电子文档该如何整理及存储

电子文档该如何整理及存储

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电子文档该如何整理及存储

　　经了解到大学图书馆管理员很多是硕士学历时，并专门研究图书管理学，颇感震惊。私以为图书文档的整理无所谓花点时间和心思，不至于有专门的学科和工种。而后，逐渐了解到无论是图书、文档、资料甚至电子文档的整理，工作之中确有些学问。

　　电子文档该如何整理及存储

　　于管理而言，无论是资料文档，还是生活工作，都需要花心思，做学问。

　　读了一些关于整理文件资料的文章，结合自身平时的心得，分享给各位朋友!有用取之，无用弃之。

　　配图工具：百度脑图

　　以下逐项解释：

　　整理原则

　　文件保存原则

　　重要性

　　并不是所有的文档资料都需要保存。取之用之，无用丢之!

　　复用性

　　经常使用的文件，存储的内容对工作和生活提供帮助，存!

　　稀有性

　　照片、证件资料、网上非常难找的文件等属于稀有文件，存!

　　网上随处可见的安装包、文档等文件，用过之后及时删掉!

　　种类划分的灵活性

　　存在即合理。文档资料的整理亦是如此，不必过分纠结文件的归类。

　　对不同的文件归类方式不应完全一致，划分的层次和分类标准是可以灵活变动的。

　　在不同的时期整理资料时，也要体现灵活性。彼时的紧要文档，此时或许不重要了。

　　当同种类的文档资料数量逐渐增加，对查找产生影响时，及时调整。

　　分类方式不能满足时，可交叉使用不同的分类方式。

　　定期整理的周期性

　　定期整理!根据不同的文件定义整理的周期，或定义文档数量的阈值。当文件数量超出时，或者周期时间到，花一点时间整理一下文件夹的资料。根据文件保存原则和灵活性原则，加以整理!

　　文件越多，越需要整理。根据以上原则，会极大提高文件结构清晰度!

　　2.分类标准

　　建议文件分类标准交叉使用，更清晰的了解文件结构

　　归属方

　　公司

　　个人

　　亲友

　　时间

　　时间段

　　最新

　　完成时限

　　重要性

　　个人

　　普通

　　私密

　　视频音频

　　文件大小

　　适用范围

　　等等

　　以上仅是常用的一些类目，更多类目根据实际需求，但文件不多时，建议不要过分分类了。

　　最后推荐几个文件存储工具，及个人使用建议。

　　电脑磁盘

　　C盘：系统盘，桌面文件尽量少，可以设置快捷方式到文件夹。

　　D盘：存储公用或普通文件资料视频音频等。

　　其它：存储个人文件、私密文件等。

　　网盘

　　百度网盘：容量大，流转网络上的资料非常方便，很多视频或大型软件都可以保存至此。不建议存储个人资料。

　　微云：腾讯家的云盘，容量小，微信和QQ文件都可以转存至此，照片备份功能也不错，建议存储个人资料和小文件。

　　同步工具

　　坚果云：类似于SVN，个人账户的.资料共享，差异化存储。非常适合存储工作相关的文件，资料。多终端方式，PC端、手机端都很好用，查看文档资料非常方便，扩展也较多。

　　OneDrive：微软自家的同步盘，有点很多。缺点只有一个：有时同步会慢一些，毕竟是国外的软件。。。

　　笔记类工具

　　印象笔记：推荐使用!多标签和多文件夹，多对多的方式，且搜索到笔记的具体内容，方便查找。缺点：普通用户只能同步两个终端，第三个以后的终端需要重新登陆，并下线一个。

　　有道云笔记：网易出品，必属精品!界面简洁，文件夹丰富，一对多的方式。缺点：有时会有广告。查找笔记不是特别方便，需要记住所属的文件夹。

　　OneNote：第一个使用的同步工具，后来因为同步的问题，放弃了!适合单终端，毕竟国外的软件，同步起来不稳定。

　　手机备忘录：方便好用，建议记录一些随笔或零散的笔记。