支票并加盖财务章。

（4）发票专用章由财务中心负责人指定专人保管，仅在公司对外开具发票、

收款收据上使用。

4、合同章

合同章由公司业务部门负责人保管。主要用于公司部门签订各类购销合同。

公司根据合同金额大小，授权审批权限给相关人员。所有业务合同需按公司规定

流程，经有权审批人审批同意后方可加盖业务合同章。公司采购部门应每隔半年

将申请使用的登记表交行政部门存档。

5、业务章

各职能部门业务章，由部门负责人保管。仅适用于各部门内部使用，主要用

于公司内部部门之间沟通交接和本部门内部管理使用。职能部门业务章（如质量

管理部门章、物流部门章）对外使用的应比照合同章管理规定，由部门负责人在

授权权限内使用。

四、印章废止、更换

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（1）废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单，并呈公司总经理核准

后交由公司行政部门统一废止或缴销，分支机构应交由总部行政部门统一废止或

缴销。

（2）遗失印章时责任人应立即向总经理汇报，并由印章保管人员填写废止申

请单（详细说明遗失原因、责任人、可能造成的后果、已经采取的补救措施、预

计还需要采取的措施及成本、责任人处罚建议）呈公司总经理核准后，交由行政

部门按批示处理。

（3）如遗失公司基本印章（公章、财务章、法人章、发票专用章、合同章、

业务章），必须登报申明并及时向公司董事会报备。

（4）更换印章时，应由印章保管人员填写废止申请单，说明更换原因，并呈

所在公司总经理核准后，交由行政部门按批示处理。如有需要须填写《新增印章

申请单》申请新的印章。

制度名称印章管理制度受控状态

编号

执行部门监督部门考证部门

第一章总则

第1条印章的使用范围

（1）董事会、监事会印章使用，根据企业章程规定的范围及职权行使。

（2）公章使用范围

①发送正式公文、电函、传真件等。

②报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。

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③授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。

④签订重要业务合同、协议等。

⑤上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。

⑥需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。

（3）各职能部门印章使用范围

①在其职权范围内，与企业内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联

系。

②用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。

第2条印章雕刻的申请、审核和批准

印章雕刻的申请、审核和批准。由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印

章的申请，经集团总经理批准方可雕刻。

第二章印章的使用规定

第3条对企业经营权有重大关联，涉及政策性问题或以企业名义对政府行政、

税务、金融等机构以企业名义的行文时，盖企业章。

第4条以企业名义对国家机关团体、企业核发的证明文件，及各类规章典范

的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。

第5条以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由

经理署名，盖经理职衔签字章。

第6条各部门于经办业务的权责范围内对民营事业、民间机构、个人的行文

以及收发文件时，盖部门章。

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第7条常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有

文字证明者，可省去填写《申请单》的手续。印章主管人应将文件名称及制发文

件人姓名留存以备查考。

第8条印章原则上不许带出企业，确因工作需要将印章带出使用的，应事先

填写《印章借用申请单》，注明事项，经集团总经理批准后方可由________级以上

（含）人员携带使用。

第9条印章盖用

（1）用印前，先填写《用印申请单》，经主管核准后，连同经审核的文件文

稿等交监印人用印。

（2）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于《用印申请单》上加盖使用的

印章存档。

第三章印章保管

第10条企业印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制

用印范围和仔细检查《用印申请单》上是否有批准人的印章。

第11条代理实施用印的人要在事后将用印依据和《用印申请单》交印章管理

人审查。同时用印依据及《用印申请单》上应用代理人印章。

第12条印章遗失时除立即向上级报备外，还应依法公告作废。

编制日期审核日期批准日期

修改标记修改处数修改日期

【印章管理制度范本】