会议活动策划

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会议方案策划

参加过会议，但是你知道会议策划方案是怎么写的吗?怎么才能写得

好?下面是小编整理的一份会议策划方案，仅供参考。

预算

会议及展览的预算不是一个概念。

通常而言，会议预算包括以下几个方面:

1、交通费用

交通费用可以细分为:

(1)、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，

以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会

所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商

务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

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(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地

至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为:

(1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，

譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、

粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的

装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预

算。

(2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如

投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体

系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费

用中包括设备的技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通

常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则

可能影响会议的进行。

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另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能

相差很大。

(3)、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含

在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服

务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支

持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代

理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签

订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格

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是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内

开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、

一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需

要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算

即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人

数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐

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人数结算而改为按预定人数收取费用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预

算围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收

取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒

水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%

左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食

物、饮料组合。

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承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非

程序服务，可能需要额外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖

啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、

果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设

定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长

的时间确认:

5、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时

运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、

快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

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杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费

用作为机动处理。

那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?

展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方

相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。

不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻

发布会或者酒会。

展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租

赁预算通常按展位计算。

国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。

标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。

展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设

备、装饰用品、小型搬运工具等。

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如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，

那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议，按日计算，价格与场

地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

6、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比

较复杂，包括:

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务

商代理

●音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托

代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及

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参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人

数正相关专场或包场除外。

d、其他点心、水果及调制色酒

■邀请

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参

加。

作为主办者，邀请的方式非常重要。

通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通

知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。

通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及

安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者

了解参加的意义及对会展的期望。

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回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志

之一。

回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计

非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息明确的人数、

职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确

认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是

资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以

在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均

可。

回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊

要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿

要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确

认通知。

同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会

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展注意事项等。

■签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。

但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须

的回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间

数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封

(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、

会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店

功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付

费标准等等。

如果可能，尽量使用计算机作签到。

一般情况下，签到服务人员应该不少于6人工作时间应该根据会展

参与人员抵达时间合理分配。

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如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大

帮助。

■餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会

议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以

发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可

以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊

要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。

围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、

同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

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需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能

让就餐者出现健康问题。

如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，

以保证就餐者的权益。

■交际/酒会

交际/酒会一般需要细心策划。

酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。

交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。

涉及的环节有:乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、

水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预

报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、

服务人员等。

重点:场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

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由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴

一些已经举办过的酒会实例。

■新闻发布会

新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。

一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松

一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待

会后举行酒会或茶会。