函件格式

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正式公函的格式

公函的格式

函，即信;公函即公务信件。它是上下级之间或者平行机关以及

不相隶属机关之间在商洽和联系工作、资讯和答复大事或者问题时所

使用的基本文体。函的一个重要特点是不受公文所规定的各种严格限

制，如不用在公文中重要的文件头，也可不编文件号，有时标题也可

以不要，因此用起来极为简便。

公函的用法大约有下面几种：

1、每当下级机关需要向上级机关去询问一般事宜的时候，或者

上级的机关需要答复或催办下级机关的一些有关事宜。

2、平行机关或者不相隶属的机关之间商洽一些有关事宜，

3、机关或者机构经常用函来通知一般事项。如通知开一般性的

会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采纳书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有肯定敏捷机动

性。主要介绍规范性公函的`结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容

和写法要求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、

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事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格

写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、

依据、缘由等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有

关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先

引叙来文的标题、发文字号，然后再交代依据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事

项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询

问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得

体的语言把需要告知对方的问题、看法叙写清晰。假如属于复函，还

要留意答复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出盼望。或请对方帮助

解决某一问题，或请对方准时复函，或请对方提出看法或请主管部门

批准等。

(四)结语。通常应依据函询、函告、函商或函复的事项，选择

运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函

告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以

像一般信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

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撰写函件应留意的问题

函的写作，第一要留意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是

平行机关或者是不相隶属的行文，都要留意语气平和有礼，不要倚势

压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要留意

行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特殊是复函更应当快速、准时。

像对待其他公文一样，准时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。