XX保险股份有限公司案件管理办法

XX保险股份有限公司

案件管理办法

1.

1.1

总则

为了加强公司各类案件的管理，规范案件处理和报送

流程，切实做好案件的过程管控，促进案件管理的科

学化、制度化、标准化，提高公司依法合规经营和案

件风险防范能力，制定本办法。

1.2本办法所称“案件”，包括司法案件、诉讼案件和行

政案件。具体含义如下：

1.2.1司法案件是指公司(含各分公司，下同)及工作人员、

销售人员，因违反国家有关法律法规，涉嫌侵占、挪

用、、商业贿赂及不正当交易、、传销

以及其他利用保险进行违法犯罪活动的，被公安司法

机关立案查处的案件。

1.2.2诉讼案件是指公司作为一方当事人的民事案件，包括

民事诉讼、刑事附带民事诉讼、民事仲裁和劳动仲裁

案件。诉讼案件分为普通诉讼案件和重大诉讼案件。

重大诉讼案件是指具备以下情形之一的诉讼案件:

1.2.2.1涉及公司知识产权的；

1.2.2.2涉案金额在50万元以上的；

1

1.2.2.3总公司合规法律部认为是重大诉讼案件的。

1.2.3行政案件具体包括:

1.2.3.1行政处罚案件。行政处罚案件是指公司及工作人员受

到金融监管机构的一般行政处罚或者其他行政机关处

罚的案件。

1.2.3.2行政诉讼案件。行政诉讼案件是指公司认为行政机关

及其工作人员的具体行政行为侵犯了公司的合法权

益，而向人民法院提起诉讼的案件。

1.2.3.3行政复议案件。行政复议案件是指公司认为行政机关

的具体行政行为侵犯了公司的合法权益，而向行政机

关提出复议的案件。

1.3

1.4

1.4.1

案件管理包括案件处理和案件报送管理。

案件管理应当遵循如下原则

以依法合规为原则，尽力维护公司利益

合规经营是公司的基本理念，公司应当在依法合规的

前提下管理案件，确保不碰红线，在法律法规和监管

政策允许的范围内最大限度维护公司合法权益。

1.4.2以分级授权为根本，提高案件管理效率

公司建立董事会、总公司及管理层、分支机构的案件

分级管理及监督体系。各层级在各自权责范围内负责

处理相应的案件并对下属层级的案件管理工作进行监

督，以控制案件风险，提高案件处理和报送效率。

2

1.4.3

1.4.4

1.4.5

1.4.6

以牵头负责为基础，促进部门分工协作

公司成立以发案部门牵头的案件处理工作小组，负责

案件整个过程的管理，各个相关部门应在工作小组的

统一管理下各司其职、相互配合、通力协作、妥善解

决。

以事前防范为导向，强化事后及时改进

公司通过强化内部管控，改进规章制度和操作流程等

多种方式，预先防范案件的发生或者尽量降低发案的

可能性。发案单位应当在结案后及时进行分析、总结，

进一步完善公司相关管理制度。

以综合评估为手段，全面考量解决方案

公司应当综合评估案件风险、成本和处理效果，充分

考虑法律程序、法律后果的不确定性对公司品牌声誉、

市场客户、内部管理、外部监管等方面的风险，以及

投诉、信访、上访甚至其他非常规途径对公司的不利

影响，积极调动各方面资源、运用各种处理方式，努

力寻求综合效果最佳的解决方案，争取胜诉等积极结

果，但不以胜诉作为唯一评判标准。

以及时处理为要求，保证数据真实完整

案件管理工作是公司日常经营管理工作的重要内容之

一，相关单位和个人应当按照监管部门的要求和本办

法的规定，及时快速处理案件，尽量避免事态扩大或

3

失控。报送案件信息时，应当确保信息的全面真实完

整，涵盖案件的发生、发展和结果的全过程。

2.

2.1

案件的管理机构

案件发生后，公司根据具体案情、涉案人员、各层级

权责等因素，由发案部门牵头成立案件管理工作小组

（以下简称“工作小组”），合规法律部/岗、人资行

政部（品牌宣传岗）以及其他相关部门为工作小组成

员；必要时，由总经理或者分公司负责人指定牵头部

门并指导工作小组工作。

2.1.1工作小组的参加人员由相关部门负责人指定，并代表

本部门出具部门权责内的专业意见。

2.2

2.2.1

工作小组成员的职责

发案单位：

2.2.1.1确定工作小组的组成部门；

2.2.1.2收集和固定相关证据并形成案件详细材料；

2.2.1.3协调召开工作小组会议，确定处理方案；

2.2.1.4负责管理案件的进程，对案件处理过程中出现的重大

情况及时召集工作小组会议；

2.2.1.5根据本部门权责向公司管理层报告；

2.2.1.6结案以后相关后续工作的落实和追踪；

2.2.1.7按照监管部门的要求和本办法的规定向合规法律部/

岗报送案件材料；

4

2.2.1.8总公司对口部门对分公司上报的超出权责的案件履行

相关的管理职责；

2.2.1.9发案单位权责范围内的其他工作事宜。

2.2.2合规法律部/岗：

2.2.2.1根据案件的具体情况对案件进行法律评估，并出具法

律意见；

2.2.2.2根据工作小组确定的方案，组织参加相关法律程序；

2.2.2.3负责外聘律师的协调与管理；

2.2.2.4按照监管部门要求和权责规定完成案件材料的外部报

告；

2.2.2.5合规法律部/岗权责范围内的其他工作事宜。

2.2.3人资行政部（品牌宣传岗）：

2.2.3.1加强与媒体的沟通和联络；

2.2.3.2在案件发展过程中追踪案件报道，避免或减少负面新

闻；

2.2.3.3人资行政部（品牌宣传岗）权责范围内的其他工作事

宜。

2.2.4其他相关部门：

根据案件的具体情况，客户服务部门、计划财务部门、

企划精算部门、信息技术部门、投资管理部门、各渠

道部门、审计部门等与案件相关的部门，负责处理本

部门权责范围内的专业问题。

5

2.2.5分公司负责人：

2.2.5.1督办权责内的案件处理；

2.2.5.2对于超出权责的案件，按照本办法规定的流程呈报总

公司对口部门；

2.2.5.3按照公司的相关规定审批内外部的报送文件；

2.2.5.4其他权责内的相关事宜。

3.

3.1

案件的管理流程

发案单位应当在主动提起案件前和知道案发后及时组

成工作小组，并协调召开工作小组会议，介绍案件背

景情况，确定工作小组成员的工作职责，研究应对策

略。

3.2合规法律部/岗根据案件的具体情况，对案件出具法律

意见，在必要时与外聘律师进行沟通共同对案件进行

评估。对于需要开庭审理的案件，协调完成相关法律

程序。

3.3品牌宣传岗应当密切留意相关媒体对案件的关注度，

做好与媒体的事前沟通，尽量避免出现关于公司负面

的、片面的新闻报道。

3.4其他相关部门应当在本部门的权责范围内，做好案件

所涉及专业问题的解释沟通和客户安抚工作，杜绝案

件的不利影响进一步扩大和升级。

3.5案件管理工作小组确定处理方案后，由发案单位负责

6

3.6

4.

4.1

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.2

4.2.1

4.2.2

4.2.3

实施或组织相关部门实施该方案。在案件处理过程中

发生重大情况的,发案单位应当组织召开工作小组会

议对方案进行调整，确保方案的可行性。

分公司负责人对权责范围内的案件进行审批,全程督

办所辖机构的案件管理工作，并在权责范围内对案件

的管理承担第一位的责任。超出其权责范围的，分公

司负责人依照本办法呈报总公司。

案件的报送管理

案件报送的基本要求

根据案件的不同类型，案件报送分别采用专报和季报

两种形式。

对于超出分公司权责的案件，经分公司负责人审批后

报送到总公司对口部门，并由总公司对口部门在总公

司层面继续履行发案单位的管理职责。

合规法律部/岗根据本办法的规定、监管部门的要求和

权责规定进行外部监管报告。

司法案件的报送

司法案件采用专报和季报的报送方式。

司法案件发生后,发案单位应当立即通过传真、电子邮

件或者其他书面方式，将已经知悉的案件情况报告合

规法律部/岗，再按照本办法的要求正式报送专报。

司法案件应当于案发之日起2日内报送专报。专报的

7

具体格式详见附件3。

4.2.4合规法律部/岗可以视案情的具体情况要求发案单位

随时补充报告。

4.2.5司法案件的季报应当在季度结束后3日内报送。各分

公司在季度内未发生司法案件的，也应当零报告。季

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.3.1

4.3.4

4.3.5

报的具体格式详见附件4。

诉讼/行政案件的报送

诉讼/行政案件的报送采用专报的管理方式，报送时应

当附相关的法律文书和证据材料。专报的形式详见附

5、附件6。

公司发生诉讼案件的，发案单位应当在提起案件前、

案件发生后以及结案后3日内向合规法律部报送专

报。

分公司在处理重大诉讼案件过程中，新收到法律文书

或者需要处分公司实体权利的，应当在收到或者做出

处分决定之日起2日内向合规法律部备案。

前款称的实体权利是指公司承认、放弃、变更诉讼请

求，与对方进行和解，提起上诉、反诉等权利。

各分公司应当按照当地监管部门的要求报送案件的报

告。

行政案件中,发案单位或涉案人员应当在收到行政处

罚预先告知书后，应当及时向合规法律部/岗进行报

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告，并依法配合或做好陈述、申辩等相关工作。

4.3.6行政处罚执行完毕后2日内，发案单位应当将处罚文

书和处罚执行的情况报告合规法律部/岗。

5.罚则

本办法所涉及的发案单位、涉案人员、工作小组成员

等相关部门和人员应当按照要求报告和管理各类案

件，不得谎报、迟报、漏报或瞒报。凡是违反本办法，

有案不报、无正当理由延期上报或者不按要求上报的，

按照公司有关规定追究直接责任人、主管人员及相关

人员的责任。

6.

6.1

6.2

附则

本办法所称“日”，均指工作日。

本办法适用于总公司和各分公司。各分公司应当根据

本办法的要求，制定相应的案件管理制度或者实施细

则，规范下属分支机构的案件管理工作。

6.3

6.4

本办法由总公司合规法律部负责解释和修订。

本办法自下发之日起施行。

附件：1.分公司案件管理流程

2.总公司案件管理流程

3．司法案件专报表

4．司法案件季报表

9

5．诉讼案件专报表

6．行政案件专报表

10

附件1

11

附件2

12

附件3

司法案件专报表

填报单位:（公章或负责人签字）填报时间：年月日

发案单位全称：

涉案人员

（共人）

案件性质

基本案情

涉案金额

（万元）

姓名年龄性别职务政治面貌

危害程度

案件处理情况

立案机关全称

已采取的司法措施

发案单位的应对措施

备注

填报联系人：：

13

负责人：

填报说明

一、填报单位为总公司各部门或者分支公司；发案单位为

总公司各部门、分支公司及其下属各级分支机构。

二、涉案人数以司法部门采取司法措施的人数为准，超过

两人的可“备注”栏按上述格式逐一列明。

三、对于其他单位或个人的保险案件，发案单位指实

施的单位或个人，受害机构在“基本案情及危害程度”予

以注明。

四、各级分支机构对假冒本公司名义，实施骗保的类

案件，有责任在案发3日内向当地保监局报告。

五、备注栏填报应对措施及其他需要说明的情况。

六、关于专报表中的其他填报说明请参见附件4。

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附件4

司法案件季报表

填报单位：（公章或负责人签字）

序号

生案件

制表：复核：负责人：填报日期：年月日

年

涉案人员

姓名职务人数

涉案金额

（万元）

案件状况

季度

案件基本

备注

情况

是否新发案件案发

或分支机构

性质时间

涉案公司

报案立案起诉结案

15

填报说明

一、案件性质的界定

由于保险司法案件种类较多，在司法实践中各类案件处置

存在一定的差异，本着“重在掌握案情、便于统计分析”的原

则，对保险司法案件的性质归并为以下八类：

㈠侵占类案件

包括职务侵占案件和贪污类案件。其中，职务侵占是指保

险机构工作人员，利用职务上的便利，将本单位的财物非法占

为己有的行为；贪污是指国有保险机构工作人员，利用职务上

的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有公共财物

的行为。

㈡挪用类案件

指各保险机构工作人员，利用职务便利，挪用本单位的资

金，归个人使用或者借贷给他人的行为。

㈢类案件

指各保险机构及其工作人员、营销人员，以及其他单位或

个人以非法占有为目的，用虚构事实或者隐瞒真相的方法，骗

取保险资金的行为。但是，的不列入此类，单独

统计。其中：各保险机构及其工作人员、营销人员进行骗保、

骗赔的，按业内填列，其他单位或个人进行骗保、骗赔的，

按业外填列。

㈣商业贿赂类案件

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指各保险机构及其工作人员以排斥竞争对手为目的，给予

或许诺给予交易对手的有关人员、或者能够影响交易的其他相

关人员以财物或者其他好处以及其他各种形式的不正当竞争行

为。

㈤类案件

指各保险机构及其工作人员、营销人员未经批准，以保险

合同或保险单证为载体，向社会公众筹集资金，并承诺在一定

时期内还本付息的行为。

㈥传销类案件

指各保险机构及其工作人员、营销人员以保险营销为掩护，

通过发展人员并以其直接发展人员的数量或者销售业绩为依据

计算和给付报酬，或者要求被发展人员以交纳一定费用或认购

保险单证为条件取得加入资格等方式牟取非法利益的行为。

㈦非法经营类案件

指未经保险监管机构的批准，擅自设立保险机构、非法从

事保险业务的行为。

㈧其他类案件

指除侵占、挪用、、商业贿赂、、传销以外

的案件。当一个案件涉及多个罪名时，按照“主罪优先”、“特

殊优于普通”的原则予以分类，不重复统计。

二、其他说明

㈠“涉案金额合计”指侵占、挪用、、商业贿赂、非

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法集资、传销和其他案件涉案金额的总和；

㈡属类案件的，应在“备注”栏注明是“业内”，

还是“业外”；

㈢“案发时间”指公安司法机关立案调查时间，或保险机

构知悉或应当知悉的时间；

㈣“涉案公司或分支机构”可用简称，但必须准确；

㈤涉案人员超过2人以上时，可填报主要人员的姓名，

人数应大于等于“姓名”栏所列明的人员；

㈥“案件状况”栏可根据案件处理的进展情况在相应的栏

目下划“√”。在“报案”栏划“√”的，需在“案件基本情

况”栏注明报案主体、报案对象（即何地何级公安机关或检察

机关）；在“立案”栏划“√”的，需在“案件基本情况”栏

注明立案主体（即何地何级公安机关或检察机关）、作案手段、

涉及范围、侵害对象及后果，以及是否采取刑事强制措施（包

括拘传、取保候审、监视居住、拘留、逮捕）；在“结案”栏

划“√”的，需在“案件基本情况”栏中注明结案时间、结案

具体情形，包括被法院判处刑罚；被法院宣告无罪；被法院决

定终止审理；被法院判处免于刑事处罚；被公安或检察机关撤

销案件；被检察机关决定不予起诉；

㈦当案件状态发生变化后，如从立案调查转入提起公诉或

经公诉后由法院判决生效，应重新填报案件基本情况及司法措

施，并在“备注”栏作相应说明。若案件状态未发生变化，不

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需填报；

㈧此表只填列报告期内新发生的案件和案件状态发生变

化的案件。

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附件5

诉讼案件专报表

填报单位:（公章或负责人签字）报告时间：年月日

发案单位案件类别

适用法律程序

公司地位

是否外聘律师

争议焦点：

案件成因分析

案情简介：

所附案件材料份数

发生时间

对方当事人

□是□否涉案金额（元）

发案单位处理意见：

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填报说明

一、案件类别分为:民事诉讼(包括保险合同纠纷、代理合

同纠纷等)、民事仲裁和劳动仲裁;

二、适用法律程序：分为一审、二审、再审、劳动仲裁;

三、发生时间：公司为原告或者申请人的，以立案时间作

为案件发生时间；公司为被告或者被申请人的，以收到法律文

书的时间作为案件发生时间;

四、公司地位：公司作为案件当事人诉讼地位（包括原告、

被告、第三人、仲裁申请人、仲裁被申请人）;

五、对方当事人名称：请填写全称或者规范简称;

六、争议焦点：案件发生的原因以及双方当事人在案件事

实和法律适用方面的争议点;

七、涉案金额：即案件标的额，一般为起诉书中诉讼请求

确定的金额，有反诉的，为本诉和反诉所涉金额之和;

八、案情简介：案件的主要背景情况；对方的诉讼请求；

如果外聘律师处理的，要简要说明律师的情况;

九、案件成因分析：导致案件发生的最直接的因素，如销

售误导、不实告知、年龄误告、保全复效、理赔金额等等;

十、案件的相关材料：包括但不限于起诉状、应诉通知书、

举证通知书、开庭传票、证据材料、其他与案件事实有关的文

件资料等;

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十一、发案单位处理意见：案件处理工作小组确定的处理

方案。

22

附件6

行政案件专报表

填报单位:（公章或负责人签字）填报时间：年月日

发案单位

行政机关

案件发生时间

涉及人员

案件主要事实

案件类型

处理结果

填报说明

一、案件类型分为行政处罚、行政复议和行政诉讼;

二、行政处罚的案件发生时间为公司收到处罚的日期，行政复议和行政诉讼的案

件发生时间为行政机关受理的时间。

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