书信格式

书信的格式

(1）称呼。把对收信人的称呼写在第一行，顶格。后面加上冒号，表示下面有话

要说。怎样称呼，要根据写信人和收信人的关系而定，一般说，当面怎样称呼，

信上就怎样称呼。有时可以在称呼前面加“敬爱的”“亲爱的”这样的词语。

(2）正文。这是信的主要部分。写信人要说的话，都写在这部分。正文的开头空

两格，通常是先写问候的话，如，“您好！”“你身体好吗？”如果写的是回信，

可以写“×月×日的来信已收到”等内容。如果来信中提出一些问题或要求代办

的事，可以先把问题回答清楚，或者把代办事情的结果告诉对方，然后再写自己

想说的话。如果说的事情多，就应该分段写，写完一件，再写一件。每段起行空

两格，转行顶格。

(3）结尾。正文完了，结尾应写上致敬或祝福的话，如，“此致敬礼”“祝你健

康”。结尾的写法，根据对象而定。如果给长辈写信，可以写“敬祝近安”“敬

祝健康”；如果给平辈写信，可以写“祝你健康”“祝你工作顺利”；如果给晚

辈写信，可以写“祝你进步”“望你努力学习”。其中，“此致”“祝你”等字

眼，应紧接正文之后，或单独占一行，空两格写；“敬礼”“健康”“工作顺利”

等字眼，要另起一行顶格写。

(4）署名。结尾写完后，在信的右下方写上写信人的名字。可以带姓，也可以不

带姓（熟悉的人可以不写姓）。有时可以在名字前面加上称谓，如“弟、儿、侄、

妹”。如果加称谓，一般不带姓。如果是给单位或组织写信，姓名要写齐全。

(5）日期。日期可以写在署名的后面，也可以另起一行写。

如果在信里问候别人，一般在署名和日期之后，另起一行，写上“请代向××问

好！”“××并此问好！”

如果信已经写好，但是还有一些话没有说完，可以写在信的后面。先写一个“附”

字，后面加上冒号，写完补充的话以后，再加上“又及”二字，“又及”后面加

句号。

信封的格式

（1）在信封的第一行写收信人的地址。字迹要工整，地名要详细。写地名要由

省、市、县，一直写到区、街和门牌号码。如果是给农村写信，还要写上乡名和

村名。信封的左上角画着六个方格，应在里面填上收信人的邮政编码。

（2）在信封的第二行中间写收信人的姓名。可以根据收信人的身份，在名字后

面写“收”或“先生（女士）收”等，此处应避免写称谓，如，不宜写“爷

爷收”。

（3）在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名。信封的右下角有六个小方格，

应在这里填上寄信人的邮政编码。信件万一出现投递困难的情况，邮局可以凭借

这些信息，迅速地把信退还给寄信人。

（4）信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打

印区，不要在这个区域里写字或署名，以免影响投递。

（5）信封上的字不能用铅笔写，以防模糊不清；更不能用红笔写，因为这是不

礼貌的行为。

（6）托人转交的信，在信封上要写“面交”“烦交”等字样，在信封第三行的

后半行上，写“×××托”或“×××拜托”就可以了。