商务交流课件

第十四章怎样写商务书信
第一节商务信函
一、介绍信
介绍信是用来介绍公司企业派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种应用文体,具有介绍、证明的作用。例如:
介绍信
大通机械厂:
兹有我校教师张三到贵厂联系学生实****工作事宜,望接洽为盼。
致
礼!
福州市第六工业学校
2003年3月3日
二、证明信
证明信是以公司、企业、团体、个人的名义证明某人的身份、经历或证明有关事件的真实情况的专用书信,其内容应绝对真实、可靠。例如:
证明信
明星电脑公司:
李四先生原是我公司职员,自1996年1月至2002年12月在我公司销售科任销售员,工作积极努力,业务能力强,曾创公司销售额第一名,没有违纪记录。特此证明。
家兴贸易公司
2003年3月15日
三、会议通知
会议通知应能详细地告诉通知对象会议的具体时间、地点、会议内容、需要准备的文件材料等。
通知
各科室负责人:
定于2003年3月21日上午10点整,在公司二楼小会议室召开年度工作总结会,请作好本科室工作总结,界时进行交流。
总经理办公室
2003年3月14日
商务信函书信是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函(BusinessLetterorOfficialCorrespondence)和私人信件(PrivateLetter)两大类。英语书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。
商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看,前者更为常用。采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如:
(1)并列式
16FuxingStreet
HaidianDistrict
Beijing
PostCode:100035
People’sRepublicofChina
Tel:63211234
Aug.20,2004
(2)斜列式(IndentedForm)
16FuxingStreet
HaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChina Tel:63211234 Aug.20,2004
3.商务信函称呼(Salutation)
对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时,称呼用语要注意以下几点:
①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。若称呼多个男性,则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼Mrs.,Madam或Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前。若称呼多个女性,则在姓名前用Mme.的复数形式Mmes。Miss多用于未婚女子,此词可缩写为Ms。
③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。例如Professor(缩写为Prof.),Doctor(缩写为Dr.),General(缩写为Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如Prof.(Phil)White等。
4.商务信函信的正文(BodyoftheLetter)
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时,正文一般开门见山,内容简单明了,条理清楚。在写私人信件时,信写好之后若有什么遗漏,可用P.S.表示补叙。
5.商务信函结束语(ComplimentaryClo)
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称,只占一行,低于正文一二行,从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写,末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信,一般用: Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely,等等。