办公文秘

公司办公室文秘工作流程

任务1：撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料

工作程序：上报材料—-——撰写初稿—-—-领导审阅修改……上

交定稿

第一个步骤:上报材料

（1）办公室按集团要求,及时通知各部门上报材料；

(2）各单位按照时间、内容要求,上报季度、年度总结等材料（电

子版).

存在问题及处理建议：

（1）个别部门不能按时上报

产生的原因：工作效率低,最重要是领导重视程度差

解决方法1:电话催促（可控）

解决方法2:行政手段加大考核力度

(2）总结内容不全面,主要是工作措施多，数据支撑力度不够

产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强,但文字总结能

力较弱,其总结不能全面深入地反映工作成绩;二是个别部门平时忙于

生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，

总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难

以用数据量化.

解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时,加强学习

和总结,提高文字总结和分析能力;二是办公室多与各部门加强沟通，

督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析

总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、

做好下一步工作计划。

(3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团

上报时难以确定.

产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同；

解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以

向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的

基础上，经董事长或总经理确认;二是对外报的总结中，生产数据以

生产科提供为准，各车间数据作为参考;收入、利润、回款等经营数

据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采

购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。

第二个步骤：完成初稿（主要是需上交集团的材料）

根据集团及公司要求,办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳

理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深

入、有序地总结工作成绩及存在的问题,并根据公司领导班子的意见,

提出下一年的工作计划及重点措施。

第三个步骤:初稿审核及修改

(1)办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；

(2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修

改意见

（3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改

第四个布骤：定稿并上交

（1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿;

（2）定稿根据要求,发集团相关部门

任务2：文件管理

工作流程:接受文件……登记签批……执行落实……整理归档

第一个步骤：接受文件

办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获

取文件

第二个步骤：登记签批

（1）文秘人员对外来文件进行登记（来文时间、单位、主要内

容等)：

（2）文秘人员填好文件处理签后,交办公室主任填写处理意见；

（3)根据处理意见交主管领导批示;

（4）根据领导批示印发相关部门执行。

第三个步骤：文秘人员将处理过的文件按要求进行归档.

任务3：制度建设

工作程序：制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行

第一个步骤:制订计划：

（1）办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划：

第二个步骤：制定完善制度

(1）办公室根据公司要求下发制度建设计划；

（2）办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各

项管理制度。

问题:上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。

产生的原因:个别部门负责人忙于事务工作,疏于分析总结经验教

训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。

解决办法:一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管理

理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面管

理意识；三是要增强所订制度的有效性和可操作性，便于制度的贯彻

执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。

第三个步骤:审阅修改

（1）各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见.

（2）各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。

存在问题:个别部门制度交领导后,未及时通知领导审阅,使文件

长久搁置，无法执行.

解决办法:各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见.

第四个步骤：批准执行

（1）各部门对主管领导确认过的制度,及时上交公司办公室，统

一管理归档。

（2)办公室对各部门上交的制度,根据情况及时征求领导意见，属

公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部制

度的,由各部门根据主管领导意见执行。

任务4：督查落实

工作流程:

（1）根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；

(2)每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表;

（3）每月29日前,根据月初第一次会议上领导布置的本月工作

及各项指标，实际督查各部门完成情况.由各职能部门及车间提供相

关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结

果。

任务5：其他阶段性活动材料的准备

工作流程：根据公司安排,按要求及时完成.