涉外法律文件公证（认证）法律指引
(2010年12月31日VER1.0)
我行业务部门和各级分支机构在业务经营过程中，常常会与当事
人发生业务往来，需要接受对方当事人在形成或签署的法律文件。根
据我国《民事诉讼法》以及《关于民事诉讼证据的若干规定》
的有关规定，民事当事人在形成的法律文件需经所在国公证机关予以
证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证，或者履行中华人民共
和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后方可作为证据使用。
另外，有些在境内的外籍当事人也存在相关法律文件的认证问题。为维护
我行合法权益，防范法律风险，同时也便于有关部门要求或审核有关当事
人办理相应的法律文件公证（认证）手续，总行法律与合规部制定本指引。
总则
一、涉外法律文件需履行公证（认证）手续的原因
1、保障法律文件真实性的要求
对于对方当事人提交的在形成或签署的法律文件，若没有可信赖
的第三方公证，境内接收文件的一方无法判断该项文件的真实性。部分境
外形成或签署的法律文件即使经过当地公证机构公证，由于境内接受文件
的一方并不掌握公证机构的印鉴或签字样式，也无法核实其真实性，
因此国际上对于该等文件还需履行一定的认证程序。
2、成为诉讼中合法有效证据的必然要求
2001年颁布的《关于民事诉讼证据的若干
规定》第十一条规定，“当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和
国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关予以证明，并经中华人民
共和国驻该国使领馆予以认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立
的有关条约中规定的证明手续。当事人向人民法院提供的证据是在香港、
澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续。”根据该条规定，对
于在形成的法律文件等证据必须履行相应的公证（认证）程序，否则
在诉讼时法院不接受其作为有效证据。如果形成的法律文件对支撑我
行某一项业务法律效力具有关键作用，一旦法院不接受该等法律文件作为
证据使用，我行将面临败诉的风险，相应的权益亦得不到保障。因此，即
使我们能够核实当事人的身份，也能够保证其签署文件的真实性，根
据前述规定，为保证相关法律文件能够作为证据被法院接受，仍必须履行
相应的公证（认证）手续，否则将无法作为我国法院可以采纳的证据。
二、公证（认证）与法律尽职调查
公证（认证）一般仅能解决相关法律文件真实性和作为诉讼证据的可
采性问题，通常并不能解决当事人主体资格的合法性以及当事人承担合同、
协议所约定义务合法性问题。对于该等合法性问题的核实，需委托当地有
资质的律师事务所进行尽职调查，并出具法律意见书。如我行对当事
人提供授信类业务、接受当事人提供担保以及其他涉及我行重要权益
的业务，除履行相应相关法律文件的公证（认证）程序外，还应通过当地
执业律师在法律尽职调查基础上出具法律意见书，明确确认当事人主
体资格的合法性及其在相关合同、协议中所承担义务的合法有效性。法律
尽职调查的内容及范围见附1。
三、本指引的适用范围
（一）零售银行业务
在零售银行业务中，主要是应由相关当事人本人前来我行场所办理业务
而不能前来的情况下，需要对形成的法律文件或发生的法律事实进行
公证（认证），以便在本人不在的情况下亦能办理相关业务，包括但不限于
如下方面：
1、本人在无法前来我行场所办理业务的情况下，授权他人代理办
理贷款、抵押、质押、投资理财产品、从事交易类业务以及从事其他法律
行为的授权文件；
2、配偶一方不在境内，须由不在境内的一方出具同意办理财产抵（质）
押的声明；
3、我行个人客户死亡之后，因其在我行遗有存款或其他资产涉及证明
继承人身份、亲属关系、继承关系等证明文件。
（二）对公业务
在我行对当事人提供授信、当事人向我行提供担保以及其他涉
及我行重要权益等对公业务中，需要对以下形成的法律文件或完成的
法律行为进行公证（认证）：
1、当事人是否经合法注册并有效存续；
2、当事人有权机构（如董事会、股东会等）同意提供担保或与我
行从事某一特定业务的决议等；
3、当事人有权机构授权相关自然人代表该当事人签署相关业
务合同的授权文件；
4、当事人的授权代表于在相关业务合同文本上的签名。
分则
一、涉外法律文件公证（认证）的内容
（一）合同、协议类文件的公证（认证）内容
合同、协议类文件的公证（认证）的内容一般包括以下方面，不同的
国家和地区具体的公证（认证）内容可能有所区别。
内容一查册资料：查证企业的民事权利能力和行为能力。即当
事人是否依其所适用法律合法成立并有效存续等。
查册的资料通常包括如下资料：
1、公司注册文件复印件
2、证明公司有效存续文件复印件
3、确定股东/董事成员的文件复印件
4、公司章程
内容二授权文件：查证当事人在内地进行民事、经济活动（通常包
括提供保证、抵押、质押或者申请融资等行为），依据其其所适用
法律及公司章程应当履行的内部授权，通常情况下为董事会决议。
内容三法律文本及授权代表在该法律文本上的签名：确认当
事人签署法律文本的真实性，即相关文本上的签名或印章的真实
性。
香港特别行政区（下称“香港”）中国委托公证人对在香港形成的法律
文件公证基本可包含上述内容，但部分公证机构通常仅对文书上印章
或签字的真实性予以公证，而不负责提供查册资料和查证所需授权文件，
遇此情况的可由当地有资质的律师事务所或与我行有合作关系的查册机构
予以查证，并将律师事务所的法律意见书或查册机构的查证结果依照本指
引办理相应的公证（认证）。
（二）法律事实或自然人授权委托书的公证（认证）
对于证明婚姻状况、亲属关系、继承关系等法律事实及自然人之间委
托代理及授权等法律行为的法律文件，公证（认证）的目的和内容通常在
于证明相关法律文件的真实性，即相关文件上的签名或印章的真实性。
二、香港公证（认证）程序
（一）概述
早在1981年，司法部经商中央有关主管部门同意即建立了委托公证人
制度。2002年司法部颁布了《中国委托公证人（香港）管理办法》对委托
公证人制度做出了更为全面的规定。委托公证人制度，即由司法部考核后
委托部分香港律师作为委托公证人，负责对香港地区发生的法律行为、有
法律意义的事实和文书出具有关公证文书，该公证文书经司法部在香港设
立的中国法律服务（香港）有限公司审核并加盖转递章转递后，送回内地
使用。
（二）委托公证人所办理的公证文书大致可分为五类：声明书、证明
单方签署的法律文书、证明法律事实、证明文件的原本及复印本、证明双
方或多方面签署的法律文书；
（三）委托公证人公证的基本要求及流程
构成要素
合格的委
托公证人
具体要求
1、合格的公证人。只有经中国司法部正式委托的香港律
师才具有办理文书公证的资格，司法部将定期公布中国委托公
证人（香港）的名单及其签字样式，具体见附2。
2、委托公证人亲自办理。委托公证人应当亲自办理公证
文书，即，亲自审查相关文件、核查当事人身份、见证当事人
签名，并亲自在公证文书上签名，不得由他人代替。是否是委
托公证人亲自办理，可通过核对其签字与其在司法部备案签字
样式一致性判断。
转递程序
通过香港委托公证人公证的所有文书，都必须经委托公证
人提交中国法律服务（香港）有限公司转递至中国内地，递交
相关接受方。经中国法律服务（香港）有限公司转递的文件必
须加盖转递专用章。