大学生联合会—外联部章程及干事职责

第一章 总则



第一条 为了高效无误，保证外联部工作的顺利开展，特制定此工作制度。



第二条 长江大学学生会外联部为大学生联合会下属部门，一切工作必须服从学生会的安排，保障学生会的基本利益



第三条 外联部各成员必须严格遵守外联部工作章程及工作制度。



第四条 外联部各成员必须严格遵守外联部实务操作流程，紧急情况可请示上级后特殊处理，否则一律严惩。



第二章 工作内容



1） 主要通过对外界的联系沟通,为学生会顺利组织各种活动筹集资金和物品，加强学生会与社会经济实体间的合作；



2） 建立学校和企业联系的渠道，建设和维持同优秀企业间长期合作关系，创建长大学子与本地社会的交流平台，向社会输出我们大学的优秀学子；



3） 负责学生会对外活动及和兄弟院校学生会之间的联谊活动；



4） 同时兼顾学生会学生会各项活动的组织与策划工作，扩大学生会活动的社会性、树立学生会对外形象



5） 在力所能及的范围内,为院同学提供勤工俭学的机会；



通过建立和创造各种真实或模拟的营销、谈判、公关的实践平台，如开展“企业职场模拟招聘大赛”等系列活动，提高广大同学参与社会活动，投身社会实践的热情，促进职业综合素质的发展。



第三章 内部责任划分及工作安排



1、干部成员组成：（各校区）按工作内容划分：策划部长，通联部长，日常部长



按职责划分：一名部长，两名副部长



由于每校区只有三名部长，所以规定东西校区的各部长在作好正部和副部的职责同时，根据自身情况在日常工作中各兼任策划部长，通联部长，日常部长的一项。



2、具体责任



1）按工作内容划分：



策划部长：负责指导带领策划组开展策划组的工作；



通联部长：负责指导带领通联组开展通联组的工作；



日常部长：负责指导带领日常组开展日常组的工作。



2）按职责划分：



常务部长：



1、负责本部门的整体工作，配合主席团做好学生会的管理工作；



2、协调东西校区间的工作，定时召开部门校区间例会，从整体上考虑本部门的发展；



3、决定本部门的重大事宜、协调东西校区外联部相关活动的策划和安排；



4、及时向团委上交工作计划和总结，与团委老师沟通本部门的工作；



5、负责本部门所有成员的工作考核，关心本部门成员的思想、学习和工作情况。



常务副部长



1、负责本校区外联部工作的整体统筹、监督、指导及总结。学期初制定出部门工作计划，并合理安排时间进行实施。



2、定期主持召开本校区部门例会，及时解决工作中

存在的问题，并对近期工作进行小结与部署。听取其他成员的意见和建议，注重成员之间的沟通与合作。



3、与学生会其它部门协调，每次外联活动开展时与主席，秘书长以及活动负责部门作好交流沟通，向活动主办，协办部门抽调专门的外联负责人配合各业务组的业务，为外联部的活动开展创造良好的外部环境。



4、团结部门内部成员，关心其思想动态及工作、学习态度，及时给予帮助及指导



副部长



1、协助部长处理相关工作，积极与部长讨论工作及部门内部存在问题。



2、团结部门内部成员，关心其思想动态及工作、学习态度，及时给予帮助及指导。



3、主要负责定期组织内部成员培训，主要包括招商策划书，合同的拟订培训，以及谈判技巧，公关礼仪知识培训。



4、完成部长交办的其他任务。



5、协调部长做好活动中工作人员的安排。



干事



1． 熟悉学生会的工作，与部门所有成员共同搞好本部门的工作；



2． 在工作中善于发现问题、提出问题和解决问题，不断提高工作能力。



3．完成部长或副部长分配的任务。



4．积极参与本部门各项工作，增强主动性，加强与部长、副部长的交流和沟通。



5．对学生会的公共物品做好维护；



3、干事工作安排



策划组：



1）负责对学生会各部门投递的活动策划书进行商业合作价值方面的修改审核，并根据最终活动策划对每项活动进行招商策划书的拟定。



2）负责相关活动信息及商家资料的网上搜集以及汇总备案工作，主要创建“荆沙企事业单位黄页” 。



3）为通联组的每次任务出行提供必备的背景资料（包括同类活动图片，资料，商家背景，文化等）支持。



4）汇总通联组在每次商谈过程中提出的不同于早期招商策划书的商家新要求，按谈判结果修改完善招商策划书。



5）配合秘书长及策划部长拟订学生会各项活动的最终合同。



6）合同签定后，负责与宣传部，新闻部跟进活动前期宣传，落实商家宣传要求。



通联组：



1）主要负责出行每项活动的外出招商任务，与商家进行主动必要的电话联系，和直接的商务谈判。



2）每次任务出行结束后，上交出行过程中所搜集的相关活动信息及商家资料，以任务报告的形式上交给策划部长，配合策划部完善 “荆沙企事业单位黄页”。



3）活动正式进行时，负责接待每次活动的赞助及邀请商家，主要跟进活动主办部门落实相关商家所要求的活动现场宣传部分及现场布置。



4）负责和活动主办部门的沟通，每次商谈过程中不同于招商策划书的商家新要求，在审核，敲定时必须及时反馈，咨询活动主办部

门负责人和策划部长。



日常组：



1）负责部门的财务管理，主要针对外联部内部资金（奖金提成）的分配，及支出管理。



2）每次签定合同后，配合常务部长及校区秘书长跟进赞助资金的到帐，最终汇总到团委由其统一支配，同时向团委上交合同中所示赞助资金的活动预算明细。



3）负责收集整理部门内部成员的财务报销票据，定期及时的向日常部长及校区秘书长集体报销。



4）负责东西两校区外联部的日常事物联系，配合常务部长定期组织召开两大校区外联部的例会，以及联谊活动 。



5）负责外联部各种例会的出席考勤以及会议记录。



6）负责每次活动结束后图片和相关报道的收集备案，为通联组出行任务作准备。



7）负责外联部内部档案存档整理。



第四章 外联部实务操作流程



1、活动开展大概二十天前收集到活动主办方拟定的活动策划书，其中要求包括具体流程和经费预算；



2、由策划组负责对学生会各部门投递的活动策划书进行商业合作价值方面的修改审核；



3、由策划组根据最终活动策划对活动进行招商策划书的拟定；



（此时保留的材料就包括活动策划书和招商策划书两份）



4、一式两份交由本校区秘书长及外联部常务部长审批（以上四步流程须控制在四天时间内）。



5、审批合格后，主要任务组即通联组和策划组合作开始进入商家接触和商谈过程，策划组拟定合同书；



6、合同拟定后交由本校区秘书长及常务部长审定，汇总意见后，最终由常务部长和团委领导直接沟通决定。



7、合同审批后，由活动主要负责人签定合同。



8、签定合同后，除外联部奖金部分，余款由日常组配合常务部长及校区秘书长跟进赞助资金的到帐，最终汇总到团委由其统一支配，同时向团委上交合同中所示赞助资金的活动预算明细。



9、合同签定后奖金部分直接由日常组长划到常务部长帐户，大型活动的奖金由常务部长在三天内分到各校区外联部，小型活动的奖金由常务部长审核转交给执行校区部长。（以上四步流程必须控制在活动前一星期完成）



10、合同签定后，策划部负责与宣传部，新闻部跟进活动前期宣传，落实商家宣传要求。



11、活动正式进行时，通联组负责接待每次活动的赞助及邀请商家，主要跟进活动主办部门落实相关商家所要求的活动现场宣传部分及现场布置。



12、日常组负责每次活动结束后图片和相关报道的收集备案。



13、活动结束后，如有必要各校区内部可由常务副部召开总结会议交流经验，由常务副部作出具体活动总结。



具体操作中可酌情处理。



第五章 奖金任务分配

制度



1）主要大型活动（想唱就唱，女性风采大赛，大学生讲坛，辩论赛，k歌之星，企业模拟招聘大赛）必须根据东西两校区的具体情况，主要由主办场所和活动时间安排决定哪个校区来执行此次赞助任务，如场地没有明显校区之分的活动，采取“统一行动，协调处理”的方针，由常务部长总负责，东西校区各执行，实行竞标。



2）外联部内部活动奖金为总赞助费用的5%，主要大型活动（想唱就唱，女性风采大赛，大学生讲坛，辩论赛，k歌之星，企业模拟招聘大赛）的奖金两校区无论那方为执行组一律平分；校区小型活动的奖金如月末舞会，羽毛球赛只归该校区所有。



3）合同签定后奖金部分直接由日常组长划到常务部长帐户，大型活动的奖金由常务部长在三天内分到各校区外联部，小型活动的奖金由常务部长审核转交到执行校区。



第六章 例会制度



第一条、东西校区（自两区正式干部干事确定后）由常务部长每两星期召开一次例会。



各校区每周部门定期举行一次例会，任何人不得无故缺席。会前请自动关闭一切响闹装置，不得影响正常会议。



第二条、会议主要进行每周工作总结，部长传达上级指示和新的任务，具体安排部门工作和具体活动的人员部署。



第三条、在工作处理中有任何的问题和疑问可及时提出，共同解决。



第四条、若有紧急情况，可由部长或副部长临时召开。



第五条、部门例会要求每位成员准时参加且必须考勤签到，因故无法参加的需在例会前



向部长请假，请假超过3次（含3次）以上者给予部门内部处分。



第六条．日常部负责外联部各种例会的出席考勤以及会议记录



第七章 工作细则



第一条、外联部全体成员要服从部门工作安排、部署，要有大局思想和主人翁意识。



第二条、对于部门和社联内部各种资料须妥善保管，绝对不能外泄。若有发现，必将严厉惩处。



第三条、外出联系商家时，须提前做好充分准备，并应及时向部长报告商家要求及商谈情况。



第四条、 严格遵守外联部实务操作流程，任何人无权利擅自同商家签订或口头商定任何协议。



第五条、每次外出，不允许单独行动，需有两人及两人以上共同出行。



第六条、出访时，要时刻牢记自己代表着学校、大学生联合会，必须着装整洁、言谈得体，保持学校及大学生联合会的良好形象。



第七条、与人交谈时要注意所处环境，选择适当的方式方法，绝不可盛气凌人、妄言不知之事。



第八条、外联部的一切赞助物品及资金归大学生联合会所有，任何人不得擅自动用，须在合用签定后由团委同一支配。

第九条、部门人员有义务为部门收集各方面的消息情况，及商家资料并上报部门。



第十条、任何人不得做出有损学校及社联名誉、利益的行为。若查实，经内部讨论后给予警告处分，对于造成特别严重影响的将直接取消其职位。



第十一条、本着“热情、主动、自信、诚恳、认真”的原则妥善处理工作中发生的问题

三、外联具体制度:

1、招收干事：开学后，按学生会安排时间统一招收一定数量的合格新部员，确保本部的人员充足，并为本部添加新的元素。

2、分组制度：照收新部员后部长可以对新部员重新分组，具体的分组方案可以由部内干部协商制定，主要以合理为原则。

3、例会制度：部门例会应由部长协调时间召开，全体部员都应该出席会议，不得迟到、早退，有事不能出席的需要请假。

4、工作制度：外联工作主要是对外联系，协助搞好每项活动。外联工作应以合作为原则，严格按照学校、学生会的各项规定办事。

5、活动善后：活动结束后，对于商家的赞助要再次表示感谢，跟踪回访商家对活动的满意程度，吸取经验，改善不足之处。

6、部内奖罚：部内实行平时分数记录制度对部员的表现进行评定，加分扣分的标准由部长制定，分数定期向部员公开，最终分数作为年终优秀干事的评定标准。