供应商管理

供应商管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司供应商管理，降低采购成本，提高办事效率，促

进廉洁自律，制定本制度。

第二条公司采购作业严格遵循公开透明原则、公平竞争原则和诚实信

用原则。

第三条供应商管理评审小组是公司唯一的供应商管理评审机构。采购

部是公司唯一的合法采购组织。

第四条供应商管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重

要基础之一。物料采购成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。有

效的供应商管理制度可以为公司创造效益。

第二章供应商管理评审小组架构

第五条供应商管理评审小组是公司供应商管理的最高权力机构，对公

司的供应商管理制度、供应商管理策略、材料价格等进行表决审批，负责

合格供应商的表决审批。供应商评审小组设专职组长一名，其余为兼职。

第六条组长全面负责供应商管理，由公司董事长或总裁兼任。

第七条审计对供应商单价进行市场调查，对公司各级采购人员的廉洁

工作进行调查。对采购业务与供应商评审小组会议决议是否相符以充分的

反映和监督。

第八条供应商评审小组任专职负责供管委日常各项工作的开展，负责

供应商的开发与管理工作，并与供应商保持日常维护及联络工作，定期招

待供应商。

第九条采购部经理负责公司各物料的采购落实工作。采购员负责物料

采购的落实与跟催。具体工作包括：建立供应商与价格记录;采购方式的

设定及市场行情调查;询价比价议价订购作业;交料进度控制与逾交督促;

进料质量控制异常处理等。

第三章供应商管理及评审

第十条供应商是公司的合作伙伴，公司营造良好的供需合作关系。

第十一条公司原材料料供应商的确定、价格、策略等均由供管员会议

决定。

第十二条新供应商评审须实地到供应商处所，进行对厂房、生产设备、

产品检验等各项要求是否满足公司的要求。因环境因素而无法进行实际评

审时，经常务主任和主任核准后，可用样品方式进行检测评估。

第十五条供应商通过了本厂的初审后，则可进行评审或评估。

第十六条供应商的评审：a)若实际需要时，由供管委委员(不得少于

3个部门的相关人员)到供应商处进行实地调查，并对供应商的生产能力、

质量体系及其它项目进行审核，取回样品进行检测，填写《供应商评审/

评估表》;b)原料样品质量检测合格，经评审合格后的供应商，由供管委

选择质优价廉，信誉良好的供应商，由采购部填写《采购协议》或由供应

商提供产品销售、《供应商质量保证协议》经双方盖章签字确认后，成为

本厂合作伙伴。

第十八条经过供应商管理委员会评审合格的供应商，登陆《合格供应

商名录》。合格供应商名录是采购部执行作业的必要前提。

第十九条严格控制在合格供应商名录外的厂商进行采购(500元以下

现金零星采购除外)。紧急、零星采购执行询价、议价程序后，经常务主

任审批后可作临时供应商进行采购。如不能执行询价、议价程序的，如常

务主任指派有关人员与采购员一齐参与采购。

第二十条新供应商审定，须填报《供应商审定表》，内容有注册资金、

人员、质量体系、主要产品、生产能力、付款条件等基础数据，产品是直

接生部还是贸易供货，并附营业执照、国税登记证复印件及相关资质证明。

第二十一条新供应商的开发，基于寻找直接生产厂家，中间贸易商一

般不作为首选开发对象。

第二十二条新供商评定标准分达到70分以上的，可以认定为合格供

应商。第一、经济性质(个体户为5分，有限责任公司10分)，第二、税

务资格(增值税一般纳税人10分，小规模7分)，第三、注册资金(100万

元以上6分，每增加10万加1分，最高10分;100万元以下5分)，第四、

人员(达100人以上为10分，以下为5分)，第五、质量体系认证(有的加

15分，未有为7分)，第六、付款条件(月结为15分，货到付款为10分，

其余为5分)，第七、价格(比现有供应商高的为0分，低2%的为7分，

低5%为10分，低5%的为15分，低8%为20分，低10%以上的为30分)。

第二十三条新供应商开发每月进行一次专题会议进行评审，新供应商

未经评审合格，不得向其采购物料(样板检测除外)。经评审合格后，可向

其进行小批量的试采购，稳定后可批量采购。

第二十四条合格供应商每季度评审一次，(一)价格：最高分40分，

标准分20分(根据市场最高价、最低价、平均价、自行估价制定一标准价

格，标准价格对应分数为20分，每高于标准1%，标准分扣2分，每低于

标准价1%，标准分加2分，同一供应商供应几种物料，得分按平均计算。

报价行为不规范，每一次扣5分。付款方式为月结加5分)，品质：30分

(以交货批退率考核：批退率=退货批数/交货总批数，得分=30分某(1-批

退率)计算)，交期考核分20分(逾期率=逾期批数/交货批数，得分=20分

某(1-逾期率)计算，另外：逾期1天，加扣1分;逾期造成停工待料1次，

扣2分)，服务考核分20分(出现问题，不太配合解决，每次扣1分;公司

会议正式批评或抱怨1次，扣2分;客户批评或抱怨1次，扣3分)。

第二十五条80-100分为a级供应商，a级为优秀供应商，可以加大

采购量;70-84分为b级供应商，b级为合格供应商，可正常采购;60-69

分为c级供应商，c级为辅助供应商，应减量采购或暂停采购;59分以下

为d级，d级为不合格供应商，予以淘汰。同类材料尽可能集中到一至二

家供应商进行采购作业。

第二十六条公司大宗材料供应商，需两家以上供货，由采购部合理分

配其份额，保证市场价格的竞争性及变化可控性。

第二十七条为了提高供应商的竞争力和危机感，公司对供应商实行动

态管理。对战略合作伙伴(70分以上供应商)签订一年期的采购合同协议。

同时，也向其他同类材料的供应商下一些单，以用来维持关系，还可以备

急用。

第二十八条通常用的大宗原材料的采购，公司每年引入一定数量的新

供应商，以增强供应商之间的竞争意识，以便提高质量及降低价格。

第二十九条供应商评审由常务主任负责组织，各委员参与。

第四章供管委会议议事规则

第三十一条公司设立供应商管理委员会，供管委是公司供应商管理及

采购管理的权力机构，在董事长的授权下从事供应商管理工作。供应商管

理委员会由供管委主任、常任主任(专职)、生产经理、品管经理、营销总

监、财务经理、pmc经理、研发经理组成。常务主任是供管委议事的主持

人，采购部经理列席会议，做会议记录并负责决议案的执行。

第三十二条供管委职责：(1)供应商评审;(2)拟定原物料的采购政策

并确保政策的适当执行;(3)依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及

合理的价格;(4)审核决定采购的时机、价格及数量。(5)协调、解决影响

采购实施的重大问题。

第三十三条供管委组织的运行：分定期会议与不定期会议。

第三十五条不定期会议根据实际工作需要进行召开。主要内容：1、

新供应商需要组织评审时;2、合格供应商内的物料调整(不高于原价格

的);3、调升价低于5%的物料;4、固定资产的采购;5、重大采购事项的招

标工作;6、紧急或特殊情况下的采购;7、原材料市场急剧变时;8、供管委

成员或采购提出的，需要进行的其他事项。不定期会议经供应商管理委员

会成员或采购员提议，应临时召开会议。

第三十六条供管委会议由常务主任主持，供管委全体委员参与，采购

部经理列席。

第三十七条开会的法定人数为全体委员的三分之二以上，供管委会的

决议须半数以上人员表决通过。出席供管委会议的列席人员无表决权。

第三十八条供管委会召开会议时，委员会成员若无法参加，应授权代

理人员参会。

第三十九条会议主持人为供管委常务主任，常务主任因故不能出席会

议时应委托或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。

第四十条定期会议的内容及程序：

1采购部经理报告以下情况：

(1)上次会议决议事项的执行情况。

(2)原材料的库存量。

(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

(4)月原物料采购计划及资金需求计划。

(5)采购实施中需协调解决的问题。

(6)第33条规定的内容。

2常务主任报告以下情况：

(1)新供应评审结果情况。

(2)老供应季度评审组织。

(3)采购单价的变化及其走势分析。

(4)供应商评审及采购实施中需要协调解决的问题。

第四十一条供管委会议要形成书面决议，与会人员签名，采购经理将

核准后的会议纪要分送委员会成员，并负责决议的执行。

第五章物料请购

第四十二条物料的请购，一律填报《物料申购单》，按正常程序审批。

《物料申购单》一式两联，一联自存，一联交采购课。

第四十三条库存生产性物料由物控员根据库存数量进行请购，先交仓

管员核实物料实际库存数，pmc经理审批。

第四十四条不作备料的生产物料由物控员根据客户订单或有效指令进

行请购，先交仓管员核实是否有库存，再交pmc经理审批。

第四十五条工具及配件由使用部门请购，交仓管员核实实际库存后，

交生产经理审批。

第四十六条资讯、文具、表单、劳保、花草由领用部门请购，先交相

关物料责任人核实库存，再交人力资源中心总监审批。

第四十七条形象、喷绘、与企划有关的物料由企划部请购，交中国区

营销中心总监审批。

第四十八条机器设备、固定资产由使用部门请购，由董事长或总经理

负责审批。

第四十九条装修基建物资，由指定专人请购，由董事长或总经理审批。

第五十条招待用物品、维修用零配件较急的，金额在500元以下的，

可以不执行请购程序。

第五十一条生产性通用、备料物料，由pmc经理制订安全库存，报供

管委审批生效。pmc每月20号前制订下月的采购计划，每月15号作出采

购补充计划。

第五十二条物料申购单填写要求规范、准确并注明目的和用途。对个

性化名称或申购内容不清晰，不足以准确表达物品物性的，采购部有权要

求申购人员补充完整。

第五十四条不需用、暂不需用物料，不得请购或提前请购，防止不必

要的资金占用和增加仓储负担，请购审批人为责任主体。

第五十五条审批人根据规定的职责、权限和程序对物料请购进行审批。

对不符合规定的请购，审批人有权要求请购人员调整请购内容或拒绝批准。

第五十六条各采购经办人员收到原请购部门送来撤销请购单指令后按

下列方式办理：

一、若原请购项目尚未办理：由采购经办人员在原请购单据上加盖撤

销章再交由采购经理将原请购单与撤销请购单指令按一般请购单据存档方

式处理，并停止作业。

二、若原请购项目已向厂商订购：由采购经办人员与供应厂商接洽撤

销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函。若供应厂

商坚持不能撤销，采购经办人员应于撤销请购单上注明原因，呈董事长核

签后由采购人员将撤销请购批令退回原请购部门。

第六章物料采购作业

第五十七条采购作业程序透明化，特别是价格机制透明化。

第五十九条公司财务审计，要定期对材料价格的执行情况进行全面审

计，要建立自己的价格信息系统并与采购价格信息及时供享，作为材料价

格审计的依据。

第六十一条所采购材料具备有效报价且市场报价没有变化的，在合格

供应商名录进行采购作业。

第六十二条所采购材料无报价或报价有变化的，须执行询价作业询价

程序和议价程序。询价议价程序同样适用于新供应商的开发过程。

第六十三条采购作业的询价程序。

二、采购经办人员询价时，应将询价结果记录于《询议价表》中。

三、采购经办人员通知厂商报价后紧跟催进度。

四、询价完成。

六、非生产用物料的报价审核，须由采购部门和使用部门共同参与询价并

确定供应商报价。

第六十四条询价完毕后，须执行议价作业程序。

二、议价注意质量、价格、交货期保证外，还应注意付款方式。付款

方式的优先顺序：月结付款、货到付款、款到发货、现金付款。

四、议价注意品质、交期、服务态度。

第六十五条木皮、实木需现场采购的，需两个以上跨部门采购小组进

行现场询价、议价、采购作业程序。

第六十六条可提供电脑打印小票及发票的大型超市所进行的现金采购，

可以不执行询价、议价作业程序。

第六十八条对一些特殊或重大的采购项目(如企划案、策划案等)需采

取招标方式确定供应商。

第六十九条例外紧急需求的特殊采购，需供管委成员及申购部门共同

参与决定。

第七十条《采购订单》是采购作业的书面凭据，《采购订单》一式四

联，一式自存，一式仓库收货(此联应将价格隐蔽)，一联财务结帐，一联

审计调查。

第七十一条《采购订单》审批程序，①采购员--②采购经理—③常务

主任—④财务审计—⑤供管委主任。

第七十三条采购作业进度的控制

一、采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，

预定作业进度。

二、预定作业进度须配合请购项目的缓急且作业进度须在预定的日期前完

成。

三、对未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员会同请购部门研

究处理对策。

四、及时分析填报《物料订购跟催表》，并反映给采购部经理。

第七十四条依相关检验与入库规定进行物料验收工作。交货质量异常

的，采购经办人员收到验收不合格的来料检验后，应尽速与供应商交涉扣

款退货换货等事宜，并将交涉结果记录于异常中的采购处理结果栏内，呈

报品管及生产并送回收货仓。

第七十五条依财务管理规定办理供应商付款工作。以暂借款采购的，

采购经办人员应在采购订单中注明是转帐借支付款、现金借支付款、私人

汇款借支付款，避免造成财务付款不清晰。

第七十六条品管部是公司法定的验收部门，其独立检验工作程序不受

其他部门的支配。

第七十七条非生产物料申请部门需提供检验标准给品管部，品管部按

标准进行验收，必要时申购部门进行协助验收。

第七十八条机器设备的验收由使用部门及设备专员替代品管部职能负

责验收。

第七章监督与责任

第七十九条审计应当加强对供应商管理及采购活动的监督检查。重点

是采购方式、采购程序、价格体系、廉政建设的监督检查。其执行审计按

《财务管理制度》执行。

第八十条审批、审核、质检、财务、采购等人员不仅职责权限明确、

而且应相互分离。

第八十一条采购作业人员实行每年轮岗，对其负责的物料交予其他采

购员跟单。

第八十二条任何部门和个人对公司采购活动中的违法行为，有权控告

和检举，公司将及时调查和处理。公司根据举报属实金额的30%以奖励。

第八十三条有下列情形之一的，应追查主管人员及当事人的责任：

1、擅自采用合格供应商名录外的供应商进行采购作业的;

2、擅自提高采购标准的;

3、以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇;

4、与供应商恶意串通的;

5、在采购活动中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;

7、现场采购中，提前串通供应商准备货物，商议单价的;

8、在监督检查中提供虚假情况的;

9、在公司以外场所私自接见供应商的(现金采购或公司指派除外)，

按受贿处理。指谁人不可以接见供应商。如果工作时间以外呢。刚巧这个

供应商是亲戚朋友或同学呢怎办。可能难于监控。

第八节附则

第八十四条本制度是供应商管理的纲领性文件，其实施细则、作业流

程、作业指导的制定以此制度为指导。

第八十五条本制度由供应商管理委员会负责制定，经董事长批准。修

改亦然。

第八十六条凡以此制度相抵触的文件或相关条款，均以此制度作准。

第一章总则

第一条为优化、开发供应商资源，建立供应商准入和业绩评估体系，

维持供应商队伍稳定可靠，为企业生产、建设提供可靠的物资供应保障，

特制定本制度。

第二条供应商管理的范围，包括对供应商的调查、选择、开发、使用

和控制等综合性管理工作。调查是基础，选择、开发、控制是手段，使用

是目的。

第三条供应商管理的核心是在供应商资源调查基础上，形成优存劣汰

机制，编制<合格供应商名册>。供应商管理制度。

第四条<合格供应商名册>是采购工作中选择、使用供应商的主要依据。

对于未列入<合格供应商名册>的供应商，经过调查、评估合格后，列入合

格供应商名册新增部分。

第五条对于未纳入<合格供应商名册>，未经过调查、评估，或经过调

查、评估后不合格的供应商，无投标资格，不得签订合同。

第六条本制度适用于集团所辖各生产性公司。

第二章供应商资源调查

第七条供应商资源调查是供应商管理的基础工作。分为现有供应商的

合作业绩调查、新增供应商综合实力调查。

第八条现有供应商的合作业绩调查，是供应商资源调查的重要方面，

包括现有供应商基本情况、与hg集团的合作年限，集团各公司产品使用

情况(数量、金额、使用寿命)，售后服务情况，价格水平，财务付款与欠

款情况。供应商管理制度。

第九条新增供应商的综合实力调查，是供应商资源调查的补充，包括

新增供应商基本工商资质、主要生产设备与检测设备先进水平、生产规模、

财务能力、主要产品技术指标、主要用户使用情况(业绩、使用寿命)，售

后服务情况，价格水平，等等。

第十条供应商资源调查工作由集团工程管理部牵头组织。

根据调查工作计划，由集团工程管理部组织使用量(金额)最大的用户

公司采购部，进行现有供应商的合作业绩调查;组织推荐人所在公司采购

部，开展新增供应商的综合实力调查。

调查报告的格式模板见附件1、

第三章<合格供应商名册>的建立与维护管理

第十一条在分析、综合供应商资源调查报告的基础上，评估现有供应

商、新增供应商综合实力，编制<合格供应商名册>。

第十二条集团工程管理部负责<合格供应商名册>的审核、建立，户头

增减维护，定期颁布。建立计算机供应商管理信息系统，并指定专人进行

日常管理。

<合格供应商名册>基本数据保存的形式是电子表格e某cel，计算机

供应商管理信息系统数据库据此导入引用。

<合格供应商名册>的封面、内页样式见附件3、

<合格供应商名册>的内容字段约定见附件4、

第十四条集团工程管理部制定供应商管理系统管理人员工作纪律、考

核规定，保障<合格供应商名册>基本数据真实准确、及时更新。

第十五条<合格供应商名册>的建立与维护管理包括合格供应商名册初

始建立、现有供应商评估、违规供应商除名、供应商资格注销、新增供应

商添加。

第十六条合格供应商名册初始建立、现有供应商评估、违规供应商除

名、供应商资格注销、新增供应商添加的审批权限见附件5、

第十七条合格供应商名册初始建立，基于集团公司经过多年实践，已

经形成较完善的供应商队伍，集团工程管理部结合供应商资源调查的成果，

集中组织评估，对产品质量过硬、价格合理、合作期较长、信誉良好、作

风端正的供应商，直接纳入<合格供应商名册>。

合格供应商名册初始建立流程见附件6、

合格供应商名册初始建立封面、内页模版见附件7、

第十八条合格供应商名册初始建立的原则:

1、合格供应商名册初始建立的总户数不超过现有供应商总户数的

80%;

2、现有供应商，产品质量过硬、价格合理、合作期较长(一年以上)、

信誉良好直接进入;其他现有供应商进入评估程序。

第四章<合格供应商名册>的评估筛选、资格注销、违规除名

第十九条<合格供应商名册>的评估筛选，是集团工程管理部组织的定

期评估，在供应商资源调查和现有供应商年终评估的基础上进行，现有供

应商年终评估的标准与打分表见附件8、

第二十条现有供应商年终评估每年十二月上旬，由集团工程管理部统

一组织安排。现有供应商年终评估程序见附件9、

第二十一条供应商年度评估必须于年底前完成，并及时下发下年度<

合格供应商名册>。

第二十二条评估小组的组成:使用单位技术人员代表1人、使用单位

领导1人，专业工程师1人，相关采购人员2人(集团1人，分公司1人)，

监察部代表1人。

第二十三条现有供应商年终评估分为优秀、良好、及格、不及格(含

差)四档，对应的评估分值和应对管理措施见附件10:

第二十四条供应商资格注销是指因供应商破产、一年以上无合作等原

因，失去其保留<合格供应商名册>资格的情况。

第二十五条供应商违规除名是指供应商在与本集团公司合作过程中，

采用欺诈、胁迫、串标等不正当手段，受到本集团公司审计、监察等职能

部门除名处罚。

供应商除名与注销流程见附件11、

第五章新供应商资源的引进

第二十七条新增供应商综合实力评估标准与打分表见附件12、

第二十八条新供应商添加审批流程见附件13、

第二十九条新增供应商申请审批卡见附件14、

第六章违规考核与处罚

第三十一条<合格供应商名册>是选择、使用供应商的依据，对于违反

本制度选择供应商的行为执行如下考核，见附件15<供应商管理制度执行

情况考核处罚表>。

第三十二条工程管理部负责制度执行情况的检查与考核，对于违反制

度的情况，及时下发<整改与处罚通知单>，对于年度内连续两次、累计三

次违反制度的采购人员，调离采购岗位。见附件16、

第三十三条工程管理部供应商管理系统管理人员工作纪律、考核规定

见附件17、

第七章附则

第三十五条工程管理部负责本制度的起草和解释工作。

为了加强对政府采购定点供应商的管理，规范市场行为，引导企业进

行有序竞争，根据《政府采购法》，特制定本考核制度。

一、考核方式

本制度实行36分制，即根据全年12个月，各定点供应商在当月内无

违反定点协议规定、无违法经营、无投诉等状况得满分3分，全年共36

分。有上述状况则相应扣分，全年扣完36分为止。并依据扣分状况进行

处罚。

市财政局政府采购办负责对定点供货商进行考核，必要时邀请监察、

审计、有关人员参加，每月实行定期或不定期稽查。

1、是否遵守职业道德，礼貌经商，为客户带给优质服务。

2、所带给商品是否明码标价，价格是否合理，是否超过规定的指导

价。

3、所带给产品是否正规厂家品牌，是否有掺杂使假、以次充好或克

扣欺骗用户等行为。

4、是否有健全的制度，是否有送礼品、给回扣、多开或少开税务发

票等不正当行为。

5、中标供应商在收到各采购单位订货要求后，在承诺的供货时间内

不能供货的;

6、所带给的货物高于市场上同品牌同型号产品普遍价格的。

7、拆换、调换、截留产品零部件的。

8、有串通、贿赂、欺诈行为的。

9、其他严重违法、违规、违约行为。

三、具体扣分标准

(略)

四、违规处罚

1、当月扣分在6―8分内，采购办将在定点单位之间进行通报。

2、当月扣分在8分以上15分以内或当年累计扣分15分以上24分以

内，采购办在《中国财经报》、《中国政府采购网》、《青岛财经日报》、

《青岛政府采购网》等媒体进行曝光，并没收二分之一的质量保证金，定

点单位从当月起进行整顿，整顿期间，暂停有关政府采购事项。

3、当月扣分在18分以上或者当年累计扣分36，除在以上媒体曝光

没收全部质量保证金外，立即取消定点资格，取消三年内参加政府采购的

资格。

4、各定点单位的扣分状况，将作为下年度定点招标的重要参考依据。

5、采购办稽查人员要认真履行职责，客观公正地对待所有供应商，

要严格遵守《青岛市政府采购廉政守则》等有关规定。