员工招聘入职法律风险防范

一、录用条件和招聘条件

（一）录用条件的重要性

《劳动合同法》第三十九条劳动者有下列情形之一的，用人单

位可以解除劳动合同：（一）在试用期间被证明不符合录用条件

的；

录用条件是用人单位在试用期内解除劳动合同的法律依据。

（二）设计录用条件注意事项

第一，录用条件不能歧视

第二，录用条件要明确

第三，录用条件要便于操作

第四，身体健康应当写入录用条件

（三）录用条件的载体

首先，招聘广告就是录用条件的第一个载体。

招聘广告受字数限制，一般不能将录用条件全文刊登，只能将最

基本的录用条件列在招聘广告中，这个在招聘广告中登载的最基

本的录用条件我们称之为招聘条件。

招聘条件及录用条件是有区别的。

其次，劳动合同是录用条件的又一个载体。

（四）录用条件的保存

用人单位必须留存录用条件和招聘广告。

总之，录用条件是员工招聘入职环节风险防范必须重视的一项工

作。

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二、了解劳动者的基本情况

用人单位招聘员工需要了解员工的情况，员工必须如实说明，其

法律依据如下：《劳动合同法》第八条用人单位有权了解劳动者

及劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

《社会保险法》第七十四条社会保险经办机构通过业务经办、

统计、调查获取社会保险工作所需的数据，个人应当及时、如实

提供。

（一）第一种了解方式——让劳动者填写《入职登记表》

设计详尽的《入职登记表》可以有效防范法律风险，《入职登记

表》应有以下信息：

1、基本信息

姓名、出生年月、性别、国籍、宗教、民族、婚姻状况、身份证

号码

2、教育背景信息

教育经历、专业、学历、学位、专业资格证书、专业职称、技术

操作水平、特有的专长、爱好和从事特殊岗位资格证明

3、工作经历信息

4、通信地址以及家庭成员、紧急联络人信息

5、入职信息

6、健康信息

（1）是否从事过井下、高空、高温、特别繁重体力劳动以及有

毒有害工种

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（2）是否曾被认定工伤、诊断患有职业病或持有残疾人证明

（3）是否被劳动能力鉴定委员会鉴定为具有伤残等级以及何级

伤残

（4）是否有传染性疾病

（5）最近6个月内接受过的医学检查及情况

（6）本单位指定时间、指定医院、指定项目的体检结果情况

注意：建议将体检前置，先体检后面试。

7、前工作单位信息、前工作单位信息

离职原因、离职时间、就业现状、是否兼职、是否及前工作单位

约定有保密协议及竞业限制协议、是否及前工作单位有未尽法律

事宜

8、其他信息、其他信息

参加工作时间、累计工作时间、是否有连续工作12个月的事实、

是否享受过婚假、是否正处在三期中、应聘信息来源

9、声明信息、声明信息

A、员工确认，单位已如实告知工作内容、工作地点、工作条件、

职业危害、安全生产状况、劳动报酬以及员工要求了解的情况。

B、员工提供的个人信息、学历证明、资格证明、身份证明、工

作经历等个人资料均真实，员工充分了解上述资料的真实性是双

方订立劳动合同和单位为本人参加社会保险的前提条件，如有作

假或隐瞒，属于严重违反单位规章制度，同意单位有权对劳动合

同做无效认定处理，单位因此遭受的损失，本人承担赔偿的责任，

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本人因此遭受损失，由员工本人承担。

C、员工本人确认，本表所填写的通信地址为邮寄送达地址，单

位向该通信地址寄送的文件或物品，如果发生收件人拒绝签收或

其他无法送达的情形的，员工同意，从单位寄出之日起视为单位

已经送达。本人同时确认，本表所填写的通信地址发生变动的，

本人必须在三日之内告知单位，否则，导致单位的文件或物品无

法送达本人的，视为已送达。

D、本人授权用人单位以及其第三方代表采用背景调查等手段，

调查本表中的各项信息，并免除因此产生的一切责任。

10、员工签字信息

为做好证据固定，要在《入职登记表》的每一页的最下方设置员

工签字信息栏。

11、员工提供的证件或证明资料

为配合《入职登记表》的作用，需要员工提供以下的证件或证明

资料：

1）提供身份证原件及复印件

2）提供学历、学位、资格证书的原件及复印件

3）提供用人单位指定医院出具的体检证明的原件

4）提供解除（终止）劳动关系证明、大学生报到证、就业失业

证、单位同意兼职的文件等原件

对于劳动者提供的相关证书，经HR进行核对无误后，让劳动者

在复印件上签署“及原件一致，由某某提供，年月日”及签名确

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认。

12、入职登记表保存时间

《入职登记表》属管理用表，起多项作用，非一次填写，有的项

目要在上岗以后填写，伴随员工劳动关系存续期间使用。

员工离职的，随劳动合同书一并保存至劳动关系终结后二年。

入职登记表小结

入职登记表有以下作用：

一是可以全面了解劳动者的基本情况信息；

二是可以跳出简历，统一格式，便于统一标准筛选应聘者；

三是填表时对所填内容的责任有所声明，一般情况下劳动者不敢

乱填。

四是对于未来可能的劳动争议，此表会使用人单位处在有利地

位。

（二）第二种了解方式——核实了解：对劳动者提供的证据进行

审验

用人单位可以通过上网查询以下信息用人单位可以通过上网查

询以下信息

全国公民身分证号码查询中心

全国高等教育学生信息网，能查询2001年后的大专以上的毕业

证书。

（三）第三种了解方式——当面了解：对劳动者进行面试当面了

解：

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从法律风险防范角度看，面试提问注意不要问及工作无关的性

别、宗教、民族问题，不要涉及个人隐私的话题，只问及工作有

关的问题。

如果求职者自愿谈及及工作无关的问题，面试者应将话题巧妙地

拉回到正题上。

（四）第四种了解方式——实际了解：对劳动者进行背景调查

1、谁来进行背景调查

有二种选择

第一，企业人力资源部门自己进行调查。

亲自调查优点是调查人员更了解企业的需要，并能节约成本。缺

点是个人主观彩较浓，调查不够客观。

第二，外包给比较专业的第三方调查公司。

建议对比较高级的职位，特别是有海外背景的候选人，交给专业

的第三方来做。其它职位选择自行调查。

2、何时进行背景调查

（1）入职前背景调查

（2）入职后背景调查

建议对于大部分的职位，采取入职前背景调查，防范于未然；对

于公司紧急招聘的职位，可以入职后再补上背景调查。

3、背景调查的内容

—对最基层的员工可以仅仅做身份证识别和犯罪记录核实。

—对初级专业职位例如文员、助理一类，需要加上教育背景的核

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实。

—对高级专业职位，包括核心技术人员、高层管理者，则需要全

面的调查，包括各种专业资格证书的核实、海外经历核实、是否

陷入各种法律纠纷、是否在媒体中有、在前任雇主的详

细的工作表现和真实的离职原因

—对于一些特殊性质的职位，例如法务、财务相关工作，无论职

位高低，都需要进行最全面最严谨的调查。

4、如何具体操作背景调查

（1）犯罪记录核实

（2）工作经历真实性的核实

（3）工作具体表现调查

（五）关于求职登记表、应聘登记表、入职申请表、入职登记表、

录用登记表

建议从头至尾一表到底使用《入职登记表》一个表，便于管理。

三、录用通知

（一）录用通知的法律效力

用人单位向劳动者发出的录用通知，属于合同法规定的要约，而

劳动者向用人单位作出了同意应聘的意思，则构成了承诺，至此，

民事合同关系成立，受《合同法》保护，对双方均产生约束力。

也就说，录用通知是具有法律效力的。

（二）录用通知发出的时间

用人单位应当在什么时间发出录用通知

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从防范法律风险的角度上讲，录用通知的发出时间，应当在劳动

者体检和面试都合格后，才能向劳动者发出。

（三）录用通知的撤销

（四）录用通知的失效设定

第一，劳动者在收到录用通知之日起一定时间内未明确作出承诺

的，录用通知自动失效。

第二，录用通知应当在劳动合同正式签订后自动失效。

（五）录用通知内容

1、礼节性客气用语：祝贺、欢迎

2、收到录用通知后，如果同意录用，在指定的时间内将签名后

的录用通知传真至用人单位。

3、报到的时间

4、报到的地点

5、报到需提供的材料

6、报到注意事项

7、失效设计

8、其他事项

9、用人单位的名称

10、盖章和通知时间

四、签合同建名册办保险

（一）签合同

《劳动合同法》强化了不签订书面劳动合同的法律责任，即用人

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单位在双方建立劳动关系之日起超过三十天未及劳动者签订书

面劳动合同的，劳动者有权要求支付双倍工资，超过1年时间没

有签订书面劳动合同的，视为双方已签订无固定期限劳动合同。

1、法律设计了三个签订劳动合同的时间、法律设计了三个签订

劳动合同的时间

（1）用工前订立劳动合同

（2）用工当天订立劳动合同

（3）用工后一个月内订立劳动合同

2、劳动合同文本

劳动合同不可缺少的九个必备条款：《劳动合同法》第十七条第

一款劳动合同应当具备以下条款：(一)用人单位的名称、住所和

法定代表人或者主要负责人；(二)劳动者的姓名、住址和居民身

份证或者其他有效身份证件号码；(三)劳动合同期限；(四)工作

内容和工作地点；(五)工作时间和休息休假；(六)劳动报酬；(七)

社会保险；(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护；(九)法律、

法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

（二）建名册

《劳动合同法》第七条用人单位自用工之日起即及劳动者建立劳

动关系。用人单位应当建立职工名册备查。

建立职工名册的对象包括所有及用人单位建立劳动关系的劳动

者，即用人单位以各种形式招用的劳动者(合同工、劳务工、非

全日制工等)，其内容一般包括劳动者的姓名、性别、民族、出

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生年月、文化程度、职务、级别等。

（三）办保险

社会保险登记的规定：《社会保险法》第五十八条用人单位应当

自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经办机构申请办理

社会保险登记。

1.首次参保职工如何办理新建个人档案

新招用员工如果在“金保”系统中无微机档案（即无个人编号），

需要通过网上申报系统建立个人微机档案。

操作方法：

（一）点击“个人档案申报”菜单下的“个人建档”，进入个人

建档页面。

（二）点击“个人建档申请新增”。选择户籍类别、证件类型、

输入身份证件号码，点击“校验”，系统通过身份证件号码进行

合法性和未参保验证。校验通过的，据实输入个人档案的有关项

目后，点击“保存”。

注意事项：

1.“户籍类别”填写规则：若职工户口为大连地区的则选择“本

地”，非大连地区户口选择“外地”；身份证号码最后一位若是“X”，

必须输入大写“X”。

2.个人新建信息页面中，单位填写时需注意带红*为必填项，

其它“人员基本信息”和“人员参保信息”也应准确填写（直接

关系到用工备案的相关基本信息）。

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3.如果参保职工需要参加农民工工伤、医疗保险（两险），建档

时在“身份临时标识”处应选择“农保农民工”；反之选择“非

农保农民工”（五险）。

4.“用工形式”填写规则：若户口为农业户口则选择“农村合同

制工人”（失业保险不缴纳个人1%部分）；若户口为城镇户口则

选择“城镇合同制职工”)；

（三）社保中心初审即生成个人编号后（点击“个人建档”，输

入身份证件号码等查询条件，点击“查询”，页面显示审核状态），

用人单位办结新录用员工的用工备案后，社保中心再进行二次审

核。审核通过后，个人档案建立成功。个人建档数据在初审未审

核（即未生成个人编号）情况下可以删除。

2.已参保职工如何办理转入接收

当原用人单位已将参保职工转出至新参保单位时，新参保单位可

以通过网上申报系统直接办理转入接收。

操作方法：

（一）在“个人档案申报”菜单下点击“人员变动”。

（二）点击“人员变动申报”。在“申报变更类型”处选择“系

统内转入”。系统会自动检索出该单位下的所有待转入人员（无

待转入人员时提示“查询不到可以转入的人员信息”），点选需要

转入本单位人员前的复选框，同时确认该人员是否需要缴纳采暖

费（需要缴纳时，在“采暖费”复选框中选择“参加”）。确认无

误后，点击“确定”按钮。

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（三）社保中心审核，审核通过的，参保职工个人档案转入新参

保单位。点击“人员变动”，输入个人编号等查询条件，可查询

审核状态（当“养老审核标识”为“审核通过”时为转入成功）。

3.参保关系在临时户人员如何转入

用人单位新招用的参保职工其个人档案在市内及县区经办机构

临时户（市内及保税区81880009、高新园区31880009，旅顺

L1880009、金州J1880009、普兰店P1880009、瓦房店W1880009、

庄河Z1880009、长海C1880009，长兴岛11880009，花园口

21880009）时，当办结新增员工的用工备案后，可以将参保职工

个人档案从临时户中直接办理转入。

操作方法：

（一）点击“个人档案申报”菜单下的“临时户人员转入”。

（二）点击“临时户人员转入申报”，输入个人编号，查询确认

人员信息后，点击“转入”。

（三）社保中心审核，审核通过的，参保职工个人档案转入临时

户。点击“临时户人员转入”，输入个人编号等查询条件，可查

询审核状态（当“审核标志”为“审核通过”时为转入成功）。

4.如何网上申报缴费基数

参保单位在每年六月份申报本单位职工上一自然年度的月平均

工资总额，以便确定新社保年度参保职工的各项社会保险缴费基

数。

（一）单个参保职工的基数申报

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操作方法：

1.点击“个人档案申报”菜单下的“个人基数”。

2.点击“个人基数申报”，输入个人编号，点击“查询”后，可

查询该职工各社保年度的缴费基数。选择“社保年度”，输入“工

资”，点击“确定”。

3.社保中心审核，审核通过的，基数申报成功。点击“个人基数”，

输入个人编号等查询条件，点击“查询”，可查询审核状态（当

“审核标识”为“审核通过”时基数申报成功）。

（二）单位批量基数申报（单位参保人数较多，可采取工资报盘

形式批量进行基数申报）

操作方法：

1.点击“个人档案申报”菜单下的“个人基数”。

2.点击“工资报盘工具下载”保存到电脑桌面，然后点击“工资

基数报盘文件下载”保存到电脑桌面(文件名称为单位编号)。

3.双击已存于电脑桌面中的“工资报盘工具”。

4.用“工资报盘工具”打开“工资报盘文件”（点击左上角文件

→打开按钮）。

5.双击带有单位编号的文件，在“工资”处填写个人工资，点击

“保存”。

6.点击“新工资报盘文件上传”，“浏览”后到有单位编号的文

件，点击“上传”。

7.系统提示“文件上传成功”，显示申报结果。

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8.社保中心审核，审核通过的，基数申报成功。点击“个人基数”，

输入申报起止时间等查询条件，点击“查询”，可查询审核状态

（当“审核标识”为“审核通过”时基数申报成功）。

注意事项：

用人单位已经申报职工工资并由社会保险经办机构审核生成缴

费基数后，经查实，职工工资申报有误，需重新申报的，由用人

单位填写《大连市企业职工社会保险基数调整表》，持需重新核

定缴费基数的职工工资单（或已经基金征缴窗口盖章确认的原

《大连市企业职工社会保险缴费基数申报表》、劳动监察支队出

具的限期整改指令书、社保稽查部门出具的《社会保险稽核检查

结论表》），到基金征缴部门经办窗口申报变更职工某一社保年度

缴费基数。

五、招聘的其它法律问题

（一）劳务派遣用工的法律问题

一是劳务派遣被滥用。

二是逆向劳务派遣——员工身份被动变为了劳务工

三是同岗位劳动者同工不同酬

四是职业发展空间受到局限

五是社会保险不到位

六是劳务派遣员工维权难度大

七是又形成了新的用工二元结构

八是劳务派遣单位过多过滥

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新法解读之一：劳务派遣准入门槛提高了

新法解读之二：劳务派遣必须取得劳动部门的许可

新法解读之三：增强了同工同酬的可操作性

新法解读之四：具体界定了临时性、辅助性、替代性

新法解读之五：加大劳务派遣违法成本

新法解读之六：新法于2013年7月1日起施行

新法解读之七：调整分配办法，重新办理登记

（二）高等学校毕业生就业协议书

（三）不得实施就业歧视

《就业促进法》第三条劳动者依法享有平等就业和自主择业的

权利。劳动者就业，不因民族、种族、性别、宗教信仰等不同而

受歧视。

《就业促进法》第六十二条违反本法规定，实施就业歧视的，

劳动者可实施就业歧视的，劳动者可以向人民法院提起诉讼。

（四）用人单位招用人员不得有哪些行为

(1)提供虚假招聘信息，发布虚假招聘广告；

(2)扣押被录用人员的居民身份证和其他证件；

(3)以担保或者其他名义向劳动者收取财物；

(4)招用未满16周岁的未成年人以及国家法律、行政法规规定不

得招用的其他人员；

(5)招用无合法身份证件的人员；

(6)以招用人员为名牟取不正当利益或进行其他违法活动。

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