档案室管理制度

档案管理制度（通用7篇）

档案管理制度1

一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随

意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案

保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、

防潮、防高温、防有害气体等）工作。

四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不

得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐

划一，符合通风、防尘要求。

五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用

设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在

14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档

案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做

到帐物相符。

八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，

不得丢失。

档案管理制度2

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各

项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完

整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应

将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管

理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料

及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审

计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、

协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与

有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪

报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和

保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录

和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一

般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、

污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司

主管领导。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属

密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司

办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销

毁清单，由专人监督销毁。

档案管理制度3

第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手

续完备。

第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负

荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、

纯蓝墨水及热敏纸。

第三条归档文件应为原件。

第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整

性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组

卷并编制移交目录，双方履行签字手续

档案管理制度4

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，

特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、

劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协

议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负

责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单

据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，

即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资

料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集

应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归

档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档

案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有

关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在

此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级

档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部

门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档

案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级

档案经审批可以借阅，但借阅时

档案管理制度5

1产生目的

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

3正文

3.1文件资料的收集

3.1.1收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用

价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片

等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

3.1.1.1上级来文

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及

上级机关颁发的要求公司执行的文件;

(2)上级领导视察、检查公司工作时的'重要指示、讲话、题

词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1)会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲

话稿等;

(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、

重要文件的修改稿;

(3)公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的

批复文件;

(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;

(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

(6)公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;

(7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、

财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

(8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材

料;

(9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话

记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;

(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材

料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织

简则、人员编制等文件材料;

(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的

剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和

展览照片、录音、录像等文件材料;

(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;

(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务

评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录

用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;

(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;

(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

(18)公司签订的各种合同、协议等材料;

(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、

重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠

礼品清单、工作来往文件等;

(20)各种普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中应注意的问题

3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同时收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但

特别重要的文件例外。

3.1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页

残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起

存档。

3.1.2.6有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措

施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰

稿单位复制。

3.1.2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信

笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

3.2立卷归档

3.2.1公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，

保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和

利用。

3.2.2文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、

短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中

采取相应的措施进行分门别类。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各单位形成的文件，自行立卷;

3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单

位立卷;

3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非

专业性文件，由办公室立卷。

3.2.4归档

3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交

档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求

的，由其职能部门负责管理)。

3.2.4.2各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，

必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单

独立卷。

3.2.4.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查

阅。

3.3档案保管

3.3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母

片和拷贝要分别存放。

3.3.3底图入库要认真检查，平放或卷放。

3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质

及时修补或复制。

3.4档案借阅

3.4.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅

的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

3.4.2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共

场所，不得让无关人员翻阅。

3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不

能归还者，要说明情况，办理续借手续。

3.4.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借

阅登记簿上及时注销。

3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领

导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

3.4.6底图一般不予外借。

3.5档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可

以定期销毁。

3.6档案统计

3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢

失、不漏销。

3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应

做好档案统计的基础工作。

3.6.4统计数字要准确真实。

3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，

以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

3.7档案保密

3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无

关人员不准接触。

3.7.2不得传播、议论有关机密问题。

3.7.3档案资料不准带到公共场所。

档案管理制度6

一、分管档案工作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案

法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发

展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要

求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、

财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作

条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作

的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归

档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收

集领导外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、

准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并

保持相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档

案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章

制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件

材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组

卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责

情况。

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特

征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工

作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，

案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保

密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间

向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检

索工具。

8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

档案管理制度7

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保

密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本

制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管

理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收

集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致

地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行

监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建

设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任

何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不

能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归

档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原

件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设

方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印

件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管

理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特

殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资

料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档

范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据

保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫

等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分

类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，

存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的

需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每

年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经

公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员

永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方

可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位

人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必

须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经

档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批

准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标

明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借

或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，

否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报

告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副

总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交

一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保

存。