涉密文件，文字等记载商业秘密内容的资料

载体

涉密文件包括机关之间相互往来具有规范格式的公文、机关内处理事务的内部文件和各种信息记录。按记录信息的载体，可分为纸质文件和其他载体文件，如感光胶片文件、磁介质文件、半导体介质文件和光盘文件等。

等级

按涉密等级，可分为绝密文件、机密文件、秘密文件。①绝密文件是记载国家和军队绝密级事项与信息的文件。军队绝密文件所含信息内容涉及国家和军队最核心、最重要的军事秘密，一旦泄露会使国防和军队的安全与利益遭受特别严重的损害。②机密文件是记载国家和军队机密级事项与信息的文件。军队机密文件所含信息内容涉及国家和军队重要的军事秘密，泄露会使国防和军队的安全与利益遭受严重的损害。③秘密文件是记载国家和军队秘密级事项与信息的文件。军队秘密文件所含信息内容涉及国家和军队一般的军事秘密，泄露会使国防和军队的安全与利益遭受一定的损害。军队文件秘密等级的确定，由承办人按照军事秘密及密级划分规定提出建议，经有规定权限的机关及指挥员批准。

主要环节

涉密文件的管理包括收文、发文和日常管理三个主要环节。

管理方法

收文环节

收文管理包括检查、登记、批办、传递等步骤。收到密件后，首先要检查来文封皮的状态，看是否有损坏或被窃的痕迹，在回执单或送文簿上签署姓名、时间。其次，在专门的密件登记簿上登记收到的全部密件，除了常规的登记项目外，还应注明密级、编号、份数、制作日期。第三，将密件交由办公室主任处理。与本企业有关的商业秘密文件，办公室主任应当认真进行拟办，提出合理的利于保密的意见，再由分管领导根据拟办意见对密件处理作出决定。由于拟办意见关系到商业秘密的生死存亡，应当极为慎重，选择的承办部门、人员都要尽量认定为可靠的，而且知密的范围要尽量小。办理中由于需要其他部门及人员的协助而必须提供信息时，要先向他们声明保密原则，并尽可能地以最小的商业秘密信息量得到他们最大的协助。第四，密件必须由专人传递并负责跟踪密件的整个办理过程，密件在同一个人手中停留的时间不能太长，传递文件的文书人员应该做到及时送达，及时传阅，并监督办理过程。

发文环节

发文环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟文件时，有保密事项后应当马上做标记，并划定密级，限制秘密文件的范围。审核、签发与复核，是对文件内容的把关，层层监控为的是使企业的商业秘密在产生阶段就得到很好的保护，以减少后患。密件缮印要在专门的机要文件缮印部门进行，商业秘密文件的原稿与缮印稿都要注意保密，同时还要注意在缮印过程中留下来的一些印坏了的废弃文件，这些废弃文件要用碎纸机处理，不能随意堆放或卖给废品收购站。需要用印的文件要加盖发文机关或企业领导人的印章，一般应由负责人亲自加盖，企业有特殊规定的除外。要限制文件的发放范围和数量，待发的公文要进行封装，负责密件工作的文书人员应当认真清点密件的印数，核对要发往的机关部门，装封后加盖密级章，贴上密封条加盖密封章，通过机要交通或专人发送。

日常管理

首先，应根据信息的敏感性和重要性将企业信息划分为不同等级，设定不同的知密范围，限制信息的传播途径，积极主动的防止竞争对手窃取或通过合法途径获取本企业的信息。其次，企业应明确涉密人员的范围、权限和责任，严格控制商业秘密在本企业之中的传播范围，明确规定作为一项商业秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。否则人多口杂，一不留神就泄密，而且不利于责任的有效追究。第三，在库房管理中，可确立多人负责和有限职责的原则，采用分割组合方法保管存储商业秘密文件。例如，可将商业秘密的关键部分分解，限定员工只接触一部分，使每一涉密者不能拥有完整的商业秘密。库房设施要可靠，有条件的企业可以设密码门，只有文件管理人员才有密码通行证、定期更换密码；密件平时应锁入保险柜。第四，在用户利用管理中，要规定借阅范围、时间和签阅手续，管理者要跟踪密件的流动，最好借阅者就在机要室或阅文室查阅该文件，有特殊情况的也要当天借当天还。文件的复制要有规定和限制，原则上不应允许复制。商业秘密文件办完要及时归档，妥善保管，以免发生商业秘密纠纷时无法举证。

为确保敏感的公司文件的安全，对于废弃的文件，不要将它们往废物篓一扔完事，而应广泛使用文件粉碎机，将企业废弃文件彻底销毁，使文件无法复原，以免竞争对手从中分析出本企业的竞争动向。

严格管理涉密文件，维护涉密信息及其载体的安全，是军队机关日常文件管理和保密工作的重要任务。军队涉密文件的制作、收发、传递、使用、复制、保管、移交、销毁，严格履行审批、登记、签字手续，并采取相应的保密措施。主要是：①涉密文件的拟制、印刷、阅办等必须在安全保密的场所进行；及时清理、销毁印制过程中产生的清样、存储有涉密信息的载体。②在文件的规定位置标明密级，注明发放范围、制作数量，并编排顺序号。③组织传阅涉密文件须填写“传阅单”，交接时认真清查核对，防止失控。④复制、汇编涉密文件，须经原制发单位同意或按密级确定权限审批；复制件须加盖复制单位的印章，按原件要求管理；汇编的每一份文件均应标明密级，按其中的最高密级管理。⑤涉密文件应存放在保密室，业务部门确需存放机密级以下文件的，逐份登记，专人专柜保管。⑥销毁涉密文件，必须办理清点、登记手续，经单位主管领导批准后由保密室承办；选择安全可靠的场所，由两人以上监销并签字；严禁将涉密文件作为废品出售。⑦传递涉密文件，要使用安全可靠的包装材料，标明密级、收件单位或人员名称，并加密封；通过机要交通、机要通信或指派专人取送，选择安全的交通工具，并采取相应的安全保密措施。⑧携带涉密文件外出，要按密级确定权限审批，采取相应保护措施。⑨禁止使用无保密措施的传真机、计算机网络等传输设备传递涉密文件与信息。⑩会议印发的涉密文件，确需参加人员随身携带的，须经主办单位批准，按规定办理文件登记签字手续，并采取保护措施；带回后，及时交所在单位保密室登记、管理。绝密文件是军队机关文件管理和保密的重点，严格控制接触范围，防止泄密。绝密文件的复制和阅办范围从严控制，涉及核心军事秘密内容的，原件标明“不得翻印”字样，严禁复制；对接触绝密文件的人员要作出文字记载；绝密文件不得汇编；保密室对绝密文件要专人保管、专册登记、专柜存放；绝密公文对外传递实行两人护送制，本地由收发件单位派专人、专车直接传递，异地经由机要交通、机要通信或派专人传递，必要时派武装人员护送；外出携带绝密文件，要按规定权限报批，并报同级保卫部门备案。中国人民解放军机关的涉密文件由各级保密室统一负责收发、登记、编号和归档保存或销毁。