合同会签及管理办法

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第一章总则

第一条为了加强合同管理，规合同行为，预防和控制合同管理的法律风险，维护公司合法权

益，根据《中华人民国合同法》以及有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本办

法。

第二条本办法所称合同是指我公司对外签署的关于设立、变更、终止民事权利义务关系的协

议或其他同类法律文本。

本办法适用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指为了重复使用而预先拟定，并在

订立合同时未与对协商但已作充分说明的合同。非格式合同是指除格式合同外适用某项业务或管

理事项，依据实际情况而由双具体商定容而形成的合同。

第三条本办法中的合同管理包括合同的起草、审查、修改、印制、签署、履行和档案管理等

行为和过程。

第四条合同管理应遵循依法管理、预防为主、法律审查与经济效益相结合的原则。

第二章合同管理部门及职责

第五条合同的管理部门包括主办部门、法律审查部门、印章管理部门和档案管理部门。各有

关部门按其职能分工分别履行合同管理职责。

第六条主办部门的职责

（一）负责合同项目的提出，进行可行性论证，资信调查；

（二）组织合同项目谈判；

（三）办理授权委托申请；

（四）起草合同文本；

（五）办理合同签订手续；

（六）负责合同归档管理。格式合同签订后递交行政、财务等相关管理部门备

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（七）保管合同当事人主体资格和资信证明文件；

（八）组织合同的履行。并负责向有关领导报告合同履行中出现的重大问题；

（九）对合同履行中的问题提出补救措施并落实；

（十）负责合同纠纷的处理。

第七条法律审查部门的职责

（一）负责有关合同管理的法律、法规的宣传、培训，对主办部门进行法律指

（二）负责制订公司格式合同文本；

（三）负责非格式合同的合法性审查并统一编号；

（四）参与重大合同、涉外合同的起草或谈判；

（五）指导合同的起草、签署、履行、归档等合同管理工作；

（六）建立非格式合同台帐，监管、督察合同的履行，提示合同履行时限；

（七）负责处理合同发生纠纷后的诉讼事宜。

第八条印章管理部门负责合同签署时的用印事宜。

第九条档案管理部门负责管理各类合同档案。

第三章合同文本的起草

第十条经营管理中经常使用，又相对成熟的合同，法律事务管理部门可以组织制订格式合同

文本。

第十一条主办部门起草非格式合同应遵循以下程序：

（一）主办部门根据合同的对象、围、用途等草拟合同文本。凡或行业有标准或示文本的，

应当优先适用。合同文本的基本条款一般包括：当事人名称或姓名和住所、合同标的、数量和质

量、价款或酬金、履行的期限、地点和式、违约责任、解决争议的法；

（二）主办部门草拟合同需要协办部门配合的，将需要协助的容和式作出书面要求，协办

部门应在其要求的合理时间完成协助工作；

（三）主办部门草拟好合同文本后，经各协办部门负责人会签同意，将合同文本

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送交法律事务管理部门审查，并介绍合同背景和提供相关资料。

第十二条合同的起草应由己承担或以己为主，语言应谨、准确。

合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。

第十三条合同除即时消结者外，一律采用书面形式。当事人协商一致的修改、补充合同的文

书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

第十四条涉及重大事项的合同谈判应有法律事务管理部门人员参加。

第十五条合同文本的起草过程中主办部门或法律事务管理部门认为有必要的，可聘请有关专

家、学者参与协助起草。

第四章合同的审查与签订

第十六条在合同签订前，主办部门应对合同对当事人的主体资格和资信进行了解和审查：

（一）主体资格合法：具有经年检的营业执照，其记载的容与了解的实际情况相符；

（二）拟签合同标的应符合当事人经营围，涉及专营可的，应具备相应的可、等级、资质

证书；

（三）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、

代理人身份证明；

（四）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出

具经审计的资产负债表、银行出具的资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

（五）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷

或重大经济犯罪案件。

经主办部门进行了解和审查认为可行时，采用法定格式合同的，可直接进行合同会签；采用

非格式合同的，应送交法律事务管理部门审查后进行合同会签。

第十七条法律事务管理部门对合同的审查包括合同的合法性、真实性、可行性、

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完整性等面。审查容、程序及要求遵照《投资集团非诉讼法律事务管理办法》执行。

第十八条合同签订之前，主办人应根据合同性质和容将合同草案及与合同有关的证明材料提

请本部门、行政管理、财务管理等部门会签。法定代表人对应经会签而未会签的合同草案，可拒

绝签署。

主办人向有关部门提交合同草案时，应预留2-5个（含本数）工作日供其审核。各会签部门

遇特殊情况需延长审核时间时，应向主办人申明理由并征得同意，且延长后累计审核时间最长不

得超过10个（含本数）工作日。

第十九条经会签的合同，由主办部门报送法定代表人签署

法定代表人授权委托代理人签署的，应由主办人会同法律事务管理部门办理授权委托书。

对外签署合同由行政管理部门统一编号，编号规则为：[****年]XX号；

第二十一条公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须要以有关

职能部门名义对外签订合同时，应由法定代表人书面授权。

第二十二条任人不得以任形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。

第五章合同的履行

第二十三条合同正式生效前，不得实际履行合同。

合同生效后，必须全面、及时履行合同。

第二十四条任人发现对不履行或不完全、不适当履行合同时，应立即通告主办人，主办人应

在法定或约定及合理期限以法定或约定及其他适当式向对提出异议。

异议文件须经法律事务管理部门审核并备案。

收到对履行异议时，主办人亦应在法定或约定期限以法定或约定式予以答复。

第六章合同的变更和解除

第二十五条如果发生特殊情况，致使合同无法继续完全履行或完全履行已无必要，或出现法

定或约定解除合同情形，可变更或解除合同。

变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。

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第二十六条变更或解除合同请求或通知由己提出的，由原主办部门负责在法定或约定或合理

期限提出，并办理变更或解除合同事项，法律事务管理部门负责审核。

第二十七条变更或解除合同请求或通知由对当事人提出的，由原主办部门负责在法定或约定

或合理期限作出答复，

法律事务管理部门负责审核。

第二十八条变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

第七章合同纠纷的处理

第二十九条合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解式解决。协商或调解能够达

成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼式解决纠纷。

第三十条合同发生纠纷时，主办人应及时通知有关机构和人员，并报法律事务管理部门备案，

同时应迅速收集下列有关证据：

（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听

材料等；

（二）有关的票据、票证及其合同履行的其他证据；

（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（四）证人证言；

（五）其他有关材料。

第三十一条合同发生纠纷后，主办人须及时将纠纷及处理情况报法律事务管理部门备案。

第三十二条仲裁或诉讼解决纠纷时，主办人应商法律事务管理部门确定代理人、

诉讼案等，并向法定代表人报告。

第三十三条调解书、协议书、裁决书、判决书应由主办人归档，副本或复印件应留存法律事

务管理部门备案。

第三十四条合同主办部门应将合同相关资料妥善保管，随项目归档。

合同资料容包括：

（一）合同文本及份数、各文本存置记录：

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（二）主办人登记；

（三）合同附件、审查意见书及其他有关文件；

（四）履行情况记载；

（五）纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。

第三十五条对当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，主办人应及时商法律事务管理部

门，向人民法院申请强制执行。

第八章检查与奖惩

第三十六条公司法律事务管理部门对合同订立、履行、管理工作实施监督与指导。

第三十七条公司对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。

第三十八条有下列情形之一，情节重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通

报批评或行政处分；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。

（一）不按本办法规定签订合同的；

（二）因过错签订有重大缺陷或无效合同的；

（三）审核人员无正当理由延误审核的；

（四）因审核人员重不负责任未审出合同缺陷的；

（五）未依法律和本办法规定变更或解除合同的；

（六）因过错丢失合同文本及相关文件的；

（七）故意提供虚假资料的；

（八）超越授权或滥用授权签约的；

（九）未按规定进行授权或转委托的；

（十）发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的；

（十一）有关法律性文件未经审核的；

（十二）应当或可以追究对违约责任而擅自放弃的；

（十三）在合同签订或履行当中，与对或第三人恶意串通或收受贿赂的。

（十四）故意泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

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（十五）使用非法手段签订合同的；

（十六）因故意或过失导致超过诉讼时效，丧失胜诉权的。

第三十九条在经济合同签定和履行过程中，因故意或过失构成犯罪的，由司法部门追究刑事

责任。

附表一《合同会签单》

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