如何制作合法有效的规章制度

如何制作合法有效的规章制度

用人单位对劳动规章制度制定和公示的举证责任和举证的技巧

《劳动合同法》第四条规定:"用人单位应当依法建立和完善劳动规章制

度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。""用人单位在制定、修改或者

决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培

训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重

大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会

或者职工代表平等协商确定。""在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会

或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。""用

人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者

告知劳动者。"

(一)劳动规章制度对员工具有约束效力成立的条件

从《劳动合同法》第四条的规定中我们可以看出，用人单位的规章制度很

多，但并不是所有的规章制度都具有劳动法律意义上的规章制度，只有符合

《劳动合同法》第四条所规定的事项的制度才是劳动规章制度，也只有按照

《劳动合同法》第四条规定的程序制定的规章制度才是具有法律效力的规章制

度，才能对员工具有约束力。

一个用人单位的劳动规章制度能不能具有法律效力有效约束员工，这要从

三个方面来加以衡量:

1、要看规章制度的内容是否合法。即规章制度的内容不能与现行的法律法

规、社会公德等相违背。

2、要看规章制度是否经过民主程序制定。对经过了民主程序制定的劳动规

章制度，还要注意保留相关履行民主程序的证据。

3、要看规章制度是否已经向员工公示告知。在向员工公示和告知时，还要

注意保留已公示和告知的证据。

(二)用人单位在制定和公示劳动规章制度时常见的问题

劳动规章制度是用人单位的内部"法律"，无疑是由用人单位所掌握管理

的。然而，许多用人单位在劳动规章制度的制定、公示和管理中却存在以下常

见的问题:

1、未经平等协商程序确定。

根据《劳动合同法》的规定，劳动规章制度制定应该经过平等协商程序，

即要经过职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，然后由用人单位与

工会或职工代表经过平等协商确定。由此可见，劳动规章制度的制定不应该是

用人单位单方面的行为。在实践中，很多单位在制定、修改或者决定直接涉及

劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经职工代表大会或者全体职工

讨论，提出方案和意见，未与工会或者职工代表平等协商确定。这样的规章制

度实际上没有法律效力。一些单位制定的规章制度虽然已经通过平等协商程

序，但由于未保留书面记录作证据，结果在发生争议纠纷时也很容易遭到仲裁

和司法机构的质疑。

2、内容不符合法律法规的规定。

劳动规章的内容违反法律法规，主要是指在法律法规保护的主体条件上，

劳动规章的内容、标准与法律法规的规定相抵触。例如劳动合同中约定试用期

的问题，《劳动合同法》规定试用期最长不超过6个月，这只是一个最高限

定，并不是劳动合同无论期限多长，只要试用期不超过6个月就是合法的。单

位制定劳动规章时，涉及到试用期问题时，就不能笼统的规定6个月的试用

期，更不能让员工先试用后再签劳动合同。在仲裁和诉讼过程中，由于用人单

位对试用期的约定无法到法律法规和政策作依据，也就是不能提供出可以被

仲裁、司法机构采信的证据，就必然会得到败诉的结果。

3、未履行公示和告知程序。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公

示，或者告知劳动者。但是，不少用人单位的劳动规章制度都是处于秘密状

态，锁在人力资源部管理工作者的抽屉里，只有到员工违反了规章制度的规定

时，才拿出来告知员工违反了单位的规章制度。对于这种现象，只要劳动者提

出异议，用人单位的规章制度就无法产生法律效力。一些单位即使有公示或告

知劳动者，但由于公示或告知方法使用不当，导致证据材料没有保留，无法向

仲裁庭或法庭举证，同样要承担不利的法律后果。

(三)劳动规章制度违反法律法规给用人单位带来的法律风险

劳动规章制度违反法律、法规，包括内容违法、制定程序违法、公示程序

违法。不合法的劳动规章制度，用人单位要承担相应的法律责任。

1、在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。

根据《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第

十九条的规定，规章制度必须符合"民主程序制定"、"合法"，"公示"三个条件，

才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。不合法的劳动规章制度，在仲裁

或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。

2、要承担给劳动者造成损害的赔偿责任。

按照《劳动合同法》第八十条规定，规章制度违反法律、法规规定的，由

劳动行政部门责令改正，给予警告;给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

3、劳动者可以随时解除劳动合同。

根据《劳动合同法》第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、法

规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位还需要支

付经济补偿金。

(四)劳动规章制度举证的技巧和方法

以上分析可以看出，劳动规章制度的制定和公示，有一个举证责任的问

题。那么，怎样来做好劳动规章制度制定和公示的证据保留工作呢?这里提一些

建议供大家参考:

1、劳动规章制度制定和修改应严格履行"民主程序"，并保留职工代表大会

或者全体职工讨论、协商的相关书面证据。

从法律规定看，劳动规章制度的制定、修改流程为:职工代表大会或者全体

职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定→公示告知。

为此，用人单位在制定和修改规章制度时，必须进行平等协商程序，并务必要

留好记录，保存好相关证据，如会议纪要、讨论情况和经过、张贴公告的记录

等。因为一旦劳资双方在劳动规章制度效力问题上发生争议，用人单位需要举

证证明其规章制度是经过平等协商程序且曾向劳动者公示、告知，如果用人单

位不事先保留相应证据，就无法证明相应的内容。

2、严格履行"公示程序"，在规章制度公示或告知时选择易于举证的公示或

告知方式，并保留已公示或告知的书面证据。

规章制度是否向劳动者公示直接决定用人单位在劳动争议案件中的胜败，

按照司法解释及劳动合同法的规定，规章制度只有向劳动者公示

才对劳动者产生约束力。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为

由主张规章制度未公示，用人单位也往往无法提供已经公示的证据，很多单位

本应该胜诉的案件最终败诉问题往往就出在这里，员工的违纪行为本已经达到

了规章制度中规定的解除劳动合同条件，但是员工称不知道有这个制度，单位

也无法证明曾向员工公示的证据，最终导致案件败诉。

规章制度如何公示才更有利于今后在仲裁庭或法庭举证?

规章制度公示与告知的方法与技巧:

(1)员工手册发放(要有员工签领确认);

(2)内部培训法(注意一定要包括:培训时间、地点、参会人员、培训内容、

与会人员签到);

(3)劳动合同约定法;

(4)考试法(开卷或闭卷，保留试卷);

(5)传阅法(保留员工签名);

(6)入职登记表声明条款(保存有员工签名的登记表);

(7)意见征询法(保留员工意见的签名和书面资料)。

尽量避免如下公示方法:

(1)网站公布;

(2)告知;

(3)公告栏，宣传栏张贴。

从举证角度考虑，不推荐网站公布法、通知法、公告栏张贴法，

因为这三种公示方式都不易于举证。

3、对于已经存在的劳动规章制度进行合法性审查，从内容和程序两个方面

加以补正。对不符合法律规定的要进行修订或删除，甚至推倒重来，并重新履

行法定程序，以使其具有法律效力。