接电话

接听电话的技巧有哪些

关于接听电话礼仪的技巧大家了解多少?虽然我们每天可能都会接

听电话，但是对接听电话的技巧可能了解甚少，下面就让小编给大家

介绍接听电话的技巧有哪些!

接听电话的技巧有哪些

1来电铃声不可超过三次才接

有时候电话响一次就接了，会给人以一种很唐突的感觉，会让对

方感觉认为你压根没心听他讲话，但是当来电响了三次以后再接，会

让对方等的不耐烦、产生焦急情绪。如果是客户的话，可能会影响双

方的合作。

所以，在电话铃声响了两次后接是最佳的状态，但是如果确实分

不开身接电话的时候，电话响了超过了三次你在接起的时候，你应该

要向对方表示歉意：说一句让您久等了。

一般的规范电话用语：首先应，把自己的情况介绍一下，让对方

确定所打的电话是无误的，避免了一些因为打错电话浪费的时间。

2要注意通话时语气的用法

电话是非常直观的一种沟通方式，也是一种非常便捷的沟通方式，

所以语气是一定要注意的，因为对方不仅会注意你的内容，同时也非

常注意你的语气，在工作电话中尽量要采用礼貌用语，要有积极主动

的语气，让对方产生想与你沟通的心情，这样机会就会大很多了。

3与客户通电话要坚持后挂电话的原则

当对方在与你说再见的时候，同时你也要礼貌的回复对方一下，

表示尊重对方，等对方先把电话挂掉，确认通话结束后你再把电话挂

掉。切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音。

4随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好

准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有

认真听他说话。

5自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所

在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地

称呼对方的姓名。

6转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出

反应。一个好的可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延

时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟

后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话

的进展。

7避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给

他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，

你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗?”在你

作出这种决定之前，应当确定对方愿意你将电话转给他人。例如，你

可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”

8避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅

速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我

再给您打过去?”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，

就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时

间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如：你可以说：

“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完

毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对

方的注意。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片

刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你

可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：

“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些

小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意

识到你很忙而加速你们的讨论。

接听电话的注意事项

1及时接听电话铃声响起，要立即停下自己手头的事，尽快接听。

不要等铃声响过很久之后，才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。一个

人是否能及时接听电话，也可从一个侧面反映出他的待人接物的诚恳

程度。一般来说，在电话铃声响过三遍左右，拿起话筒比较合适。

“铃声不过三声”是一个原则，也是一种体谅拨打电话的人的态度，

而且铃声响起很久不接电话，拨打电话的人也许会以为没有人接而挂

断电话。如果接电话不及时，要道歉，向对方说“抱歉，让您久等

了”。

2谦和应对在接电话时，首先要问候，然后自报家门，向对方说明

自己是谁。向发话人问好，也有向发话人表示打来的电话有人接听的

意思。自报家门是为了确认自己是否是发话人真正要通话的对象。

在私人住所接听电话时，为了安全起见，可以不必自报家门，或者只

向对方确认一下电话号码来确定是否对方找对了人。即使对方错拨了

电话，也不要勃然大怒，口出秽语，而要耐心解释。在接听电话

时，要聚精会神，认真领会对方的话，而不要心不在焉，甚至把话筒

搁在一旁，任凭通话人“自言自语”而不顾。

3分清主次

其一，电话铃声一旦响起，接电话就成为最紧急的事情，其他事

情都可以先放一边。接听电话时，不要再与旁人交谈或者看文件、吃

东西、看电视、听广播等。即使是电话铃声响起的时候你忙着别的事，

在接听电话时也不要向打电话来的人说电话来得不是时候。

其二，有时候确实有无法分身的情况，比如自己正在会晤重要的

客人或者在会议中间，不宜与来电话的人深谈，此时可以向来电话的

人简单说明原因，表示歉意，并主动约一个具体的双方都方便的时间，

由自己主动打电话过去。一般来说，在这种情况下，不应让对方再打

过来一次，而应由自己主动打过去，尤其是在对方打长途电话的情形

中。约好了下次通话的时间，就要遵守约定，按时打过去，并向对方

再次表示歉意。

其三，如果在接听电话的时候，适逢另一个电话打了进来，切忌

不要中断通话，而要向来电话的人说明原因，要他不要挂断电话，稍

等片刻。去接另一个电话的时候，接通之后也要请对方稍候片刻或者

请他过一会儿再打进来，或者自己过一会儿再打过去。等对方理解之

后，再继续方才正接听的电话。