首页 > 法律常识

集团法务系统法律事务管理业务解决方案

更新时间:2024-11-06 21:37:34 阅读：评论：0

2022年8月25日发
(作者：出口贸易方式)

集团法务系统法律事务管理业务解决方案

1.1法律基础管理

1.1.1法务机构管理

法务机构包含公司内部的法律事务部门、外部合作的

律师事务所以及法院和仲裁机构等。通过法务机构管理功

能可以记录各法务机构的基本信息以及相关的联系人和

联系记录，方便相关人员特别是法务人员在进行法律事务

处理时查阅。同时，建立相关法务人员与所属法务机构的

归属关系，明确记载各法务机构的职能和法务人员的擅长

领域及特长，便于在法律事务处理过程中做出更加合适的

人力资源配备。

1.1.2工作计划

用于安排个人的工作计划，提供按时间和类别两种分

类方式，且两种方式间可以相互切换。提供制定、修改、

删除工作计划和对工作计划设置提示及查询统计等功能。

通过系统可以制定个人的月计划、周计划和日计划。

工作计划可以采取日历模式，包含具体内容、时间、

闹钟提醒等；在一定权限下可以将工作计划与他人共享，

如共享给部门或公司领导，以告知领导个人详细的工作安

排。提供秘书管理功能，可以安排领导的个人日程活动，

系统自动保证时间不冲突。可以设置日程活动安排发送提

醒信息给领导，也可以随时调阅以前的活动安排及预计的

安排。

1.1.3工作总结

当单项工作完成或每日、每周、每月完成工作后，可

以通过系统记录个人工作总结。工作总结可以与工作计划

相对应，以详细跟踪每项工作的完成情况。同样，可以将

工作总结共享给部门或公司领导，以告知领导每项工作的

实际进展及完成情况。

1.1.4文件管理

法律事务相关文件或日常工作学习资料的归档管理，

各类文件在系统中可以分类存储。系统支持通过文件关键

字、文件作者、部门、文件类别、时间等多种方式进行文

件检索，方便用户查阅。同时，结合系统提供的业务协同

平台，更为公文的收发和签报建立了自动化的流转平台，

实现公文从形成、流转、办理、传递、存贮到归档或销毁

的完整生命周期过程管理。

1.2法律事务团队

1.2.1外聘律师管理

对企业来说，律师分企业内部律师和外聘律师，根据

企业法务工作的实际情况，律师可能参加法律纠纷处理、

法律案件处理、法律风险评估等业务。对于外聘律师，系

统可增加外聘律师部门，为外聘律师设置用户，并可根据

企业对信息安全的实际要求，通过系统权限分级以控制外

聘律师对法律事务信息的访问权限。如通过权限控制外聘

律师只有法律案件的权限，无法浏览非诉纠纷和其他法务

信息。对于需要外聘律师审阅的业务，外聘律师可将审阅

意见在系统中进行记录，具有权限的人员可以查阅其审阅

意见。另外，通过系统权限也可以控制外聘律师在审阅过

程中是否允许修改相关业务数据。

提供外聘律师评价和黑白名单管理功能，并可以通过

系统关联功能，可以根据权限调阅与该律师合作过的案件

和项目情况，以及正在合作项目进度，为新案件或项目的

参与优先级排序提供数据参考。

1.2.2法务人员管理

通过系统建立法务人员信息库，对所有参与公司法律

事务的人员进行统一的管理。基于系统支持的矩阵式权限

管理平台，可以对不同的法务人员分配不同功能模块的权

限和数据访问的范围。

1.3纠纷管理

在企业经营管理过程中，由于某些原因可能常与合作对方

产生法律纠纷。系统支持对非诉法律纠纷的管理，案发部门

将发生的非诉纠纷信息录入系统并提交给公司法律事务管

理部门，法务人员接到纠纷信息后及时进行处理，或将对纠

纷信息出具相应的法律意见书。

1.3.1纠纷上报

当发生法律纠纷时，相关业务部门负责人需要将纠纷信息

上报给公司法律事务管理部门和公司领导层，以供专业的法

务人员和公司领导及时给出合适的纠纷处理意见。需要上报

的纠纷信息包括纠纷主题、纠纷类型、纠纷发生日期、纠纷

上报单位、纠纷对方单位、纠纷详细描述、纠纷主要成因、

纠纷关联的合同、涉诉金额等。依据系统提供的业务协同平

台，可以将纠纷信息与相关的汇报材料一起在系统中提交，

系统将根据预先设定的纠纷上报流程自动流转到公司法务

管理部门及公司领导层，且同时也可以向其他相关业务人员

予以知会，提高纠纷信息上报的流转效率，以及时处理纠纷，

减少因纠纷可能带来的企业损失。

1.3.2纠纷信息

纠纷信息上报后，在系统中将形成法律纠纷的信息台账，

并进行唯一编号，以方便后续跟踪和管理纠纷的处理情况。

根据纠纷与合同的关联关系，则可以统计出相关合同历史上

发生过多少次纠纷，哪一类型的纠纷比较多，如在某类商品

的买卖合同中纠纷较多，就可以反映出公司在此类合同的条

款描述上是否合理，然后进行适当的修订完善，以降低纠纷

发生的概率或法律风险。

1.3.3纠纷处理

当对纠纷进行每一阶段的处理时，需要对纠纷的处理进展

进行实时记录和跟踪，跟踪内容包括纠纷处理时间、本次纠

纷处理的主要工作内容、本阶段纠纷处理的实际进展和参与

纠纷处理的人员等信息。在进行纠纷处理进展跟踪时，通过

纠纷信息编号可以关联对应的纠纷信息台账。一次纠纷可能

需要经过多次处理，对每一次纠纷处理情况都需要进行详细

的记录和跟踪，以备最后解决纠纷作为重要的参考依据，也

为以后的法律事务风险防范提供经验积累。

1.3.4法律意见书

法律纠纷上报到公司法律事务部后，法务主管或律师将根

据纠纷实际情况和其他业务相关人员或公司领导的意见，出

具处理纠纷的法律意见书。法务人员将法律意见书上传到系

统，并通过纠纷信息编号与对应的纠纷信息台账相关联，业

务部门相关负责人则可以通过系统查看自己所负责的非诉

纠纷的法律意见书。

1.4案件管理

案件管理是公司纠纷进入诉讼阶段而进行的综合管理，涉

及的人员往往比较多，时间比较紧急。采用项目管理的方式

来进行案件管理是比较恰当和简易的。案件管理需要从案件

申请开始到案件归档结束进行闭环式的全过程跟踪管理。具

体的流程如下：

案件申请之后，经领导批示确定进行案件调处。首先需要

进行案件策划，策划内容主要包括案件实施的策略、案件要

达成的目标、案件处理的团队。随着案件的进展，进一步记

录案件当前的处理情况，需要采取的措施，下一步要进行的

工作。在案件判决时，记录案件判决结果。对判决结果的执

行需要进行执行跟踪，案件执行结束后需要进行案件的结案

归档。对上述所有案件活动中可能产生的各类案件材料都需

要进行统一的管理，以方便对相关材料的及时查阅。

当对判决结果不满意而需要进行下一步的诉讼时，需要进行

案件的重新策划和跟踪处理，相当于前述流程需要重新执

行。

1.4.1案件申请

案件的类型主要分为非诉案件、被诉案件、主动起诉案件

三类。案件申请根据不同的案件类型对应不同的界面信息，

可以描述原告、被告基本情况、案件基本情况、案发各方当

事人情况、案发时间、案发背景、案发原因、案件影响、涉

及金额。上传相关材料提交给法律事务部和相关公司领导审

批后，进入案件处理程序。

1.4.2案件材料

案件的申请、办理、判决执行等过程中，均可能产生相关

的案件材料或需要搜集相关材料，相关的材料可以放到案件

材料模块中进行统一管理。

1.4.3案件定级

案件申请提交后，经办部门及法务相关部共同进行案件定

级，确定案件的级别，案件级别分为：一般案件、重大案件

和危机、公安保事件三类。根据不同的案件级别系统自动匹

配对应的审批流程，流程中设置相应的预警提醒条件，例如

自行处理案件完毕后5个工作日内提醒必须归档。

1.4.4案件处理

案件处理根据案件分类以及级别制定不同的处理业务流

程

➢非诉危机、公安保事件。经办部门与法务相关部门会

审通过后，进入另行规范模块

➢非诉重大案件。经办部门与法务相关部门会审通过后，

由这些部门共同处理

➢非诉一般案件。经办部门以及相关领导审批处理后，

结案归档

➢诉讼危机、公安保护事件。经办部门与法务相关部门

会审通过后，进入另行规范模块

➢诉讼重大案件。法务部审批是否能自行处理，能自行

处理，处理后结案归档；非自行处理由经办部门和法

务部门共同确定诉讼代理人，进入案件策划

1.4.5案件策划

案件策划是案件处理的核心，包括案件本身的描述及相

应的对策、计划。具体而言，包括案件的基本情况如案件类

型（包括民事诉讼、刑事案件、商事仲裁、劳动仲裁等）、

案由（案由录入按最高院规定的案由种类设置）、审级、案

发背景、发案原因、案件类型、案件影响等，更为重要的是

设定案件应对策略、法律建议、需要达成的目标。为了细化

策略和目标，需要制定详细的策略实施计划、案件处理团队。

实施策略

策略实施计划主要包括每一步骤的的负责人、计划行动

时间、工作内容，目的是把案件策略落实到人。

案件团队

案件处理团队主要是按照案件实施策略和目标，选择合

适的成员承担相应的工作。

案件目标

根据案件的基本情况和实施策略，需要制定案件处理各

阶段的目标和案件的最终目标。细化各阶段目标并与对应的

实施策略和阶段处理结果相关联，有利于监控案件处理按计

划推进，降低案件处理过程中的未知风险，从而达到预期的

最终目标。

1.4.6案件进展

案件策划好之后，就是策划的执行。策划的执行主要由

案件进展来记录和追踪，包括当前执行情况的记录以及下一

步工作计划。案件进展主要记录进展措施（包括财产保全、

证据保全、其他措施）、进展阶段（一审审理中、一审判决

未生效、一审生效、二审审理中、终审生效等选择项）、受

理时间、受理机构、工作内容、相关文件等。这些信息完整

的记录了案件的处理过程，方便法务人员、业务人员和领导

随时了解进展。进展记录时还要做出下一步的工作计划，一

方面为后续的工作提供方向和工作内容，另一方面，结合系

统提供的风险预警平台，则可以向相关人员对下一步需要进

行的工作及时给出提醒，防止遗忘导致法律风险的产生。

1.4.7判决结果

案件经法院判决之后，相关业务人员需记录案件的判决

结果，同时需要安排判决结果之后的应对策略，即在案件进

展中需要安排下一步的工作。如果对判决结果不满意，需要

重新上诉，则要重新制定案件策略并进行新一轮的案件处理

过程。

1.4.8判决执行

如果双方对判决结果无异议，进入判决执行阶段，此时

需要进行判决结果执行情况的跟踪。对于精确的管理而言，

需要追踪判决结果每条条款的执行。

1.4.9结案归档

案件执行完毕后，需要进行结案，把案件总体情况进行

总结，并上传结案报告。如果案件很典型，还可能根据案件

情况整理成案件库供以后参考。

结案之后，需要按照公司的管理要求进行案件归档，把

相关的材料提交给档案管理人员，按类别进行标记，通过系

统可以记录这些材料的归档时间和存放位置。

1.4.10案件中心

系统提供的案件综合信息管理平台（案件中心），可以

直观的查看到与某案件的所有相关记录，包括相对方信息和

资质、相对方与美*集团签订的所有合同清单、案件相关合

同签订情况、案件相关合同履约情况、案件相关合同异常处

理记录、案件相关纠纷处理情况以及案件本身的申报、策划、

处理进展、判决、结案等情况。

1.4.11风险案例总结和发布

可根据案件中心相关信息进行案件评价，总结案件相

关的风险控制经验教训。结案并总结完成，通过领导审批确

认后，可将改案件信息在风险案例知识库按权限对系统用户

开放。

1.5授权委托管理

授权委托制度是民事法律制度中的重要内容。公司的

大量经济活动都是通过授权委托的形式完成的。公司的法定

代表人，是公司的合法代表，有权对外从事全部的公司行为，

并承担相应法律后果。而其他员工都是根据法定代表人的授

权进行相应的工作。在对外经济交往中，表明经办人的身份

和权限主要就是看其授权委托书的内容，审查其是否有权代

表公司进行相应的经济行为。对于公司管理来说，授权委托

是一项法律活动，直接关系到公司的经济效果，因此，要有

相应的管理办法，明确授权委托的有关事项，以维护公司的

合法权益。

主要内容包括授权委托的管理部门、授权委托事项的

分类及管理程序、对被委托人资格的审查和手续的办理、被

委托人的责任等。

授

权

委

托

监

控

1.5.1授权委托申请

授权包括两方面的内容，其一是年度基本授权申请，由

授权管理的部门依据企业的授权管理制度，提出授权建议并

审查，基本授权的范围包括：人事授权、财务授权和业务授

权，分别产生被授权部门的人事权限、财务权限和业务权限。

其二是特别授权申请，特定的单位、员工或外聘的律师等，

为完成某特定的事项，需要得到授权，就需要进行授权申请，

待审查通过后，进入授权委托领用。系统提供授权委托管理

功能，对于非法人签字的合同，要求提供授权委托书。

1.5.2授权委托领用

授权申请审查通过后，授权管理部门发起授权书审批，

依据公司流程，完成授权审批。法务部门在授权审批终审同

意后，自动按格式生成授权书并输出打印。在授权有效期限

内，被授权人在进行相应的业务处理时领用对应的授权书。

法务部门通过系统可以记录授权书的领用情况，并设定授权

书应归还的时间，结合系统预警平台，则可以在授权书需要

归还时进行提醒。

1.5.3授权书归档

在授权结束时，被授权人员必须将授权委托书上交法务

部门进行归档，并且必须填写使用情况。

1.5.4授权委托变更

由于业务的变化或授权人、被授权人等有工作变化等各

种因素导致授权必须变更时，需要进行授权变更。一般由授

权管理部门提出授权变更申请，待审查通过，编制正式的授

权变更通知书，与原授权书同时生效。在原授权书失效时授

权变更通知书也自动失效。

1.5.5授权委托监控

授权必须进行有效的监控，避免发生越权的情况。对授

权的监控主要包括时效的监控和对授权范围的监控。系统定

期扫描，确定授权书是否过期，当授权书过期时系统将自动

发出提示信息，而系统中的授权书将自动失效。授权管理部

门要定期检查授权使用情况，并填报授权使用情况汇报。

1.6印章管理

通过系统的印章使用管理功能，可以对公司印章使用情

况进行跟踪。由印章管理员记录印章使用记录、印章借用记

录、盖章时间、印章借用期限等。如果到期未归还，系统可

发出预警提醒。在系统里可以查询印章信息台账，展示印章