信件

PracticalBusinessWritingInEnglish

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Summarizethemainideaofthisarticle.

Chapter1BusinessLetterWritingΙ

Addressingenvelopes信封的写法

BusinessEnv

receiver’snameandaddressshouldbetypedabouthalfwaydowntheenvelope.

Thepostmarkorstampsshouldbeplacedintheupright-handcorner,whilethebottomleft-hand

cornerisforpostnotationssuchas“Confidential”,“Secret”,“PrintedMatter”，etc.

ChinaNationalChemicalsStamp

Import&ExportCo.

Beijing

China

ith

C/OOverasTradingCo.

153MarketStreet

London

ByAirmail

Registered

UfulExpressions

GeneralDelivery平信

Registered挂号信

Express快件

Urgent(Immediate)急件

Airmail航空邮件

ViaAirMailRegistered航空挂号信

Private私信

Personal亲启

PrintedMatter印刷品

BookPost图书邮件

Manuscripts稿件

TopSecret绝密件

Confidential机密

Photographs:PleaDoNotBend照片，请勿折叠

ith

„„„

请人代为转交书信时，把转交人的名字写在收信人名字的下面，前面要加上Politenessof(orBy

Kindnessof,ThroughtheCourtesyof,PerKindnessof,Forwardedby,PERFavorof,ByFavorof,

WithFavorof,Favoredby)

地址书写顺序

Name

Title(positionordepartment)

Companyname

Streetaddress

Town

County(orprovince)

Country

BasicStructure

必选：Letterhead

Date

Insidenameandaddress

Salutation

Body

ComplimentaryClo

Signature

可选：

Attentionline

Subjectline

EnclosureNotation

CarbonCopy

Postscript

StandardPartsofaBusinessLetter

1、Letterhead信头

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名

称、地址、电话号码等(通常印在信纸的正中部分或左边部分)，因此就只需在信头下面的右边写上

写信日期就可以了。如信纸上没有打印信头，则可将信头写在信纸的右上角。

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名(full

streetaddress)；第二行写县county、市city、省province、州state、邮编zipcode、国名

country；然后再写日期date。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的

还要用，例如在写日期的时候。

Letterhead信头:

ChiwanPetroleumSupplyBa

Chiwan,Shenzhen,China

Tel:

Telex:446834AAOTSCN

Fax:

E-mail:abe@

StandardPartsofaBusinessLetter

2、date日期

书信必须注明写信日期，日期的位置要看信文的长短和所采用的书信格式。通常是写在左边或右边

信头下面两行的位置。常用日期书写式样：August3,2009（英式）；3August,2009（美式）

注：1、表示日期的单词要写完整：eg:DecemberforDec.；2、不要用数字来写日期：eg:10/2/2009

(×)

3、ReferenceNumber发文编号

发文编号是为了便于书信的归档，因此，一定要醒目。通常放在信头下面、左边两行的显眼位置。

有的发文编号只包括号码，有的只包括写信人以及打字人的代号，有的包括了前三者。

复信时，应标明来文号，以便收信人查阅档案。

ReferenceNumber发文编号

以复信为例：JohnSmith（打字人为LouiBrown）回信给GeorgeWilliams（打字人为GracePeters）

来文号号码发信人（大写）

Ourref:515GW/gp打字人（小写）

Yourref:386JS/lb

发文号

StandardPartsofaBusinessLetter

4、Insidenameandaddress封内地址

封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务(如适用)，公司名称(如适用)，街道名称或信箱号，城

市，州或省，邮政编码和国家。封内地址通常写在左手边，在日期线下面两行的位置。

如果收信人是公司，又以人名作为公司的名称时，公司名称前要加Messrs.这个尊称。Messrs.是

Mr.的复数形式，用在当公司的名称是以某个人或几个人而命名的时候。eg:,Smith

Co.

如果收信人是公司，但指明需交某人办理时，则在封内地址下加上“ATTN”或“ATTENTION”字样，

后面写上经办人的姓名，连同其所在的部门名称。如果对经办人的姓名不清楚，则写上其部门名称

或职称。

Attn.=ATTENTION=fortheattentionof

insidenameandaddress

m&Werner

7CliffordStreet

London,W.1,

England

Attn.:esManager

StandardPartsofaBusinessLetter

5、Salutation称呼

商业信函上的称呼通常冠以“Dear”这个字。写在封内地址下面。称呼应当与信封和封内地址的名

称一致，但写法不同。在信封和封内地址上要写出其全名，而在称呼上则不必。eg:amT.

Holmes（信封上）和/DearHolmes（封内地址）.

Salutation称呼

DearSirs,/Gentlemen:

DearSir,/DearMadam,

谨启者

,

DearAllenSmith,

DearManager,

DearHouwaresDepartment,

StandardPartsofaBusinessLetter

6、Subjectline事由

通常位于称呼下面，其作用是使收信人对信的要点一目了然，特别使双方往返信件很多，主题又不

相同的情况下，事由标题更为有用。通常在事由标题下面划线，以资醒目。

eg:Subject:TheLetterofMarch24

Or:TheLetterofMarch24

StandardPartsofaBusinessLetter

7、Body正文

通常位于事由下两行处，如果没有事由时，则在称呼下两行处开始。正文的段落之间要留空两行。

正文写作ABC：A：AccuracyB：BriefnessC：Courtesy

StandardPartsofaBusinessLetter

8、Complimentaryclo结尾敬语

通常位于正文末行下面两行的位置，并应与称呼相呼应。

RelationshipSalutationClosing

MaleFemale

NotknownDearSir(s),

Gentlemen:

Madam,

DearMadam,DearMesdames,

Yoursfaithfully,

Faithfullyyours,

Yourstruly,

Trulyyours,

,

,

,

Yourssincerely,

Sincerelyyours,

Yourstruly,

FamiliarDearJohn,DearAlice,Yourver,

(With)bestwishes







StandardPartsofaBusinessLetter

9、Signature签名

低于结束语一至二行，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识

别。职务、职称可打在名字的下面。

比如：代表公司正式签名

Yourfaithfully,

THEOVERSEASCO.,LTD

LiLiang

GeneralManager

合伙人代表公司签名

Yourfaithfully,

ForTHAMESBANKMETALCO.

LiLiang

GeneralManager

享有特殊权力的员工签名

Yourfaithfully,

PerForTHAMESBANKMETALCO.

LiLiang

Manager

无特殊权力的员工签名

Yourfaithfully,

ForSalesManager

LiLiang

代表个人的签名

Yourfaithfully,

LiLiang

MarketingManager

StandardPartsofaBusinessLetter

10、Enclosure附件

若信封内有附件时，应在机打名字左边的下面两行或发文号的下面两行处打出附件的标记

“Enclosure”或其缩写“Encl.”有的贸易书信，因为经办人编号在机打名字下面两行处，附件的

标记就要打在经办人编号下面两行的位置。

StandardPartsofaBusinessLetter

11、Carboncopynotation抄送

若信件的副本需要抄送有关部门或个人参考时需标明此项。副本抄送的标记是“CarbonCopy”,

或其缩写“C.C.”，位于附件下面两行的位置，若没有附件时，则打在机打名字下面两行处。

12、Postscript附言

一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通

常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

注意：在正式的信函中，应避免使用附言，若有遗漏，最好重打。

Enclosure附件

Enclosures:PriceList

Encl.:asstated

Enclosures(3)

TheCarbonCopyNotation抄送

Postscript附言

pleswillbemailedtoyoutomorrow.

FormsofBusinessLetters:

Blockstyle齐头式

——每行都从左边开始取齐，成一条垂直线。

Indentedstyle缩进式

——每段开始一般缩入6个英文字母。

Modifiedblockstyle改良齐头式

——书信的信头采用平头式，书信的其余部分采用缩进式。

齐头式：

FutureTextileGroupB.V.

Ossterstra2,7524DZEnschede

TheNetherlands

Tel:5387748

Telex:55687

Fax:53334197

Date:April24,2004

Yourref:C9564

Ourref:vwvw

Xi’anTextileImport&ExportCorp.

108LianHuRoad,

Xi’an,Shanxi,China

Dearsirs,

ThankyouforyourletterofApril18,companythatis,foryearsalready，

engagedinimportingclothingitemsfromyourcountry,althoughnotfromXi’an.

chasingManager,whoisin

HongKongatthemoment,willcontactyouwhenhereturns.

Withkindregards.

Yoursfaithfully,

FutureTextileGroupB.V.

(signed)（此处应为写信人的手写签名）

ake,Manager

缩进式：

FutureTextileGroupB.V.

Ossterstra2,7524DZEnschede

TheNetherlands

April24,2004

Yourref:C9564

Ourref:vwvw

Xi’anTextileImport&ExportCorp.

108LianHuRoad,

Xi’an,Shanxi,China

Dearsirs,

Sub.:keepincontact

ThankyouforyourletterofApril18,companythatis,foryearsalready，

engagedinimportingclothingitemsfromyourcountry,althoughnotfromXi’an.

chasingManager,whoisin

HongKongatthemoment,willcontactyouwhenhereturns.

Withkindregards.

Yoursfaithfully,

FutureTextileGroupB.V.

(signed)（此处应为写信人的手写签名）

ake,Manager

Encl：Companyintroduction

改良齐头式：

FutureTextileGroupB.V.

Ossterstra2,7524DZEnschede

TheNetherlands

Tel:5387748

Telex:55687

Date:April24,2004

Yourref:C9564

Ourref:vwvw

Xi’anTextileImport&ExportCorp.

108LianHuRoad,

Xi’an,Shanxi,China

Dearsirs,

ThankyouforyourletterofApril18,companythatis,foryearsalready，

engagedinimportingclothingitemsfromyourcountry,althoughnotfromXi’ed

isadetailedintroductiontoourcompany.

chasingManager,whoisin

HongKongatthemoment,willcontactyouwhenhereturns.

Withkindregards.

Yoursfaithfully,

FutureTextileGroupB.V.

(signed)（此处应为写信人的手

写签名）

ake,Manager

Encl.:asstated

Practice

Writeabusinessletterinblockstyle.

Mainidea:收到该公司的新产品简介，很感兴趣，希望能够详细了解该产品。

写信人：中国四川省成都市人民南路21号人民贸易公司业务部主任王兰。640021

收信人：英国伦敦蓝色大道107号Light海外贸易公司市场经理RichardLee.03215

附件：想了解产品的详细目录

注：要求必须有subjectline和发文编号