实用文

第一节应用文的概念、特点

应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、

交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活

中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的作用也就越来越重要了。

一、应用文的概念

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活、学习、工作中，处

理公务或私务所使用的具有某种惯用格式和直接实用价值的文章。包括机关应用文和私人应

用文两类，或称为公务文书与私务文书。

应用文与人们的关系最为直接密切，使用频率也最高。

应用文不是一种文章样式，而是一些文章的统称。应用文与我们的日常生活和工作有着

密切的关系。政府要实行依法治国、有效管理，就要有各种法规文件等诸多公务文书；企事

业单位要正常运转，也要有许多的计划、总结等事务文书；个人之间要进行商务往来、交通

信息、沟通感情等，也都需要函件往来等。至于个人自身的发展，更离不开应用文，如写求

职信、毕业论文和学术论文等。随着社会经济的发展、公共关系的活跃、日常交流信息的增

加，应用文的使用将越来越多，越来越广泛。

应用文写作不同于文学写作。

从功用性角度来看：应用文写作具有直接的功用性，它主要是用来办理事务、用来解决

工作和生活中的实际问题；文学写作不以直接办理事务为目的，而以塑造艺术形象反映社会

生活提供审美享受为宗旨。

从真实性角度来看：应用文写作完全排斥虚构和杜撰，要求所依据的材料真实、准确，

内容实事求是；文学写作要求的是艺术的真实，即文学作品中的人物和事件能反映社会生活

的某些本质方面或发展趋向，因而不要求写真人真事，可以大胆进行艺术虚构。

从语言表达角度看：应用文的表述要求准确，不能产生歧义，简明精练，具有平实的特

点，对比喻、比拟、借代、夸张、衬托等修辞方式的使用有一定的限制；文学写作则多用此

类修辞方式，以达到特定的艺术效果。

从思维与结构角度来看：应用文写作更侧重逻辑思维；而文学写作侧重于形象思维。一

般的应用文多数有惯用的格式，且具有一定的稳定性；而文学写作，除了旧体诗词，一般没

有惯用的格式。

应用文不同于实用文。

首先看“实用”和“应用”的含义。在《现代汉语词典》中“实用”的解释是实际使用，

有实际使用价值的；“应用”是指使用，可直接用于生产生活的。

实用文的概念的产生迄今为止大概只有近百年的时间。蔡元培在《论国文之趋势》和《国

文之将来》中正式把文章分为实用文和美术文（即文艺文）两大类,所以实用文概念的产生历

史并不长。而应用文的概念产生最早可以追溯到宋代，苏轼在《答刘巨济书》中说：“向在科

场时，不得已作应用文，不幸为人传写，深为羞愧。”这篇“应”考试之“用”的文章题为《为

政之宽严》。“应用文”概念的产生比“实用文”早得多。

我们现在所说的文体大致分为两类：文艺文和实用文。文艺文包括：散文、诗歌、小说、

戏剧、寓言、童话、科幻作品等。实用文包括：记叙文、议论文、说明文、应用文。因此，

实用文和应用文是两个不同的概念，应用文包含在实用文概念之内，应用文体是实用文体中

的一种，范围小于实用文体。

二、应用文的特点

1．实用性

应用文从一开始产生，就表现出很强的实用性。众所周知，文学作品给人以审美愉悦，

用来陶冶人们的性情；理论文章给人以知识，用来提高人们的认识，拓展知识面；而应用文

却不同，它是要处理公私事务的，其功效是在人类各种活动中通过取得直接的实用价值而体

现出来。失去了实用性，也就失去了应用文自身存在的价值。应用文为办事而写，写公务文

书是办公事，写私务文书是办私事。

直接的实用性这一本质特征，为应用文提出了特殊的要求，形成了应用文以下几个特征。

2．真实性

应用文的内容的真实性，显然不同于文学创作的“艺术真实”，它必须是一板一眼，容不

得半点虚构和夸张。

3．对象明确

主要指应用文读者的特定性。应用文一般都要有较为具体的读者，并且读者还往往是特

定的。例如，一份通知要发给具体的对象，一份请示是呈给领导机关，一份合同或一封信函

只涉及有关几方。离开了特定读者，超越一定范围，就没有什么意义了。由于读者的特定性，

内容就具有针对性，甚至具有保密性。单位与单位、个人与个人的等级、内外界线也就表现

得更为明晰。对什么人、哪些单位讲什么话，讲到什么程度，都要有极强的分寸感。文学作

品的读者则不那么固定，也无明显的约束力，即想读就读，不想读就拉倒。如小说的读者可

以是成年人，也可以是青少年。对于应用文来说，“特定的对象”就意味着有明确的范围，并

且对特定的读者具有特定的约束力——非读它不可。例如书信是写给张三的，张三就一定要

看。又如《中共中央办公厅国务院办公厅关于解决公司政企不分问题的通知》，各级党政机关

和厂矿企业有关人员都要看。至于国家规定的法令条例，任何人都不得违反，人人都要去看。

所以，应用文写作一立意——就要考虑读者问题。

4．格式固定

指文本形式、习惯用语和制发程序的规范性。应用文在长期使用过程中，逐渐形成了自

己比较规范的文本形式（格式和写法），并且还有某些约定俗成的习惯用语，在制发程序上也

有一定的要求，使之成为区别于其他文体的显著特点之一。如书信、合同等都有自己的体式

和惯用词语。行政公文、司法文书有的文种，是由权力机关以法规形式对文种格式加以认定，

并在其管理范围内普遍遵照执行。《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式作了明确规定，

个人无权任意更改或不按规定办事，否则，便违反了规定。计划、总结等类的应用文，写法

自然可以灵活些，也提倡创新，但不管怎么写，其体式也离不开特定的要求。规范的体式，

是应用文长期写作经验的结晶，它便于写作、阅读与处理，有利于提高办事效率以及分类归

档和查询等。这种规范性的形成大体上有两个方面的原因，一是“约定俗成”，一是“法定使

然”。这种规范性与应用功能、社会效益、工作效率密切相关，是它在形式上的一个突出特性。

5．时效性

严格的现代管理和快节奏的现代生活，要有强烈的效益观念。应用文是为解决已经出现

或可能出现的具体问题而写的。因此作为现代化管理手段和交际手段的应用文，必须写得及

时，发得及时，办得及时。如果拖拖拉拉，势必降低工作效率，甚至会造成严重的损失。

应用文时效性的另一含义，就是它发挥效力有一定的时间限定。一般说来，按一定的步

骤完成之后或履行完毕，它就失去了效力。

6．简明性

主要是指应用文的语言要求。它要求用最精炼明快的文字准确说明事由，解说事理，陈

述办法。现代应用文提倡开门见山，强调长话短说，依据事实加以分析，提出相应的意见、

办法、措施，以形成庄重、朴实、明快简练的语言风格。

如：总结是日常生活中常用的应用文体。一个中学生写一篇个人小结似乎是不成问题的，

但问题并不那么简单。如一位散文写得不错的同学在学期总结中这样开头：

“逝者如斯夫，不舍昼夜。”转眼之间，花开花落，才见万紫千红，今又瑞雪霏霏，时间

如流水悄悄流逝，一学期很快过去了，为了美好的明天，必须总结今天的得失。下面就本学

期的学习生活情况作如下总结：（略）

这段文字孤立地看，似乎写得不错，蛮有文采的。但如果把整个总结一读，却感到这个

开头与正文很不协调，别扭得很，这是因为它不符合应用文的语体要求。不少学生在写文章

时总爱“努力”来一点抒情色彩，但如果不考虑文章是否适合不同的实际功能，适合不同题

旨情景的需要，往往显得不得体。

那么应用文语言的简明性主要体现在哪些方面呢？

首先要平实、得体。一般来说，不需要描写、抒情，只要朴实明白地把问题说清楚即可。

例如上面那篇总结的开头，只需这样写：“本学期在老师的辛勤教育下，经过自己的努力，在

学习生活等方面取得了一点进步，当然还有一些不足之处，为了今后取得更大的进步，现就

本学期的情况作如下小结。”这样和下文的风格就吻合了，显得非常得体，读来就很自然。其

次应用文的语言必须准确精炼，没有歧义。应用文是用文字来联系工作、反映情况、解决问

题的，如果用语不准确，就会影响信息的传递，交际的效果。例如写记叙文可以说：桃花盛

开的季节，他回到了久别的故乡，但如果发电报用这样的语言就不准确。据说某地一位高中

毕业生和一位商人签订借款合同，这位高中毕业生要求对方必须在一年内归还借款，可那位

商人说，两个月以后就可还清，结果合同上就写上了“两个月后归还借款”，可是一年之后也

没还，问题就在“两个月以后”，这是个弹性时间，对于合同来说，这是不准确的，可作多种

理解。因此应用文的写作切不可忽视它的语体要求。篇二：应用文的概念

应用文

彩石镇宅科小学王秀花

【应用文的解析】：

（一）、应用文的概念：应用文指日常生活或工作中经常应用的个人简历、调查报告、实

习报告、思想汇报、工作总结、求职演讲、合同样本、申请书等。

应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、

交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活

中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。

（二）、应用文的种类及用途

(1)、按照不同的用途，可以分为两大类：

一类是行政机关、团体和企事业单位用来处理公务的；一类是个人或集体用来处理私

事的。

(2)这些应用文的主要用途是：

1.传递信息

2.处理事务

3.交流感情

4.用作凭证

（三）、应用文的特点

1.广泛性

2.实用性

3.程式性

应用文最基本的特点就是“用”。为用而写，有用才写，这是应用文与其他文章的最大区

别。

（四）、应用文的格式

①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，

就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。

③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。

④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书

写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。

“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和

强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延

续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，

都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。

⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一

至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父××

×、你的朋友×××等。再下一行写日期。篇三：现代应用文

简答

1、公文正文一般每面排多少行？每行排多少个字？答：22行，每行28字。

2、行政公文正文的原由部分有哪些方式？

答：行政公文正文原由部分一是依据类，有情况式、文件式、意义式、作用式，二是目

的类。

3、什么是“竞争上岗演讲稿”？特点是什么？

答：竞争上岗演讲，是在考察人员以及社会组织成员成员面前就某一竞争岗位进行自荐

并发表工作意见的活动。特点：通俗性、策略性、议论性、艺术性。

4、简述总结的概念及其特点。答：总结是社会组织和个人对过去一定实践活动或看工作

进行总的回顾，分析评价，提炼经验，找出内在规律，而指导未来实践而使用的公文。特点：

事后写作、据实议事、鉴戒指导。

5、通知有那些类型？答：通知类型分四种：(1)批转性通知（2）事项性通知；（3）会议

性通知；（4）任免通知

6、什么是简报？它有什么特点？答：简报是社会组织及时简要地汇报工作，反映情况和

交流信息的一种特殊都的公务文书。特点：简明扼要；真实可信；迅速及时；内部交流。

7、请简述会议记录和会议纪要的联系及区别.答:1、会议纪要以会议记录为基础和依据,

择要发布会议主要内容；会议记录是把会议情况，包括发言的情况、讨论的问题及决议的事

项记录下来的书面材料。2、会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书,不对外公布,会议

纪要则要在一定范围内公布传达,作为正式行政公文使用.

8、请简述行政公文中请示行文规则的五项规则答:(1)一文一事,内容简单；(2)只写一个

主送机关；(3)不得抄送下级机关.；(4)不直接送领导者个人；(5)报告中不得夹带请示事项.

9、报告有哪些类型？写作报告有哪些要求？答：报告类型：（1）工作报告（2）情况报

告（3）答复报告。写作要求：（1）立意要新；（2）内容要真；（3）重点突出；

（4）不夹带请示事项。

10、商业合同写作的主要条款有哪些

答：（1）标的；（2）数量；（3）质量；（4）价款或者报酬；（5）履行期限、地点和

方式；（6）违约责任。

12、行政公文格式中，主体部分由哪些部分组成？

答：主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。

13、如何区分广告文案中广告语与标题的作用？

答：广告文案中广告语是为了加强诉求对象对企业、产品或服务的印象而在广告中长期

使用、反复使用的简明扼要的口语性语句。广告文案中标题的作用一是引起注意；二是显示

主题；三是制作广告之便。

14、广告文案中标题与标语的区别？答：标题在文案中出现，有时出现在广告中；标语

在系列广告中反复使用，力求固定不变。

15、广告文案中随文与结尾的区别？答：随文是广告不可缺少的附属性文字，向公众传

达主要是购买或接洽、获得服务的方式等基本信息，这里要写明如通讯地址、邮政编码、电

报号码、电话号码、网址、电子邮箱、联系方式与联系人、特别说明等等，但并不需催促消

费者采取行动；而结尾主要是号召购买，其作用是催促消费者采取行动，不必过长，要简短

有力。

16、会议纪要主体部分的三种写法？答：条例式、综合式、摘要式。

17、公函的结构由哪些部分组成？答：由标题、受文机关、正文、落款等部分组成。

18、文种通知的标题在何种情况下可省略发文机关和事由？答：如果通知的发文范围很

小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种“通

知”二字。

19、请示与报告有何区别?答：1、行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示、批

准的公文,具有请求的性质,而报告是向上级机关汇报工作、反应情况、答复上级机关的询问

或要求的公文,具有陈述的性质。2、行文目的的求复性。请示的目的是请求上级批准,解决某

具体问题,要求作出明确的答复,而报告的目的则在于使上级知道掌握某方面或阶段的情况,

不要求批复。3、行文时机的超前性。请示必须事前行文,等上级机关做了答复之后才能付诸

实施。报告则可在事后行文,也可在工作进行中行文,一般不在事前行文。4、请求事项的单一

性。请示要求一文一事；报告可以在某个范围内一文数事。

20、《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文种类有那些？答：命令（令）、决定、

公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、议案、意见、会议纪要。21请批函与

请示有何区别？答：请批函是向不相隶属的业务主管单位请求指示批准，内容仅限于业务，

平行文；请示是就本单位职权范围内无权、无力、无法解决的工作事项向所隶属的行政上级

机关请求指示批准，内容不限于业务，上行文。

22、通报与通知有何区别？答：一、适用范围不同。通知可以用于批转和转发公文，告

知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况、信息。两者虽

然都有告知的作用，但通知告知的主要是开展工作的要求,以及共同遵守执行的事项；通报则

是告知正反面典型,或有关重要情况。二、目的要求不同。通知的目的是告知事项,布置工作,

部署行动,内容具体,要求受文机关了解要办什么事,该怎样办理,不能怎样办理,有严重的约

束力,要求遵照执行。通报的目的是通过正反面的典型去教育人们,宣传先进的思想和事迹,

提高人们的认识。

三、表现方法不同。通知的写作主要是直叙式,告知人们做什么,怎样做,具体明白，语言

平实；通报的方法则常常兼用叙述、说明和议论,有较强的感情色彩,根据需要陈述事实,分析

意义,作出评价,使人们了解真相,受到教育。

23、总结与计划的区别？答:1、行文时间不同。计划是对未来工作、活动的设想和科学

的预见,因而事前写作;总结是对以往工作实践的回顾与评价,所以是事后写作。2、行文目的

不同。计划目的是为预定时间内实现目标而作出安排部署,以便统筹指导工作的具体实施开展;

总结目的是把实践中成功的经验找到,发现问题,以便得到经验和启示,吸取教训,使工作少犯

错误,建设损失和浪费。3、行文内容不同。计划思路的构成是做什么-怎么做-做到怎么样,

写作内容与之相应:目标、措施办法和要求,“三要素”缺一不可。总结思路的构成是:做了什

么-做到怎么样(成败得失)-为什么会这样(经验教训)-今后打算做什么。写作内容也与之相应:

工作情况概述、成绩经验、错误教训和今后奋斗目标。

24、通知与通告的区别？答:事物性通知,是上级机关向下级机关布置工作,告知下级机关

执行的的任务、步骤及执行的要求,而通告是一定的业务部门根据本部门的业务要求对所有民

众普遍下发要求遵守执行的事项。

25、为什么计划的写作不能“跟着感觉走”？答：制定计划必须事先行文，因为需要对

所做的工作和活动有一种很强的科学预见性。它要从实际出发，根据本组织的具体情况，以

及对客观现实的清醒认识，对事物和工作作出判断和推测：做什么，达到什么目标，如何去

做，做到怎么样，过程当中可能会出现什么问题，应该如何解决等等，这些都要事先有所预

料。可以说，没有预想就没有计划。所以，计划的写作绝不能“跟着感觉走”26、文学写作

要有想象力，消息写作也能有想象力嘛？答：不能。因为真实是新闻的生命，也是新闻写作

的基本要求。消息的写作不同于文学创作，它必须反映客观真实情况，要与事实本身相符，

绝对不允许有任何的虚假捏造。消息种的任务、事件、地点、事件及引述的数据都要反复核

对，一定要做到准确无误，要求作者的评判态度要实事求是，客观公正。27、通讯与消息的

区别？答：通讯与消息报道的内容都是最近发生的有意义的事实，要求真实、准确，还要有

时效性。两者也有明显区别：1从题材上看。消息大都告诉读者刚发生的一件事。而通讯则

题材要求较严，通常用来报道典型人物，选择最富有意义的事。2从内容上看。消息事实要

求高度概括，一般不讲求细节描写。而通讯则不但要求写出事件的来龙去脉，还要有细节，

有生动地描绘出新人新事的典型材料何画面。3从结构上看。消息一般有比较稳定的结构形

式（倒金字塔式），而通讯的结构比较灵活多样。4从文字表达方式上看。消息多用叙述，

笔墨比较简洁概括。而通讯则多种表达兼有比较详细具体，文笔更加生动。5从时效上看。

消息要求快捷及时。通讯由于种种原因，如采访细节材料需要更多的时间，写稿时间也较长，

往往滞后。新闻要求“不过夜”，而通讯则要求“不过月”。篇四：应用文概念大全

应用文写作概述

为什么要学习应用文？

一、种类多

1.日常应用文

2.公文13种

2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》

3.专业应用文

二、用途广

三、渊源长

如何学好应用文？

1.学习理论，熟悉业务

2.加强语文基本功的训练

3.勤学苦练

教学内容:

法定公文文体--请示报告通知

调查研究文体--调查研究报告

论述文体--学术论文

机关事务文体--计划总结

公关礼仪文体--请柬聘书

书信文体--求职信

吃透两头很重要，

领导意图把握好。

选好文种宜谨慎，

规范准确效率高。

公文写作概述

定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式

的文

书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

特点：

1.由特定的作者撰制和发布

2.有法定的权威性和行政约束力

3.有特定的读者和使用范围

4.有特定的体式和处理程式（重点）

5.有很强的时效性

6.有很强的政治性、政策性

公文的作用：

1.公文起上下有序的处理工作、解决问题的作用

2.公文起到制约和规范社会行为的作用

3.公文具有宣传和教育的作用

4.公文具有依据和凭证的作用

公文的种类：

1.上行文如请示、报告

2.下行文如通知、决定

3.平行文如函、议案

公文写作概述

公文书面格式的构成

一、版头部分

1.公文编号“编0037”

2.机密等级与紧急程度机密★一年3号黑体字

3.发文机关标识红色

4.发文字号包括机关代字、年份、顺序号

如：省统基字〔2005〕10号3号仿宋六角括号

5.签发人3号仿宋姓名用2号楷体字

6.横隔线红色中间有五角星

公文编号（阿拉伯数字）秘密等级★保密期限（3号黑体）

紧急程度（3号黑体）

xx区人民政府文件（发文机关标识）

机关代字〔年号〕顺序号（3号仿宋字）签发人（3号仿宋体）：xxx（2号楷体字）

★

二、正文部分

1.标题发文机关＋事由＋文种；事由+文种

2号宋体字

2.主送机关受文机关(公文抬头）3号仿宋体

3.正文开头、主体、结尾3号仿宋体

4.附件3号仿宋体1.2.3.??

5.发文机关署名与印章骑年盖月

6.成文日期年、月、日写全“零”写成“○”

7.附注成文日期左下端用圆括号标出

3号仿宋体

公文标题（2号宋体字）

主送机关：（3号仿宋体）

正文（3号枋宋体）

附件：（3号仿宋体）1.

2.

发文机关及印章

年月日

附注：（3号仿宋体）

三、版记部分

1.主题词3号黑体＋3号宋体字2～5个

2.抄报、抄送机关3号仿宋体

3.制发机关(时间﹑份数)3号仿宋体

公文编号（阿拉伯数字）秘密等级★保密期限（3号黑体）

紧急程度（3号黑体）

xx区人民政府文件（发文机关标识）

机关代字〔年号〕顺序号（3号仿宋字）签发人（3号仿宋体）：xxx（2号楷体字）

★

公文标题（2号宋体字）

主送机关：（3号仿宋体）

正文（3号枋宋体）

附件：（3号仿宋体）1.

2.

发文机关及印章

年月日

附注：（3号仿宋体）

主题词：（3号黑体）xxxxxxx（3号宋体字）

抄报机关（3号仿宋体）

抄送机关（3号仿宋体）

制发机关（3号仿宋体）制发时间（3号仿宋体）

编000221机密

特急

xx人民政府文件

xv[1998]x号

—————————★—————————

xx省人民政府关于xx工作的通知

各地行政公署，各市、自治州人民政府：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx。

附件：《xxxx的报告》

发文机关（公章）

一九九八年九月八日

（此件发至县团级）

主题词：xxxx通知

————————————————————

抄送：省委、省人大、省政协办公厅。

————————————————————

xx省人民政府办公厅一九九八年月日印发

————————————————————

共印1500份

判断正误并改正错误：

1．行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文

书，是依法行政和处理公私事务的重要工具。

2．根据行文关系和行文方向，公文可分为上行文和下行文。

3．公文的结构可分为版头、正文、版记三大部分。

4．公文编号也叫公文份数序号或文件编号，位于公文文头右侧上方。

5．发文机关标识由发文机关全称加“文件”两字组成。

6．发文字号由机关代字和年份两部分组成。

7．标题的一般格式为：发文机关＋事由＋文种或事由+文种。

8．主送机关即公文的受理机关。

9．所有的公文都有附件。

10．成文日期指公文的生效日期。

11．附注标注在成文日期的左下端，用圆括号标出。

12．主题词间使用逗号。

13．送往上级机关叫抄送；送往下级机关叫抄报。

六、公文写作要求：

1.贯彻执行党和国家的政治路线，符合国家的方针政策、法令法规和有关规定。

2.严格遵守公文的行文规则。

3.结构严谨，格式规范。

七、公文的语体特点

1.公文采用记叙、说明、议论的表达方式。

2.公文用语的规范性

首先表现在:方言﹑专用名词﹑数字、外来语；

其次表现在语言具有特色：即简洁、平实、明快、庄重。

公文的语体风格，既不同于文学作品，也不同于议论文，表现出简洁、平实，明快、庄

重的风格。

(1)简洁公文简洁的风格，表现出来的是文字精炼，而文字上的精炼，来自于内容的

简明扼要。叙事时，采用概括叙述，抓住事情的实质，认真压缩、精心提炼。说理时，贵用

点睛之笔，只需三言两语把问题的性质、结论性的意见点明即可。

(2)平实公文平实的风格，就是质朴无华，不追求艺术化，即少用抒情和描写笔法，不

用夸张，比喻等修辞法。

(3)明快公文明快的风格，就是有话直说，旗帜鲜明，不含蓄、不委婉。叙事时，贵用

直笔，忌用曲笔，给人以坦率、朴实、明朗的感觉，一看便知，一听就懂。

(4)庄重公文庄重的风格，就是郑重、严肃。用词要贴切、把握分寸。注意使用公文的

惯用词语，运用必要的公文用语，使语意表达更加郑重、庄严。

写作练习(病文1)：

吉林省xx局文件

（1996）吉x字8号

签发人：

关于申请赴香港学习团组报告

省政府：

我局申派香港学习团组，个人零用外汇额度由长春中药厂从厂留学外汇中解决，配套人

民币由派人单位自行解决。

以上报告当否，请批复。

吉林省xx局

1996年8月21日

病文修改:

[1]发文字号应改为吉x〔1996〕8号，移至左侧空一字。

[2]签发人应在发文字号的右侧。

[3]“学习团组”属自造词组，应改为“学习团”或“学习组”。

[4]“报告”应改“请示”。

[5]“申派”属“自造词”，应改为“申请派出的”。

[6]“香港学习团（组）”不能由吉林省xx局申请派出，应改为“赴香港学习团（组）”。

[7]行文时间右移，改为汉字。

“发文字号”常见错误辨析一、搭配虚字

如：“×政字〔2002〕第2号”、“×发字〔2002〕第35号”，这里的“字”“第”均是没

有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政〔2002〕2号”（即安徽省人民

政府2002年度发的第2号文件）、“皖发〔2002〕35号”（即中共安徽省委2002年度发的第

35号文件）。

二、要素颠倒。

《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机

关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。

但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。

如：“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括

号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

三、年号不全

如“×政发〔97〕8号”、“×政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年

度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年，如

若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697

年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写

全称〔1997〕〔1986〕。《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。

四、错用括号

如“×政办（2002）8号”、“×政办〈2002〉8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”

均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“×政办〔2002〕8号”。

五、乱设虚位

发文字号中的“顺序号”常常出现虚位，如“×政秘〔2002〕008号”，这里的“008号”

应改为“8号”。《国家行政机关公文格式》gb/t9704—1999)已明确规定：“序号不编虚位

（即1不编为001）”。

六、与“公文编号”混为一谈

这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出

版社出版的《公文写作教程》、近年新出版的某函授大学教材《应用文写作》、某省党校系统

干部中专教材《语文》等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，篇

五：应用文含义

应用文书是指日常应用、运用的一些文章体裁，其概念小于实用文体，但包含在实用文

体之内。应用文书种类多、数量大、运用广，礼仪类、条据类等都是日常的应用文书。应

用文书不仅与通过形象思维创造艺术典型去感染读者的文学作品不同，而且与一般的文章也

有明显的区别。一般文章通常用来记叙、议论、说明某些事物、人物或事理，对读者可能产

生某种影响，其社会作用一般是间接的。应用文书的社会作用却是直接的，它虽不如公文那

样政治性强，但应用极为普遍，人们在日常生活中几乎每天都要用到它，其实用价值小可解

决个人事宜，大可对社会产生深远影响。

一、应用文书的概念

日常应用文书是人们在日常工作、学习、生活中处理公务和个人事务时所使用的具有实

用价值和惯用格式的文体。

（一）应用文书的特点

1．目的实用化

写作应用文书总有具体明确的实用目的，总是为了解决特定的问题，总有明确而固定的

使用对象，也就是说日常应用文书都有它的目的。例如写信，可以是写给某一个人的，也可

以是写给某一个单位的，不管是写给谁，总是由特定的原因所引起的，也总是为达到特定的

目的才写的。

2．结构格式化

由于应用文书种类繁多，它必须尽可能在形式上便于掌握，内容上便于理解，以便更好

地为生活和工作服务。为了适应这一要求，应用文书在长期的发展过程中逐渐形成了固定的

写作格式。这些写作格式，大都已成定体，不能随便变动。虽然某些格式在实践中根据实际

需要可以稍有变化，但这种变化是有很大限制性的。必须根据它所反映的不同内容，来选用

与之相适应的格式及语言形式，作者不可随心所欲、标新立异，否则就会出现差错、造成混

乱。这种结构形式上的格式化首先是为了便于运用，同时也是由应用文书内容及实用性特点

所决定，这构成了应用文书与其它文体相区别的主要特点。

3．文体简约化

应用文书尚简约而不尚冗长，尚朴实而不尚浮华。写作要实实在在，要言不烦，不堆砌

词句，不藻饰铺陈，并力戒套话、空话。这是为了表达的准确扼要，易读易懂，提高应用效

果。虽然文体的朴实简明，主要还是来自思想的朴实和思维的明晰，但具体的语言运用和文

风的把握也是十分重要的环节。字、词、句的援用要讲究分寸，轻重适宜，表意明确，简约

扼要，只要能把事情记述明白，把问题交代清楚，并与事实无出入，问题无歧义，也就达到

了表意的要求。