人事档案管理制度

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人事档案管理系统规章制度

人事档案管理制度

第一章、总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有

效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经

营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作

服务，特制定本管理制度。

第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，

也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、

方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察

了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管

理制度与实施细则等规范；

b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督

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导。

第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公

司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执

行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管

理部所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案内容

第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、

复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工

情况的有关材料构成，主要有如下几类：

a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

b、考核、考察材料；

c、奖励及处分材料；

d、培训记录及外训协议等材料；

e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

f、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工

编号（即：工号）进行编号，每100

个档案做一个标记，方便查找。

由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号

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（转出单位办理离职手续）。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、

职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日

之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并

进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将

将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别

需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，

统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋

编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之

内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

⑴《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表

及审批人意见签署）；

⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证

及其他相关资质证件的复印件；

2、员工办理正式入职手续时

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员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证

件和资料进行再次归档：

（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价

表及审批人意见签署）；

⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证

及其他相关资质证件的复印件

3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以

下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：

⑴该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；

⑵《劳动合同》、《保密协议》；

4、员工办理调动手续时

各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将

员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：

⑴《岗位/待遇调整表》；

⑵、《工作交接表》；

⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、

《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工

作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料

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有：

⑵该员工的书面离职申请书；

⑵《离职清算表》

⑶、《离职申批表》；

⑷、《员工离职工作移交表》；

⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、

《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事

档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章

中所列的档案内容涉及的相关材料。

第十二条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材

料。

第六章、人事档案的借阅与移交

第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记

表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签

批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需

要，可办续借手续。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污

损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条：人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管

理人员工作变动移交两种。

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第七章、其他规定

第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员

工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力

资源部自行确定。

第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正

规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管

理制度进行档案保管和档案销毁。

第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档

案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以

办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其

所属各子公司领导负连带责任，处罚100—200元。

第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原

人事档案管理人员的变动（包括换

岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，

批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子公司相

关领导承担连带责任，处罚50—200元。

第二十条：奖惩投诉

员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越

级投诉，也可以直接投诉到集团

人事部。

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受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。

1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投

诉他人奖惩的进行表扬奖励。

2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员

工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事

的，可以对投诉员工予以行政记过处罚。

第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。

第二十二条：本制度从下发之起实施。