大型会议

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会议的主要类型

会议的主要类型

销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如

季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。年

会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让

与会者相互交流并有意见反馈。专业会议：是就某个领域的问题

进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问

题、解决问题的小组会议。奖励会议：是为了员工分销商或客户

的出色工作表现进行表彰奖励。培训会议：一般要用至少一天，

多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培

训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要

实现某些目的和目标。

附送：

会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备

会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一

起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消

费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升

城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

会议管理，又名活动管理,原译为eventsmanagement、

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onferenemanagement或meetingmanagement等，是一种由主办方或会

议活动组织者创建和管理的专门针对某一场会议的专题网站.与一般的

网站不同,会议管理有详细的会议所举办的日期、时间、地点、已经对

参会人员的要求，并且有在线报名和购买门票等功能。通常由会议主

办方进行管理、不定期发布新的会议动态或新闻。一个典型的会议管

理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的媒体。能够让参会

者以简便有效的的方式在网上了解本次会议的信息。会议管理是社会

媒体网络和数字会务服务的一部分。会议管理的服务对象涉及复杂的

品牌推广，寻找受众目标，甚至挖掘参会人员的数据。会后对相关数

据进行分析，确保投资回报，这一专业流程已经成为市场活动一个重

要的事件驱动。在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意

味着市场营销及客户管理不能再象以前那样单一。会议和活动，如全

球气候变暖峰会，亚运会等在某些情况下，已经对他们的社区甚至整

个国家产生巨大的影响。会议管理的应用规模没有明显的界定，现在

包括所有从奥运会规模下降至5人的商界人士早餐会。包括许多行

业，慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议，以推销自己，建

立业务关系，筹集资金或庆祝。目前国内打造会议管理的途径主

要有两种：一是找网络公司专门为本次会议制作一个专业的网站；二

是利用会议活动管理系统自动生成。找网络公司价格大概XX~5000元

不等，主要根据会议管理的栏目价格会有出入，开发周期大致15个工

作日。优势是可根据会议组织者的要求独立设计网站样式模板和功

能，可与开发公司沟通加入一些会议组织者个性化的一些元素，但目

前国内的网络公司对这种会议管理都不会专门编写一个网站，而是利

用主流的ms系统进行生成，只是修改下网站的样式，考虑到开发周

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期、费用和网站的不可重复使用性这种方式已经越来越不被认可。会

议活动管理系统则更加智能和实惠，国外一般称为

eventsmanagementsoftare可见主要用作活动的管理，一些中发达国家

的活动、会议、聚会较为发达和常见，因此这类的管理和应用系统也

孕育而生。国外比较常用的如eventbrite，regonline，就连专门做邮

件营销的巨头onstenontat今年年初也开始涉足eventsmarketing.国

内目前常用的有mmova.因为mmova主要针对会议的客户，因此较国外

的此类服务更为专业，生成的网站也较完善。目前大部分会议的

主办方均有意尝试信息化更强的会议活动管理系统进行会议管理的建

设，不仅节约开发周期、并且费用低廉、同样也可以自定义网站样式

及风格，并且在线注册环节比自主开发的要更为稳定和可靠。注

意事项考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要

考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会

不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎

样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的

安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间

预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行

与圆满结束。选择合适的会议场所会议场所的选择有很多

种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山

清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议

则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求

是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没

有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈

杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。用文字

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记录会议的相关事项在准备会议的过程中，有关会议的各个事

项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后

续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，

不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了

各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细

致。会场的器材准备现代化的会议离不开各种辅助器材，

在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。桌椅、名

牌、茶水桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型

或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准

备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作

座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。会议上的茶水饮料最好

用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢

喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是

最能让每个人都接受的选择。签到簿、名册、会议议程签

到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组

织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿

安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主

席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了

解，彼此熟悉。黑板、白板、笔在有的场合，与会人员需

要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备

发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑

板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦

等配套的工具也必不可少。各种视听器材现代科技的发展

带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，

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给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否

能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄

像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的

结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

资料、样品如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资

料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而

谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结

合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得

多。