学校档案管理制度

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学校人事档案管理制度范文

1、为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个

月内归档。任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档。

2、人事档案由人事主管部门管理。干部调离工作单位时，档案要随人及时移

交转递。

3、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按

照登记检查档案，发现缺少及时查找。

4、查(借)阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查(借)阅。

人事档案统计制度

1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手

段，档案人员要慎重对待，认真抓好。

2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案

质量。

3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查

找。

4、按照上级要求，报送本局档案情况。

人事档案查(借)阅制度

1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在

档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。

2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查(借)阅档案人员不得擅自

拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。

3、查(借)阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人

员审阅后，才能带离档案室。

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人事档案保密制度

为提高警惕，严守国家____，维护档案的完整与安全，特制定本制度。

1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和

国家的____。

2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的____。

3、忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，

不____。

4、凡查阅不宜公开的____以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘

抄，复制和补传。

5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩

忽职守，造成大失____者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。

6、非档案管理人员，不准随便出入库房。

人事档案利用制度

1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工

作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅

档案的管理办法办理相应手续。

3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要

准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

人事档案库房管理制度

1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。

2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案____，

丢失的漏洞。

3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

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4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严

禁在库房吸烟和存放易燃____物品。

5、档案柜的排列要科学有序、便于通风和避光。

6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档

案材料的损害。

7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和

其他意外事故发生。

分管档案工作领导责任制

1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真____学习“档案法”和“机关

档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在

的问题。

2、____协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促

档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。

3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情

况，开展两个文明和民族团结，____思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素

质和业务素质上不断的有所提高。

档案员职责

1、认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》《机关档案管理工作条例》

和上级业务主管部门制定的关于档案工作的方针、政策、规定、办法及本局规定

的各项规章制度。

2、刻苦学习档案工作业务知识，培养独立工作能力，不断提高档案管理工作

的科学水平，积极为本局各项工作服务。

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3、对人事档案要每一季度检查、核对一次，避免张冠李戴，调出人员档案要

随人员及时转出。凡需查(借)阅档案，未经主管领导批准，不得外借，不得转

出。

4、经常保持档案库房整洁、卫生，切实做好“七防”工作，确保档案库房绝

对安全，发现问题及时报告，采取措施，妥善解决。

5、准确做好档案的统计工作，定期编制档案工作统计报表，同时做好档案资

料的借阅登记工作，按有关规定，定期向档案主管部门移交档案。

6、坚守岗位、忠于职守、遵守纪律、严守____。

7、对丢失、损坏档案者有权提出处理意见。绝对保护档案的安全，凡接受的

档案要及时存入档案室，不得外放，不得擅自转移，分散销毁档案材料。

交通运输局干部人事档案管理制度

干部人事档案管理部门工作职责

一、按照《____档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规的规定，依

法管理干部人事档案，为国家积累档案史料。

二、及时收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

三、按规定办理干部人事档案的查阅(借阅)和转递事项。

四、及时更新干部职务(职称)、学历、工资等变动信息。

五、积极为局党组和上级党____提供干部情况。

六、全力做好干部人事档案的安全、保密、保管与保护工作。

七、经常调查研究干部人事档案工作的新情况，结合实际制定、完善规章制

度，加强业务指导工作。

八、建立和完善干部人事档案信息库，大力推广、应用干部人事档案现代化

管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理现代化。

九、定期向同级档案馆(室)移交死亡干部人事档案。

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十、办理领导交办的其他事项。

干部人事档案管理工作人员守则

一、认真学习____主义、____思想、____和“____”重要思想，贯彻落实

____，努力提高思想政治素质。

二、严格按照《干部档案工作条例》规定和各项工作制度的要求，坚持原

则，一丝不苟，认真履行工作职责。

三、刻苦钻研干部人事档案管理业务，努力提高管理工作能力和水平。

四、认真贯彻执行《____档案法》、《保密法》等法律法规和各项安全保密

制度，严密保管干部人事档案，严防失密、____，保证干部人事档案的绝对安

全。

五、认真做好干部人事档案材料的收集工作，对收集的材料要详细登记、认

真鉴别、及时入卷归档。

六、严格履行查(借)阅干部档案登记、审核、签批程序，对查(借)阅干部档

案手续不完备的，不予提供利用;对查阅后的档案，要认真检查核对，及时完好地

归入库房。

七、热情接待查(借)阅档案人员，努力提供优质服务。

八、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。

干部人事档案材料收集补充制度

一、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》等文件要求，注意跟踪

形成干部人事档案材料的信息，及时将反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面的

正式材料收集归档，不断充实档案内容。

二、建立、完善与干部人事档案材料形成部门(单位)的联系制度和材料收集

网络，主动争得各部门(单位)的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽

收、及时归档。

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三、收集补充的档案材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实，文字清

楚，手续完备，规格一致(长____毫米，宽____毫米或长____毫米，宽____毫

米)。凡属手续不完备、不符合归档要求的材料一律退回材料形成部门，限期重新

补报。

四、各档案材料形成部门要认真按照干部人事档案材料收集归档范围的要

求，将形成的干部人事档案材料及时报送干部人事档案管理部门。任何____和个

人不得以任何理由积压或滞留档案个人材料。

干部人事档案材料鉴别归档制度

一、认真____、鉴别收集的干部人事档案材料，将符合归档要求的材料及时

归入干部档案。

二、对经鉴别内容不完整，来源、时间不明，字迹模糊不清，打印书写不规

范，手续不完备等不符合要求的材料不接收、不归档，并限期更换或待补办完手

续后再归入档案。

三、对犯有严重错误或涉及其他重大问题的干部，经党____，做出处理结论

后形成的正式材料可归档，在未做出结论之前不得归档。

四、经鉴别，对不属于归档、须从干部人事档案中撤出的材料，必须登记造

册，经领导审核后销毁或转给有关单位和部门。

五、任何人不得从干部档案中撤出应归档的材料，对违反规定者，要追究责

任，严肃处理。

干部人事档案整理工作制度

一、按照《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等法规、规定

要求，认真整理干部人事档案。

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二、整理干部人事档案，必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清

晰并与内容分类相一致、装订整齐，使档案达到完整真实、条理规范、精炼实用

的要求。

三、整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬

纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必须的物品和设备。

四、整理档案时，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料;对按规定需剔出的档

案材料，必须先登记，报送主管领导审批后再行处理。

五、整理过程中，要严格档案材料的管理，防止档案材料丢失和泄露干部档

案内容。

六、坚持经常整理与集中整理相结合，普遍整理与个别整理相结合，使档案

内容保持完整规范。

干部人事档案保管与保护制度

一、严格按照《干部档案工作条例》等文件要求，建立坚固并符合防火、防

潮、防盗、防蛀、防尘、防高温标准的专用档案库房。要配置铁质的档案柜

(箱)。

二、档案库房内的空调、加湿、去湿、杀菌、灭火等各项设施要齐全，库房

和档案柜、架要指定专人管理，经常检查。

三、库房内要保持清洁，严禁放置易燃____等妨碍档案安全的物品，注意发

现和排除有碍档案安全的一切隐患。

四、库房内要有各项应急措施，档案管理人员须熟练掌握救护设备的使用方

法，保证在____或紧急情况下，及时、有效地抢救档案并将档案运到安全地点。

五、不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，确保干部档案安全。

干部人事档案转递制度

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一、干部人事档案管理部门在接到干部任免、商调通知后，要及时将干部人

事档案转给新的干部主管部门。

二、转出档案时，要认真清点档案全部材料，按规定装订，不得扣留材料或

分批转出;档案转出后，要注销名册。接收档案单位可拒收材料不全或整理不合格

的档案。

三、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目，详细登

记和进行严密包封，由机要转递或____人事部门派专人送取，不准邮寄，严禁交

干部本人自带。

四、接收干部人事档案单位在对所接收的干部人事档案认真核对无误后，尽

快将签名盖章的回执退回。发现档案中缺少材料，要及时催要;发现转递的档案材

料存在手续不健全等问题，可将档案材料退回。转出单位应尽快补齐，并在限定

的时限内转给接收单位。

五、转出单位对逾期一个月未退回执者应及时催要，以防档案丢失。

六、档案转出或转入要及时登记，做到干部职务、工作发生变动，其档案也

随之及时变动和转递。

干部人事档案提供利用制度

一、严格按阅档规定来确定是否提供利用和提供所需材料。

二、查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，到干部人事档案管理部门办

理查阅手续。对持行政介绍信或调查证明材料介绍信查阅档案者，干部人事档案

管理部门不予受理。

三、凡查阅干部人事档案时，利用单位应派____党员干部到档案查阅室查

阅。

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四、阅档人必须严格遵守安全保密制度和阅档规定，严禁抽取和撤换档案材

料;严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划;严禁边喝水边阅档;严禁在档案室内吸

烟。违者一律追究责任，严肃处理。

五、不得擅自拍摄、复制档案内容，对于确因工作需要利用档案材料取证

的，必须经档案管理主要负责审批后方可复制提供。

六、干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用时须申报理

由，经主管领导审批同意，方可借阅。借用部门要指定专人专柜保管，不得擅自

转借他人。借阅期限最长为二周，如需延长，必须办理延期借阅手续。档案送还

后，要认真核对并登记，发现问题，及时报告，提出处理意见。

七、任何个人不得查阅本人及其亲属档案。

干部人事档案保密制度

一、非档案管理人员一律不准进入干部人事档案库房。

二、档案管理工作人员要严格遵守《____保守____法》、《____档案法》和

《干部档案工作条例》，增强保密意识，严守干部人事档案工作____。

三、在私人交往、通信、日常言谈中，不准涉及干部人事档案中的内容，不

准向亲属、子女、朋友等泄露干部人事档案内容，不准携带干部人事档案或档案

材料参观游览、探亲访友或出入公共场所，不准将干部人事档案带回家中，不准

用电话提供有关干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的内容。

四、严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档

案材料营私舞弊等违反有关法律、法规规定者，应视情节轻重，予以严肃处理。

五、任何人不得擅自销毁干部档案材料。对剔出的干部人事档案材料，认真

登记备查，经领导批准后方可销毁。销毁时应到指定地点并派两名以上工作人员

进行监销。

干部人事档案检查核对制度

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一、定期对所保管的干部人事档案数量、归档材料进行检查核对，做到库册

一致，数目清楚，账档相符。

二、坚持每季度对所保管的干部人事档案进行一次核对，及时发现解决问

题。

三、每半年对收集、归档、转出的档案材料以及提供利用等方面的情况进行

核对统计，注意从统计数据中发现和解决问题。

四、检查核对后，结合全年工作，写出年度工作小结，问题改进报告和下年

工作计划。

学校人事档案管理制度范文（二）

【一】

聘用

1、凡被聘用教师，试用期一个月，在试用期内出现工作失误，造成影响予以

解聘合同，工资按临时工发放。

2、学校决定调整工作岗位的教职工，应服从分配，按时上岗。

3、凡本校教职工连续矿工一周或累计半个月以上者，属自动解聘。

【二】

考勤

1、学校全体干部，教师职工均系考勤对象，由校办负责考勤工作。逐日记载

出勤情况，按日统计，作为月年终绩效考评依据。

2、全体教职工必须按学校规定的办公制度按时上下班，不迟到、不中途擅自

离岗。

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3、教职工因事、因病(除特殊情况外)，必须事先履行请假手续，准假后方可

离岗。工作时擅离职守，按旷工论处。因公外出，也应告知组室负责人或考勤

员。

4、请假期满，必须按时履行销假手续，逾期无故不归者按旷工论处。

5、教职工的____政治学习、业务学习和各种____活动，均列入正常的考勤之

列。

6、教职工的考勤必须根据有关规定，与工资、奖金、评选、

职称评定挂钩，做到奖惩分明。

【三】

请假

教职工因事、因病须离岗者，必须由本人履行请假手续。请假

人除特殊情况外，一般需待安排好课工作之后，方可离开岗位。如因

急病或紧急事故确实不能事先请假的，可委托他人办理或事后补假。锦华民

办小学____年____月修订

为了深化和推进青浦区人事制度改革，贯彻落实区教育系统人锦华小学人事

管理制度

事制度改革的有关的精神，调动教职工教书育人、服务育人、管理育

人的积极性，增强办学活力，提高教师待遇、提高管理效益、提高教

育质量，特制定本校人事制度如下：

一、落实校长负责制

根据上级教育行政部门有关规定，学校深化“校长负责制”，

充分发挥党支部的政治核心和保证作用，发挥工会、教代会的民主管

理和民主监督的作用。形成“三位一体”立体管理的合力。学校重大

事项必须经过教代会讨论、审议决定。推行“校务公开制度”，党政

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干部聘用考核制、任用公示制以及校务委员会审议制。

二、推行全员聘用制

(一)加强编制管理和控制。根据区师生服务社的编制数来聘任

教职工。

(二)加强聘任合同制的规范管理。教职工的聘任期一般为一年，

到期将自然中止与校方的劳动关系，继续劳动关系则需再签合同。

(三)规范学校教职工聘任工作。

1、全员聘用合同制是根据学校的办学规模和效益等实际情况

对全体教职员进行“双向聘任”，竞争上岗。

2、聘任顺序

(1)教师本人申请应聘

(2)学校择优聘任

(3)教师受聘或拒聘

(4)学校调整安排拒聘人员

(5)签订岗位聘任协议

(6)双方履行岗位协议

3、考核：每年度对教职工岗位履行情况进行考核指标为：德、

识、能、绩。考核顺序。自我小结→小组交流→相互推荐→学

校考核→公布考核结果。考核档次。优秀、合格、基本合格或不合

格。

(1)凡是考核合格和优秀的作为下一年聘任的条件。

(2)对

基本合格教师延长一年试用期。(试用期内只发工资，不发奖金)

(3)不合格的就不予聘任。

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三、落实学校人事管理

(一)人事

1、全校教职工必须认真履行岗位责任制，遵守学校各项规

章制度，服从学校分配。

2、凡被聘用教师，试用期一个月，在试用期内出现工作失

误，造成影响予以解聘合同，工资按临时工发放。

3、学校决定调整工作岗位的教职工，应服从分配，按时上

岗。

4、凡本校教职工连续矿工一周或累计半个月以上者，属自

动解聘。

(二)、考勤

1、学校全体干部，教师职工均系考勤对象，由校办负责考

勤工作。逐日记载出勤情况，按日统计，作为月年终绩效考评依据。

2、全体教职工必须按学校规定的办公制度按时上下班，不

迟到、不中途擅自离岗。

3、擅离职守，按旷工论处。因公外出，也应告知组室负责

人或考勤员。

4、请假期满，必须按时履行销假手续，逾期无故不归者按

旷工论处。

5、教职工的____政治学习、业务学习和各种____活动，均

列入正常的考勤之列。

(三)、请假教职工因事、因病须离岗者，必须由本人履行请

假手续。请假人除特殊情况外，一般需待安排好课工作之后，方可离

开岗位。如因急病或紧急事故确实不能事先请假的，可委托他人办理

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或事后补假。

学校人事档案管理制度范文（三）

一、为了使学校人事管理走向合同化、规范化、法制化，逐步建立有效的人

才竞争和激励机制，促使人员流动能进能出、职务岗位能上能下、工资待遇能高

能低，从而全面提高教职工队伍的素质和办学效益，学校依照《合同法》有关规

定实施《聘用合同制》。

二、实施聘用制的原则：平等自愿的原则；依法聘用的原则；竞争上岗原

则。

三、实施聘用制的范围：学校在编教职员工；新接受和新调入的大、中专毕

业生和其他人员。

四、聘用的条件：

1.受聘者必须具备岗位所规定的学历、资格和达到职后培训所规定的要求。

2.受聘者必须具备教育工作者应具有的职业道德。

3.受聘者必须适应学校工作各项要求，能胜任工作，保证质量。

4.受聘者必须遵守学校规章制度，自觉按工作规范要求履行职责，受聘者必

须履行学校规定的各项义务。

5.受聘者必需按照市教委及区教育局文件规定的工作量，坚持正常工作。

6.受聘者必须接受学校的考核，在聘用期内考核为合格以上等级，方可连续

聘用。

五、违约责任：学校与聘用人员一经签订聘用合同，即受到法律约束。学校

和受聘人均应严格履行聘用合同制的有关规定，不能擅自解除或变更；如违约，

则按《合同法》有关条款办理。

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六、争议的处理：学校成立由党、政、工和教工代表组成的人事争议调解小

组，按有关法律条例规定行使人事争议的调解职能；人事争议当事人应在人事争

议发生之日起十五天内，以书面形式向学校调解小组提出调解请求，调解不成，

当事双方应在调解不成之日起三十天内，向上级人事争议处理机构申请裁决。

七、聘用期限：学校从岗位需求实际出发，按教师的考核等第、骨干教师的

认定等第、岗位的性质与教师签订聘用期限，一般聘用期限为三年。

八、本制度未尽事宜，均应按《合同法》有关条款执行。

学校人事档案管理制度范文（四）

集团公司人事档案管理制度

第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信

息依据，特制订本制度。

第二条集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管

理。

(一)原始档案。员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管

理。

(二)新建档案。员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职

称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案。员工的姓名、年龄、婚姻状况、____号、家庭住址、户籍所

在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况

通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分

(子)公司人资科管理。

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第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责

人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人

力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料：

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求

职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、____和毕业证复印件、肝功

能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体

检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材

料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：

(一)各类____成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

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(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司____的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在____或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件：

(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文

件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以

个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公

章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再

行归档。

(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、

写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清

注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。

确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档

案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料：

(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转

递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

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(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称

及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

第六条人事档案的整理要求：

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本，对于____性较高的人事档案，可根据工作需要

和人员管理情况建立副本。

第七条人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求求职人员原始求职材料，

并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建

档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)

公司人资科于每月的____日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相

关个人信息资料(____号、____、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更

情况的记录于每月____日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条人事档案的编号

(一)人事档案编号构成。档案代码+四位数字，按顺序编号。

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(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一

个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为cgg。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每____名员工的人事档案存放在同

一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已

抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条人事档案建立的具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是

否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三)在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与

归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材

料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部

门每月一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形

成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

三、人事档案的转递

第十一条人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材

料。

第20页共33页

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和

开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往

相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知

单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封

交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷

阅档案。

第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后____月内由所在公司、部门按

转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档

案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条员工离职后由其所在公司、部门____月之内将其档案抽出，装订成

册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力

资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门

人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长

借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

第21页共33页

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开

具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以

办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序

进行。

五、人事档案的保管

第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准

确。

第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事

负责人绩效奖金____元/次：

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

(五)不按规定销毁人事档案的。

公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

第22页共33页

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守____;同时为了维护

人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管

理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案。个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录

及待遇核定事项审批、笔试试题、____复印件、学历学位证复印件、离职证明、

各类合同及协议。

2、员工培训档案。培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员

工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案。将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案。员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情

形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则。分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚

假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及

时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并

在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久

保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、____号码变动、个人技术

职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件

当场查验。

第23页共33页

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位

前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档

案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐

备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高

管及核心人员保留该员工离岗____年止)。

____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，

制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外

借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件

三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级

员工的人事档案。

____公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况

可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司

档案管理的相关规定处理。

____人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登

记。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

第24页共33页

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力

资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

____公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批

登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人

事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止

亦同。

学校人事档案管理制度范文（五）

第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信

息依据，特制订本制度。

第二条集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管

理。

(一)原始档案。员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管

理。

(二)新建档案。员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职

称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

第25页共33页

(三)电子档案。员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍

所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情

况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分

(子)公司人资科管理。

第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责

人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人

力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料：

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求

职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功

能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体

检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材

料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

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(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件：

(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文

件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以

个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公

章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再

行归档。

(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、

写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清

注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。

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确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档

案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料：

(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转

递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称

及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

第六条人事档案的整理要求：

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要

和人员管理情况建立副本。

第七条人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求

职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建

档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)

公司人资科于每月的____日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

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(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相

关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)

的变更情况的记录于每月____日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条人事档案的编号

(一)人事档案编号构成。档案代码+四位数字，按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一

个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为cgg。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每____名员工的人事档案存放在同

一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已

抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条人事档案建立的具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是

否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与

归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材

料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部

门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形

成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

第29页共33页

三、人事档案的转递

第十一条人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材

料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和

开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往

相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知

单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封

交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷

阅档案。

第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转

档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案

材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册

存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资

源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门

人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

第30页共33页

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长

借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开

具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以

办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序

进行。

五、人事档案的保管

第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准

确。

第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事

负责人绩效奖金____元/次：

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

(五)不按规定销毁人事档案的。

公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

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为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护

人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管

理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案。个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录

及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证

明、各类合同及协议。

2、员工培训档案。培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员

工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案。将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案。员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情

形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则。分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚

假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及

时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并

在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久

保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技

术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原

件当场查验。

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1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位

前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档

案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐

备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高

管及核心人员保留该员工离岗____年止)。

____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，

制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外

借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件

三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级

员工的人事档案。

____公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况

可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司

档案管理的相关规定处理。

____人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登

记。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

第33页共33页

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力

资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

____公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批

登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人

事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止

亦同。