办公室5S管理规定实用含图片

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办公室5S管理规定

第一条总则

为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑

造良好的企业形象，特制定本规定。

第二条本规定适用于xxxx公司办公室所有人员。

第三条5S概念：整理、整顿、清扫、清洁、素养

第四条整理

1、对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“必要”和“不必要”；

2、“不必要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。

3、“必要品”的使用频率和常用程度基准表

常用程度

低

中

中

高

使用频率

过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用

在过去半年里只使用过一次的物品

一个月使用一次的物品

每周或每天都使用的物品

处理方法

丢弃

集中存放

（例如归档或放在库房中）

保存在办公桌或随身携带

第五条整顿

图1：办公桌上、下定置图（摆放顺序不局限于此）

--可修编--

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表1：定置线形式规格及使用要求

定置线形式定置线图片

定置4角

规格

4cm*1cm

黄不干胶

文字宋体24号

定置6条3cm*1cm

黄不干胶

花盆

适用对象

办公桌面以上摆放物品，例如：

笔记本电脑、显示器、、茶杯、台历、

日记本、资料架、文件筐等以及饮水

机、打印机、传真机等

定置4角

或外侧2角

5cm*1cm

红不干胶

办公桌面下柜子、抽屉、主机托盘、垃

圾篓

2、办公桌面标准（办公桌上面摆放物品，各部门根据不同情况可适当增减）

序号

1

2

3

4

5

6

物品

电脑

电话

茶杯

台历

日记本

待处理文件

数量

一台

一部

一只

一本

一本

多份

备注

电脑每天下班前要关闭主机和显示屏电源

放于指定的放置处（通常位置显示器右侧）

茶杯放于指定的位置（通常位置显示器左侧）

放于指定的位置（通常位置显示器左侧）

放于指定的位置（通常位置显示器右侧）

未处理文件整齐摆放在文件框，并与桌边保持平行。（通常位

置显示器左侧）

已处理的文件整齐摆放在文件框，并与桌边保持平行。（通常

位置显示器右侧）

7

已处理文件多份

示例：

--可修编--

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3、文件的标识方法

目的

对象

标准

通过贴标识，使文件柜放置的文件夹目视化。

办公室所有文件柜。

1.文件夹标识宽：2-4cm、高:16-20cm；

2.外框线粗：2.25磅、黑，线粗：4.5磅，线型:外粗细；

3.公司Logo高：0.4-0.6cm、宽：2.0-2.6cm;

4.“文件夹描述”黑体三号，加粗，可分为多行打印；

5.工厂名称：xxxxxxxx黑体三号，加粗;

6.部门名称：生产、物流等亦可使用英文黑体三号，加粗;。

7.文件夹摆放位置固定后沿着一个方向在文件夹靠底部位置粘贴带有颜的

胶带，使文件夹的摆放顺序目视化。

8.文件柜左上角粘贴对应的文件清单。

定置后的文件夹（目视化）文件清单（固定于文件柜左上角）

--可修编--

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4、办公区电线整理方法

目的消除因电线凌乱导致的难以区分现象，防止意外扯拉造成的松脱，减少凌

乱线路占用的空间。

电脑、打印机、网线、电源插座等电器设备。

1.同一办公区域的电线捆扎为1束，捆扎方法为：间隔100-150mm捆扎一

次，线尾处适当保留。

2.每个电器线路插头位置粘贴所属设备标签。

对象

标准

5、抽屉物品

目的

对象

标准

明确各抽屉保管物品的分类，使抽屉管理规化，提高效率。

办公桌附带的抽屉，各种移动柜的抽屉。

附带抽屉第一层通常摆放文具、计算器等个人物品；第二层摆放常用文

件；第三层摆放图纸资料等。

6、设置办公文具公用区（推荐使用）

目的制定公用区，明确位置，避免文具随意放置，减少办公用品的领取量，节

约办公文具费用开支。

常用共用办公文具。对象

--可修编--

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标准集中保管时，标识位置选定在办公室的公共区域，需要制作专门的文具架子

或看板，进行行迹管理。

第五条清扫

1）将不要的东西清除掉，保持工作区域无垃圾、无污秽状态，消除“脏污”保持职场干净、明亮。

2）清扫基准如下表：

对象

个人

区域

办公

设备

文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看

到XX文件；超过保管年限的文件、表单及时

每月1次每月末

标准

桌面干净整洁，桌洞无垃圾，无杂物遗落，

地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，

（电源、线路、插座、开关没有异常）

主机和重点部位的正面、背面、送风口无污

垢

周期

每天清扫

时间

每天上下班前后

2分钟

每周1次每周五下班前5

分钟

--可修编--

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集中销毁；保管年限的表单装订及时归档；

无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无无

用的手稿与工作无关的文件

第六条清洁

将前“3S”做到制度化、规化、维持其成果。

第七条素养

1）培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。

2）素养巡查：公司5S小组每月底对整个公司办公室的5S执行情况进行检查；各工厂5S小组以及中心职能

5S小组要不定期对各部门进行检查。

第八条各级5S小组

1）成员及检查要求

5S小组组长副组长

公司TPM

coordinator

各工厂经理

工厂TPM

coordinator

各部门

1次/月

负责人

工厂TPM

coordinator

组员检查频次组织者

公司级总经理

各工厂TPM

coordinator

1次/3月

公司TPM

coordinator

工厂级工厂经理

2）职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督促与改善跟进等；副组长、组员执行本规定

各项5S检查及评比工作；各工厂各部门负责人配合5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工积极

参与并执行5S管理，根据5S要求持续改善工作现场、办公环境；

第九条5S亮点和暗点奖惩

1）亮点通报表扬，暗点公布批评；

2）每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改；

3）5S检查表如下：

5S办公室规检查评比表总得分：满分100分

项目

整理

规容

1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理

2、将台面与办公无关的物品清理掉

应得分实得分

4

5

备注

发现其中一项0分

发现一项扣2分

--可修编--

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20分

3、将长期不使用的文件资料编号归类放置指定文件柜

4、将常使用的文件资料放置就近位置

5、将正在使用的文件资料分未处理/已处理两类

6、将办公室用品摆放整齐

1、办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标识

2、办公用品/文件/坐椅放置要整齐有序

3、文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐

整顿

25分

4、文件夹都要有标识，每份文件都应有相应的编号

5、办公桌及抽屉整齐，不杂乱

6、私人物品放置于规定位置

7、电线/电脑线用绑带扎起，不零乱，用电脑检索文件

1、将地面/墙/天花板/门窗/办公台等打扫干净，无灰尘

清扫

25分

2、将办公室用品擦洗干净

3、文件记录破损处修补好

4、没有噪音和其它污染

5、垃圾桶放在规定位置上，垃圾及时清除

1、每天上下班花3分钟做5S工作

清洁

10分

2、随时自我检查/互相检查，定期或不定期进行检查

3、对不符合情况及时纠正

4、清理/清扫/清洁保持得非常好

1、员工戴厂牌/衣服整洁得体，仪容整齐大方

素养

20分

2、员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方

3、员工工作精神饱满

4、员工有团队精神，互帮互助/积极参加5S活动

5、员工时间观念强

检查人员：审核：检查日期：

2

2

2

5

5

3

2

5

3

5

2

15

2

2

1

5

4

2

1

3

10

3

3

2

2

发现1个人扣2分

无标识扣1分，扣完为止

发现1件扣1分

摆设凌乱且在显位置扣0

分

五项各2分

堆积垃圾0分

主要检查窗台/工作台/文件

扣1分，扣完为止

--可修编--