群组名称

移动智能办公平台软件使用手册

（管理员）

北京华中融合科技有限公司

二○一一年八月

目录

第2章系统设置...............................................

用户群组设置.........................................

创建群组...............................................

群组说明（非常重要）...................................

编辑群组...............................................

删除群组...............................................

添加用户...............................................

编辑用户...............................................

删除用户...............................................

知识管理.............................................

增删栏目...............................................

权限分配...............................................

板块排序...............................................

类别管理...............................................

广播管理.............................................

人事管理.............................................

考勤时间设置、节假日设置...............................

工作流程管理.........................................

快捷批复短语...........................................

审批岗位设置...........................................

公章签名...............................................

管理表单（重点）.......................................

创建工作流（重点）.....................................

管理工作流.............................................

公文流转管理.........................................

主题词设置.............................................

发文号设置.............................................

部门设置（非常重要）...................................

角色设置(非常重要).....................................

用户管理设置（非常重要）...............................

公文流转管理...........................................

发文设计（重点）.......................................

发文活动设计...........................................

发文规则设计...........................................

收文设计（重点）.......................................

收文活动设计...........................................

收文规则设计...........................................

邮件管理.............................................

移动信息管理.........................................

系统日志.............................................

查询日志...............................................

备份日志...............................................

恢复日志...............................................

删除日志...............................................

第3章常见问题处理...........................................

修改SQL数据库密码...................................

添加Sa用户登陆......................................

添加Internet来宾帐户................................

异常报错处理.........................................

第1章运行环境

所需软件环境如下：

操作系统为：windowsxp,windows2003,vista等。推荐windowsxp。

浏览器：IE6,IE7,IE8推荐IE6。

办公软件：office2003,office2007等。推荐office2003。

第2章系统设置

首次使用智能办公平台软件，只是一个没有任何数据的平台。在这里，您可

以通过系统所提供“系统更多功能”结合您公司的实际情况来完成如下设置：

2.1用户群组设置

开始使用智能办公平台软件时，需要管理员对所属员工进行帐号分配，并进

行部门、权限等分配。在用户群组设置中主要有六个操作：

创建群组

点击“[功能使用区]?[用户群组设置]?[群组管理]?[添加群组]”进入添加

群组界面，这里所创建的组属于部门组（请紧密对照下面群组说明）：

群组说明（非常重要）

如下图所示系统已经自带部分系统功能组，用户必须属于系统功能组，才能

拥有该组的权限。这些群组不可删除。

在上述1.1.1创建群组中提到，可根据企业的组织架构创建部门组，如行政

部、人事部、财务部、市场部、研发部、总经办……等。可先将系统功能组添加

到部门组，再将用户添加到部门组，那么部门组就会拥有系统功能组的权限。这

样在后续的“知识管理”里分配权限时，将用户添加到部门组就可以了，而不必

再去逐一选择系统功能组。

群组名称（系统功能组）群组属性

all/全体用户

拥有查阅系统主页面上的知识管理的权限，这是最

基本的权限，建议每个用户都应属于该组。

adbbss/知识管理组

系统后台功能，允许进入后台添加、删除、编辑知

识管理栏目，并分配用户对知识管理栏目的权限

adbfiledb/文件库管理备用，可忽略

adbfastnews/滚动广播组

系统后台功能，允许进入后台查询、添加、删除广

播信息

adfixedasts/固定资产

组

拥有固定资产管理权限

admanmanage/人事管理组拥有人事管理权限,包括设置、添加和删除信息

admanview/人事查看组拥有人事查看权限，仅仅能查阅信息

admeeting/会议管理组

能对所有已开会议、未开会议、会议纪要进行管理，

并能预定、删除会议。

administrators/系统管

理组

拥有邮件空间管理、移动信息管理、系统操作日志

管理的功能

adsing/电子印章组拥有添加个人电子印章的权限

adstream/工作流管理组

系统后台功能，拥有工作流和标准工作流后台管理

设置权限

adurs/用户管理组

系统后台功能，拥有用户、群组管理，权限分配等

所有后台管理的权限，该组权限最大，请谨慎分配。

b2m/移动商务组拥有移动移动商务讯息的发布权限

crammanager/客户关系组

拥有客户关系管理里面的查阅和删除权限，普通用

户没有删除权限

meeting/会议查看组能够查看近期会议及预订会议，属于基本权限

plan/计划总结组

拥有计划总结管理的权限，能查询其他用户的计划

总结和分派任务等，同时还能分配其他用户在指定

范围内的查询权限。

tworkarch/任务查询

组

拥有计划总结管理的权限，能查询其他用户的计划

总结和分派任务等，但不能分配其他用户的查询权

限。

sms/短信发送组拥有短信发送权限。注：提醒类短信不属于这个组

也能发。

votegroup/投票管理组

拥有投票管理权限，能设置投票题目、方式、投票

结果等。

webt/外网访问组拥有通过外网访问系统的权限

编辑群组

点击“[用户群组设置]?[群组管理]?[需要修改的群组名称]”进入群组编辑

界面。同上步。

删除群组

点击“[用户群组设置]?[群组管理]”进入群组列表：

添加用户

点击“[功能使用区]?[用户群组设置]?[用户管理]?[添加用户]”进入用户

列表，如下图：

重要：此处选择组时必须选择系统功能组（不能缺省），同时可根据情况选

择部门组。部门组主要是为“知识管理”和“流程审批”服务。

编辑用户

在用户列表中点击用户名进入用户信息编辑界面，同上步。

删除用户

在用户列表中点选需要删除的用户，点击删除。如下图：

注意：用户一旦删除，将不能再恢复！

2.2知识管理

知识管理是管理员可以根据本企业的实际情况，设置相应的信息发布栏目，

同时可对每个信息栏目指定相应的信息创建、阅读、删除、编辑权限，如设置：

公司信息、通知通告、规章制度、新闻公告、项目文档、产品介绍等栏目。

点击“[功能使用区]?[知识管理设置]”进入栏目列表：

增删栏目

在上个界面中，栏目分为三级，点击“文档柜管理”进入第一级栏目管理。

点击创建文档柜栏目，点击栏目名称可

进行修改，点栏目后对应的进行删除界

面如下图：

创建文档库时如下图所示：

点击“文档库管理”进入第二级栏目管理，界面如下图：

点击创建文档库栏目；点击栏目

后对应的进行删除；点击

进行编辑；点击对应的

新建三级栏目。

权限分配

点击对应的设置文档库权限，具体

如下图

注（重要）：如果没有进行此项操作，除管理员的用户将看不到知识管理栏

目。选择组时直接选择部门组即可，而不必再逐一添加系统功能组。

板块排序

可对知识管理栏目里的文档排列顺序进行修改，修改后面的顺序号即可，如

下图：

类别管理

除了前面描述到的文档柜/文档库/文件夹以外，还可再设下级分类栏目，如下图

所示：

下图是“类别管理”在前台使用中的体现：

2.3广播管理

点击“[功能使用区]?[信息广播管理]”进入信息广播管理页面：

点击[添加信息]可以新增广播信息，信息包括：标题、资料来源、结束时间（请

按要求的格式设置）和详细内容。详细内容可以插入视频、FLASH动画、音乐等

多媒体信息；

点击[历史记录]可以查看以前发布过的广播信息；点击[信息查询]可以按自

己的需求搜索已经删除的广播信息。

2.4人事管理

考勤时间设置、节假日设置

上下班时间设置的主要目的是：一、系统自带考勤管理功能，可在此处设置上下

班考勤时间；二、对流程审批时间进行计算。如下图：

设置节假日的主要目的是：在流程审批计算审批时限时系统可以自动去除节

假日时间（此步骤可省略，不会对使用造成影响）。

2.5工作流程管理

标准工作流程后台定义，点击“[功能使用区]?[工作流管理]”进入工作流

管理界面：进入下图，请依次按：快捷批复短语/审批岗位设置/公文模板/公章

签名/管理表单/创建工作流，的顺序进行设置。

该界面中显示已经定义过的所有工作流。点击工作流名称查看详细信息；点

击创建工作流，建立一个新的工作流程；点击定义后台管理员给用户分配工作流

管理权限。

快捷批复短语

在审批流程时可直接选择快捷批复短语进行意见批复，如：同意、拒绝、退回、

暂缓等，点击“[功能使用区]?[工作流管理]?[快捷批复短语]”，进入如下图：

审批岗位设置

点击“[功能使用区]?[工作流管理]?[审批岗位设置]”，进入如下页面：

点击“添加岗位”，进入如下页面：

公章签名

可将电子印章导入到系统中，在进行公文流转可依据权限调用。点击“[功能使

用区]?[工作流管理]?[公章签名]?[增加公章]”，进入如下页面：

下一步，如下图所示，导入电子印章图片即可。

管理表单（重点）

可创建各种日常工作中所需要的工作流程表单，如请假表单、报销表单、会议申

请表单、发文表单、收文表单等等。点击“[功能使用区]?[工作流管理]?[管理

表单]?[创建html表单]”，进入如下页面，表单可删除或重置恢复使用。

在创建所需要的流程表单时，请使用FrontPage2003或Dreamweaver等网页

设计软件创建表格，如下图所示。如果使用Word或excel将会产生垃圾代码，

导致使用时出错。如在使用FrontPage2003或Dreamweaver上有问题可找分管该

企业的工程师咨询。

注意（重要）：要有如下发文效果，后台定义的表单名称必须含有“发文”

字眼（注意：不是工作流名称，是表单名称），否则将不能出现红头、发文自动

编号、发文日期等内容。如下图：

后台操作如下图所示：

注意（重要）：要有如下收文效果，后台定义的表单名称必须有“收文”或“来

文”字眼。

后台操作如下图所示：

创建完表单后可看到如下页面：

创建工作流（重点）

创建一个工作流，点击“[功能使用区]?[工作流管理]?[创建工作流]”，进

入如下页面：

管理工作流

点击“[功能使用区]?[工作流管理]?[管理工作流]”，点选所要编辑的工作

流名称，进入编辑删除界面。

2.6公文流转管理

通过功能使用区-公文流转管理，进入公文流转管理设置界面。

进入公文流转管理设置界面，可以对公文流转的工作流进行添加，修改，查询等

操作，如果第一次使用还需要先定义主题词，发文号，部门，角色，用户管理。

主题词设置

***所填写主题词为国务院公文主题词表内容。

对主题词进行维护，点击“主题词”可以看见系统已经设置好的主题词；

主题词维护

主题词设置可以选择该主题词的上级分类，当前的主题词名称；

发文号设置

对发文号进行维护，点击“发文号”可以看见系统已经设置好的发文号；

发文号维护

可设置文号的代字，开始序号，使用部门；

***序号是指系统初始化的时候，自动生成发文字号，如上图,如果为1的话，表

示第一个发文字号的格式为行政〔2011〕1号。

部门设置（非常重要）

对部门进行维护，点击“部门”可以看见系统已经设置好的部门信息；

***在第一次使用本系统的时候，请先填写好本单位的部门。

部门维护

可设置部门的部门名称，部门负责人，上级部门，部门电话；

角色设置(非常重要)

设定了2级角色，系统管理员，普通用户；

****在用户登录系统前，请先为用户设置角色,把此用户添加到相应的角色

中!!!!

系统管理员角色可以使用所有的菜单。而普通用户默认不能使用公文流转管理中

的功能。

***请在添加用户的时候，确认要添加用户是否为普通用户，如果是普通用户请

不要给此用户开放公文流转管理。

上图中点系统管理员，如图：

上图中【设定角色应用权限】为设置系统管理员所有的角色，默认为全部权限。

点【设定角色应用权限】，如图：

上图中如果想查看某个模块的权限情况，例如，想查看发文管理模块中的权限，

点【设置】，如图：

上图中列表显示的即为发文管理中的权限。如果想修改发文管理模块的权限，请

点上图中【设置权限】，如图：

在上图中通过勾选，来实现权限的设定。最后点【确定】。

【用户列表】，为添加能使用公文流转的用户名字。如图：

上图中下拉框中选择要添加的用户，点【增加】。如果想删除此用户的管理员角

色，在图中右面点【移除】。普通用户的操作类似。

用户管理设置（非常重要）

对用户进行维护，点击“用户”可以看见系统已经设置好的用户信息；

*****在第一次登陆本系统后，请先为用户指定所属部门！！！！！

用户维护

可设置用户的部门信息；

公文流转管理

可以对公文流转进行增加，修改，进行可视化地设计，下面分别对进行描述；

发文设计（重点）

通过可视化设计发文流程，可新建或者修改原有的流程；这里点击其中的流程“复

杂发文流程”，我们可以看见工作流发文设计的可视化设计界面。

***如果想使用系统中已有的流程，请务必把经办人重新设置！！！！

上图在流程图中通过鼠标点节点可以弹出。

设计公文流程工作流的左边可以分别看到：

流程名称：对工作流进行名称设定。

公文类型：公文类型时属于发文还是收文。

流程描述：对流程的补充描述。

使用部门：该工作流可以使用的部门。

是否公开：该工作流是否可以公开。

是否使用：该工作流是否可以使用。

添加活动：在设计的过程中添加一个活动节点。

添加规则：在设计的过程中添加一个规则，规则是活动之间流转地规则。

添加标签：可以对设计添加标签进行描述说明。

保存：保存当前对工作流的修改。

容器宽：当当前页面满足不了流程设计的宽度，可以扩大设计工作流的宽度范围。

容器高：当当前页面满足不了流程设计的高度，可以扩大设计工作流的高度范围。

发文活动设计

新建一个活动，请点设计页面左面的【添加活动】，在设计页上会出现一个孤独

的节点如图：

鼠标放在节点上按住鼠标，可以拖动节点到指定的位置。

【添加规则】，设计页上出现一个孤独的线条，如图：

可以用鼠标选择线条拖拉或移动线条到指定位置。线条连接节点方法：把线条的

连接上一个节点（把拖动到节点的中心位置）,箭头的一端连接下一个

节点(箭头拖动到节点的中心位置)。设置好流程后,请填写设计页如图内容：

填写流程名称，流程描述，选择类型，使用部门，勾选是否公开，勾选是否使用。

最后，点【保存】。

如果对新建或者对已经存在的活动进行修改；可以双击活动图标。

例如双击“有关领导会签”，在弹出的活动细节中可以看到；

活动名称：该节点活动的名称；

活动类型：该节点活动的类型，细分为初始化活动，终结活动，常规交互活动，

与分支活动，或分支活动；

执行动作：该节点活动的执行动作，细分为拟稿，会签，核搞，签发，打印校对，

拟稿审核，编文号，分发；

经办人：可制定该节点的经办人，通过右方地按钮展开如下界面进行人员制定；

发文规则设计

***规则的意思是，当公文流转从一个节点到另一个节点流转中是否需要流转条

件。如：如果选择的是半数通过，则在规则前面的节点上必须有一半的人同意，

流程才会向下流动。默认情况下不需要设置规则的流转条件。

新建一个规则，或者对已经存在的规则进行修改；可以双击规则线条。

例如：点击活动“起草单位负责人审稿”—“办公室负责人审稿”的规则，可以

看见详细地规则内容；

规则名称：该规则的规则名称；

流转条件：规则在活动之间流转的条件，细分为全部通过，只一人通过，半数人

通过；

线条类型：显示的线条类型，分为直线，曲线；

最后设计好流程后就可以进行保存；

收文设计（重点）

通过可视化设计收文流程，可新建或者修改原有的流程；这里点击其中的流

程“华中办公室收文流程”，我们可以看见工作流收文设计的可视化设计界面。

***如果想使用系统中已有的流程，请务必把经办人重新设置！！！！

上图在流程图中通过鼠标点节点可以弹出。

设计公文流程工作流的左边可以分别看到：

流程名称：对工作流进行名称设定。

公文类型：公文类型时属于发文还是收文。

流程描述：对流程的补充描述。

使用部门：该工作流可以使用的部门。

是否公开：该工作流是否可以公开。

是否使用：该工作流是否可以使用。

添加活动：在设计的过程中添加一个活动节点。

添加规则：在设计的过程中添加一个规则，规则是活动之间流转地规则。

添加标签：可以对设计添加标签进行描述说明。

保存：保存当前对工作流的修改。

容器宽：当当前页面满足不了流程设计的宽度，可以扩大设计工作流的宽度范围。

容器高：当当前页面满足不了流程设计的高度，可以扩大设计工作流的高度范围。

收文活动设计

新建一个活动，请点设计页面左面的【添加活动】，在设计页上会出现一个孤独

的节点如图：

鼠标放在节点上按住鼠标，可以拖动节点到指定的位置。

【添加规则】，设计页上出现一个孤独的线条，如图：

可以用鼠标选择线条拖拉或移动线条到指定位置。线条连接节点方法：把线条的

连接上一个节点（把拖动到节点的中心位置）,箭头的一端连接下一个

节点(箭头拖动到节点的中心位置)。设置好流程后,请填写设计页如图内容：

填写流程名称，流程描述，选择类型，使用部门，勾选是否公开，勾选是否使用。

最后，点【保存】。

如果对新建或者对已经存在的活动进行修改；可以双击活动图标。

例如双击“领导批示”，在弹出的活动细节中可以看到；

活动名称：该节点活动的名称；

活动类型：该节点活动的类型，细分为初始化活动，终结活动，常规交互活动，

与分支活动，或分支活动；

执行动作：该节点活动的执行动作，细分为填拟办意见，分发，审核批示，传阅

或办理，收文登记，领导批示；

经办人：可制定该节点的经办人，通过右方地按钮展开如下界面进行人员制定；

收文规则设计

***规则的意思是，当公文流转从一个节点到另一个节点流转中是否需要流转条

件。如：如果选择的是半数通过，则在规则前面的节点上必须有一半的人同意，

流程才会向下流动。默认情况下不需要设置规则的流转条件。

新建一个规则，或者对已经存在的规则进行修改；可以双击规则线条。

例如：点击活动“起草单位负责人审稿”—“办公室负责人审稿”的规则，可以

看见详细地规则内容；

规则名称：该规则的规则名称；

流转条件：规则在活动之间流转的条件，细分为全部通过，只一人通过，半数人

通过；

线条类型：显示的线条类型，分为直线，曲线；

最后设计好流程后就可以进行保存；

2.7邮件管理

点击“[功能使用区]?[邮件空间管理]”，可对有邮箱容量进行分配，如下图：

2.8移动信息管理

点击“[功能使用区]?[移动信息管理]”，可对短信发送进行权限设置，如下

图：

2.9系统日志

点击“[功能使用区]?[系统操作日志]”，可查看用户的使用痕迹。如下图：

点击“查询日志”，可填写条件查询出来日志记录。

根据条件查询出来的日志记录。

可按照时间范围对日志进行备份。

可按照时间范围对日志进行恢复。

可对所有日志进行删除，请谨慎执行该功能。

第3章常见问题处理

3.1修改SQL数据库密码

“开始”>>“所有程序”>>“企业管理器”>>“安全性”>>“登陆”，选择

“Sa”，右击展开菜单，点击“属性”，重新输入密码即可。

3.2添加Sa用户登陆

“开始”>>“所有程序”>>“企业管理器”>>“安全性”>>“登陆”，右击空

白处，选择“新建登陆”，创建一个新的登陆，选择“SQLServer身份验证”，输

入密码进行创建。

3.3添加Internet来宾帐户

“开始”>>“管理工具”>>“Internet信息服务(IIS)管理器”，选择“默认

网站”，右击展开列表，点击“权限”，如下图：

如果“组或用户名称”没有“Internet来宾帐户”，点击“添加”>>“高级”>>

“立即查找”，选中“Internet来宾帐户”添加进去。然后返回“权限”，选中

“Internet来宾帐户”，勾选“读取和运行”、“列出文件夹目录”、“读取”三项

权限。

3.4异常报错处理

序

号

出现情况处理措施

登录页面不显

示

联系系统管理员，排除网络传输等故障

用户登录多次

失败

联系系统管理员，重新为该用户设置密码或

添加该用户

某用户操作不联系系统管理员，为该用户授权

序

号

出现情况处理措施

到某功能

中文名附件打

开出错

点击IE浏览器的菜单--工具--internet选

项--高级--取消“总是以UTF-8发送

URL”，确定，然后重新启动计算机即可。

即时消息不能

自动弹出

请关闭类似“上网助手、百度、google工具栏”拦截

广告的功能，安装xp2补丁的浏览企业也有类似拦截

功能，请注意取消。

即时消息延时/

重复弹出

请清除IE浏览器的临时文件，方法：选择IE浏览器

的顶部菜单“工具”——〉internet选项——删除文

件——删除所有脱机内容——确定

不能发送短信，

或公司管理信

息不能自动转

发手机短信

手机号码必须事先登记，在"个人信息"中，

在"个人平台"——〉"个人档案"或“短信服

务”中设置