营销部应收账款管理办法

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营销管理部应收账款管理办法

***机械**

营销管理部

2012年7月

目录

第一章总则1

第二章应收帐款管理范畴错误!未定义书签。

第三章应收帐款监控管理错误!未定义书签。

第四章催收管理错误!未定义书签。

第五章应收帐款法律事务管理错误!未定义书签。

第六章附则错误!未定义书签。

-..可修编.

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第一章总则

第1条应收帐款管理原则

1．实事求是，公平合理。

2．平等互利，利益共存。

第2条应收帐款管理目标

1．有效控制在途应收帐款的额度，加快资金周转。

2．降低应收帐款的管理成本，提高销售利润。

第二章应收帐款管理范畴

第3条即期应收帐款，是指自***公司发货之日起，合同约定付款期限内

应回款的应收帐款。

第4条逾期应收帐款，是指自***公司发货之日起，合同约定付款期限以

后仍未回款的应收帐款。按期限分为1个月、2个月、3个月以上。

第5条其他应收帐款，包括坏帐损失、短缺丢失等。

第三章应收帐款监控管理

第6条对即期应收帐款，用户、代理店和经销商须按合同约定日期，不能

按时回款，应及时向***公司销售部、财务部提交书面报告书核定。

第7条对属逾期应收帐款，用户、代理店和经销商须向***公司销售部、

财务部提交逾期书面报告书，同时提供有关客户详细材料，包括客户名称、地址、

法人代表**、联系、逾期应收帐款情况等。

第8条其他应收帐款，包括坏帐损失、短缺等，如属***公司责任，由***

公司承担；如属代理店和经销商责任，由代理店和经销商按厂价承担赔偿责任。

-..可修编.

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第9条日常管理

1．做好应收帐款的日常记录。

每周对用户、代理店和经销商全部接近到期的应收帐款记录进行分析1次，

并提出相关处理意见。

2．客户信息收集。

由销售人员、代理店和经销商做好客户基本信息的收集（地址、、负责人、

资金状况、有关负债等情况，如本部人力有限则要求客户亲自填写），反馈给***

销售部；法律凭证（要求一切原始凭证，主要是合同、退货申请单等，因为涉及

以后法律纠纷，要求财务部有一份留档）收集。

3．台帐管理。

发货之日起10日内，及时做好用户、代理店和经销商收货情况的核查工作，

并做好台帐记录，月度归档管理。

4．发票管理。

用户、代理店和经销商在发票开出按合同约定回款；逾期未回款的，由业务

员、代理店和经销商向***公司销售部、财务部提交书面报告书，陈述相关理由，

并提供有关客户详细材料，包括客户名称、地址、法人代表**、联系、逾期应收

帐款情况等。

5．发货凭证管理。

主要是各种发货凭证、回执单（因其是诉讼最主要的证据），由***公司销售

部门回收整理、归档。用户、代理店和经销商收到货后一定要有回执单，若无回

执单，***公司销售部要发出收货确认书。若非代理店和经销商经理签收回执单，

他人代签收的，须代理店和经销商经理的授权委托书。

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6．往来帐目核对工作。

每月底，***公司与代理店和经销商对当月发货情况进行对帐核实，发出对

帐单，并由代理店和经销商填写月度产品动态表及时寄回***公司财务部。

第四章催收管理

第10条建立发货、应收帐款信息网络，即***公司销售部、财务部间的计

算机网络工程，建立应收帐款信息库。

第11条主要通过、传真等方式，由***公司销售部专人负责催收工作。根

据***公司催收工作程序，开展对用户、代理店和经销商货款催收工作。每3－4

天催收1次，并做好日常催收台帐记录。

第12条做好月度催收汇报工作。由***公司催收人员编写催收书面报告书，

交部门领导审核后，呈报销售副总经理签字确认。

第13条对催收无效的逾期应收帐款，由***公司催收人员编写催收书面报

告书并提出相关处理意见（停止发货、计罚利息等），交部门领导审核后，呈报

销售副总经理及总经理审定。

第14条对有以下情况之一者，列入重点催收对象，由财务部派员进一步

核查，并提出催收意见书。

1．货款逾期，经多次催收仍不回款的。

2．拖欠、挪用货款的。

3．发现债务人有破产、解散迹象，可能形成破产债权的。

4．发现债务人有骗货、逃债迹象，可能形成非常债权的。

第五章应收帐款法律事务管理

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第15条诉讼准备

1．由***公司法律事务部对拖欠货款时间较长的进行审查，初步拟定是否要

采取法律手段。

2．收集准备起诉的相关诉讼材料（各种法律证据），包括发货申请单、合同

副本、对帐单等。

第16条诉讼阶段

对逾期应收帐款，确实催收无效，在完成诉讼准备工作的基础上，由***公

司法律事务部编写诉讼文书，呈报副总经理及总经理审定，提交司法机关，参与

诉讼工作。

第17条其他法律事务

由***公司法律事务部负责开展对内对外的起诉应诉等法律事务工作，同时

为代理店和经销商提供相关法律协助。

第六章附则

应收帐款日常管理制度

为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收帐

款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。

一、预备事件

建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录：

二、事前控制（签约到发货）

从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了

解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。

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对客户的审查内容（5W）：

1、who人员素质，销售业绩，社会关系

2、where地理位置，物流配送情况

3、when从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历

4、what信用档案，有无不良纪录

5、why关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景

对客户的评定等级

A类客户，回款1个月内

B类客户，回款2个月内（最好预付一部分货款）

C类客户，回款3个月内（必须预付一部分货款）

D类客户，回款时间相当长，不可靠（必须货款两清）

签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都

有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。

在销售合同中应明确的主要内容：

1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、

付款日期、运输情况、验收标准等；

2、明确双方的权利义务和违约责任；

3、确定合同期限；

4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私

章、单一签字或其它代用章）；

5、订货，最好有传真件作为凭证。

合同的签订必须经过副总经理审核确认才可以盖章。

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三、事中控制：（发货到收款）

1、发货查询，货款跟踪。每次发货前***公司客服部必须与销售合同保持核

对；***公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不

同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合

作关系。（由销售人员、代理店和经销商人员与***公司进行全程跟踪）

收帐策略如下：

A类客户，按常规合同

B类客户，最好预付一部分货款

C类客户，必须预付一部分货款

D类客户，必须货款两清

2、回款记录，帐龄分析。***公司财务要形成定期的对帐制度，每隔一个月

或一季度必须同顾客核对一次帐目，形成定期的对帐制度，不能使管理脱节，以

免造成帐目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常

进行帐龄分析。

有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

1、产品结构为多品种、多规格；

2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；

3、产品出现平调、退货、换货时；

4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款；

以上情况会给应收帐款的管理带来困难，定期对帐避免双方财务上的差距像

滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要形成具有法律效应

的文书，而不是口头承诺。

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四、事后控制：（欠款到追收）

1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收，要采用多种方法清讨，催收帐款责任

到位。由代理店和经销商负责催收回款，由***直销的由销售人员负责催收，由

***财务部协助与客户沟通、催付。

对已发生的应收帐款，可按其帐龄和收取难易程度，逐一分类排序，出拖

欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还

款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收帐款的最后期限，不能超过回款期

限的1/3（如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取

行动追讨。

2、总量控制，分级管理。***公司财务部门负责应收帐款的计划、控制和考

核。代理店、经销商、销售人员是应收帐款的直接责任人，***公司对销售人员

考核的最终焦点是回款指标。货款回收期限前一周，通知或拜访负责人，预知其

结款日期，并在结款日按时前往拜访。

追款3步骤：

①、联系：联系沟通债务分析分析拖款征兆

代理店和经销商或***要适时与客户保持联系，随时了解客户的经营状况、

财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

②、信函：期限实地考察保持压力确定追付方式

销售人员、代理店和经销商要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回

收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会

越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能

够容忍被拖欠的。

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③、走访：资信调查合适的催讨方式

代理店和经销商要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或催收。

即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风

险预警和时时、层层上报制，在*个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用

的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

3、对已拖欠款项的处理事项：

①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；

②、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

③、追讨文件：建立帐款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追

讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出；

④、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限

的含义；

⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。

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