暨南大学合同管理办法试行-暨南大学珠海校区总务后勤管理

暨通〔2017〕11号

暨南大学关于印发

《暨南大学合同管理办法（试行）》的通知

校机关各部、处、院、室、中心，各直属单位，各学院，各校区

管理委员会：

《暨南大学合同管理办法（试行）》已经2017年第6次校

长办公会议审议通过，现予以公布，请遵照执行。执行过程中遇

到问题，请及时反映报告。

特此通知

暨南大学

2017年4月13日

—1—

暨南大学合同管理办法（试行）

第一章总则

第一条为推进依法治校，规范学校合同管理，防范合同风

险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关

法律法规规章，依据《暨南大学章程》，制定本办法。

第二条本办法所称合同，是指以学校或学校授权单位作为

一方当事人，与其他自然人、法人、其他组织之间为明确双方的

权利义务关系所订立的书面协议。

合同形式包括合同书、协议书、意向书、备忘录、补充协议

以及其他约定双方权利义务内容的文件。

第三条本办法所称合同管理，是指学校制定和修改有关合

同管理制度,并对合同的签订、履行、变更、终止、纠纷处理等

环节进行组织、指导、协调及监督等系列活动。

第四条学校对外所签合同包括：

（一）合作办学合同；

（二）科研项目合同；

（三）技术转让合同；

（四）物资采购合同；

（五）基建修缮工程合同；

（六）融资借贷合同；

—2—

（七）捐赠合同；

（八）法律、法规、规章规定的其他合同。

第五条学校不得对外签订担保合同。

第六条合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为重

大合同和一般合同。

重大合同是指法律关系复杂、标的额较大，对学校权利义务

有重大影响的合同。

第七条本办法适用于学校及其所属各职能部门、学院、直

属单位、校区的合同管理。

学校附属医院、校办产业、学校教育基金会等具有独立法人

资格单位的合同管理，可以参照适用本办法。

第八条学校实行“统一领导、归口管理、分工负责”的合

同管理体制。

第九条合同的订立、履行，应当遵守国家法律、法规、规

章和学校有关规定。

学校各单位和相关人员应当积极预防和消除风险，保证合同

有效履行，维护学校的合法权益。

第十条学校各单位应重视合同管理工作，建立健全涉及财

务、印章、台账等相关合同管理制度，明确合同管理人员，加强

协调配合，不断提升学校合同管理水平。

第十一条学校各单位和个人应当做好合同信息安全保密

工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过

—3—

程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密。

第二章管理机构与职责

第十二条学校党政办公室法律事务部（以下简称“法律事

务部”）是学校合同业务指导部门，负责全校各类合同的规范、

审核、监督、协调工作，其主要职责包括：

（一）拟订和完善学校合同管理的基本规章制度，审核学校

业务主管部门制定的合同管理实施细则及合同范本；

（二）审查学校签订的重大合同，提出合法性审查及风险防

范等法律意见；

（三）参与学校重大合同的谈判、论证和风险评估；

（四）负责合同签订的授权；

（五）督促、协调学校涉及的合同法律纠纷；

（六）办理学校的其他合同法律事务。

第十三条学校各职能部门是学校合同业务主管部门。财

务、人事、科研、基建、总务、采购等职能部门根据其职责分工

负责审批其业务主管范围内的合同。其主要职责包括：

（一）负责业务主管范围内的合同审批、监督、备案；

（二）结合部门职责，依据本办法制定合同管理实施细则；

（三）根据需要，制定相关合同的示范文本；

（四）协调处理业务主管范围的合同法律纠纷；

—4—

（五）学校授权的其他合同管理事务。

第十四条学校所属各单位为合同承办单位。主要职责包括：

（一）牵头或组织进行合同的谈判，对合同项目进行可行性

论证；

（二）负责合同的起草，并对合同基本条款完备情况进行审查；

（三）根据学校授权，办理合同签订、登记或备案手续；

（四）定期、不定期汇报合同执行情况；

（五）负责合同纠纷处理；

（六）妥善保存相关合同文件和材料，建立和管理合同档案。

第十五条合同业务主管部门制定的合同管理实施细则、合

同示范文本，经法律事务部审核通过后方生效使用。

第十六条合同内容涉及两个或两个以上业务主管部门职

能或工作内容的，根据合同性质或主要条款确定业务主管部门；

不能确定的，根据合同业务相关度来确定主管部门。

第十七条各合同业务主管部门的负责人、合同承办单位负

责人为合同管理责任人。

第十八条学校财务、审计、监察部门根据学校内部控制等

管理制度，对学校合同管理履行相应的审计、监督等职责。

第三章合同审批程序

第十九条法律事务部负责学校合同的合法性审查，必要时

—5—

对合同的合理性提出建议。

合同业务主管部门依照各自职责范围，综合考虑合法性、必

要性、合理性、可行性等因素，对合同条款进行全面审查。

第二十条合同送审时，合同承办单位应当报送以下相关材

料：

（一）经合同承办单位负责人签字、盖章，同意报送的《暨

南大学合同审批表》（见附件）；

（二）订立合同的依据，如有关公文、批示、中标通知书、

会议纪要、商谈记录等，没有前述文件的，应做书面说明；

（三）合同对方为企业或其他营利性组织的，应出具对方的

主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；

（四）其他证明材料。

第二十一条合同涉及多个合同承办单位的，须经各相关单

位会签后再报合同业务主管部门审查。合同条款内容涉及两个以

上部门职责的，应当同时报送相关部门审查。

第二十二条合同业务主管部门或法律事务部审查合同，应

当在收到送审合同之日起5个工作日内出具书面审核意见，并根

据相应审批权限作出通过审查、建议修改和不予通过的结论。

如送审材料不完备，则应在3个工作日内告知送审单位补交

材料。

合同业务主管部门或法律事务部建议修改合同文本的，起草

单位应根据有关修改建议，及时对合同进行修改，并送相关部门

—6—

复查通过。

第二十三条对于重大合同，法律事务部应当会同学校法律

顾问对合同进行审查，再提出书面审查意见。

第二十四条合同文本通过审批后，在实际签订之前对合同

条款有实质性变更的，应重新履行报批手续。

第四章合同的签订与履行

第二十五条校长为学校法定代表人，除学校法定代表人直

接签署合同外，学校对外签订合同，应当取得校长授权委托。

校内各单位对外签订合同，需要校长授权委托的，应当申请

学校出具校长授权委托书。校长授权委托书由校长签发。

学校可授权分管校领导、合同业务主管部门负责人以及合同

承办单位负责人对外签订合同。

第二十六条未经学校审批和授权，任何单位或个人不得以

学校或单位名义对外签订合同。被授权人不得超越授权范围签订

合同。

第二十七条重大合同应当单独授权。常规性、经常性业务，

每次授权的有效期为一年。学校党政办公室负责制定相应的授权

管理办法。

第二十八条授权委托书应当根据所办理事项的具体情况，

写明下列内容：

—7—

（一）被授权人姓名、职务、所在部门或单位；

（二）委托事由；

（三）委托权限；

（四）委托起止时间；

（五）需要明确的其他事项。

第二十九条各单位订立合同，应当优先选用国家或行业的

合同示范文本，但需要认真审查，并根据实际情况适当填写。国

家或行业没有合同示范文本的，应使用该合同业务主管部门制定

的合同范本。

第三十条合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要

条款完备，权利义务明确，违约责任具体，文字表达清楚、规范。

第三十一条学校可以根据合同分类审批的实际需要，刻制

合同专用章，在学校授权范围内使用。

合同专用章由合同业务主管部门负责管理。

第三十二条加盖“暨南大学”校章或合同专用章时，必须

有学校法定代表人或者被授权人签名（或签名章）。合同中没有

签名和签约时间的，不得盖章。

第三十三条经学校审批和授权，合同由业务主管部门负责

人、合同承办单位负责人以本单位名义签订并成立的，可直接加

盖该单位公章或合同专用章。

第三十四条签署合同应当加盖骑缝章。有附件的合同，附

件应当与主合同一起加盖骑缝章。严禁在空白合同或空白纸张上

—8—

加盖印章。

凡未经编号、审批，没有法定代表人或被授权人签署的合同

文本，一律不得盖章。

排版格式出现合同末页无合同正文条款的，应当在合同结束

处明显位置打印标注“此页无正文”字样。

第三十五条合同业务主管部门应根据国家法律法规和学

校规定制定专门的印章管理制度，明确使用范围、登记、审批、

会签、存档等相关规定。

第三十六条合同依法签订并生效后，合同承办单位应当遵

循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时跟踪和了解合同相对

方履行合同义务的情况。合同业务主管部门应对合同执行情况进

行动态监督，督促合同承办单位依法履行合同。

第三十七条合同履行过程中，确需变更或终止合同的，应

在法定或约定的期限内，与对方签订变更或终止合同文本。变更

或终止合同，应当采用书面形式并说明变更或终止的理由、变更

或终止的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按本办

法规定的合同审查权限和程序再行报批。

第三十八条合同履行过程中，若对方没有按合同约定履

行，合同承办单位应及时以书面函件形式通知对方，并保存通知

证据，必要时听取学校法律顾问的意见或建议。同时应及时将出

现的问题、拟采取的措施向合同业务主管部门和分管校领导汇

报，积极采取措施以防止损失扩大。

—9—

第三十九条合同承办单位如发现合同签订或执行过程中

存在欺诈等行为，应立即向分管校领导汇报，同时通知学校财务

部门中止付款。

第四十条学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时，

应审核合同有关条款及业务部门提供的验收、入账等凭据，按照

合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订

的，财务部门有权拒绝付款，并及时向法律事务部通报。

第四十一条合同履行过程中发生纠纷，合同承办单位和业

务主管部门应当及时处理。处理时应先协商解决，双方经协商达

成一致的，应当订立书面协议。不能协商解决或经协商不能达成

一致的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

对需要选择仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷，业务主管部门

应书面向分管校领导汇报并及时向法律事务部通报，经分管校领

导同意后，由业务主管部门、法律事务部、法律顾问以及其他相

关部门组成处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参

与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第五章合同备案管理

第四十二条合同承办单位应当建立合同档案，妥善保管合

同谈判、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部原始文件资料，

并将合同档案及时移交业务主管部门。

—10—

合同档案包括合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方

当事人资质材料、相关审查文件、交付凭证、验收文件、数据电

文等与合同有关的材料。

第四十三条合同签订后，合同业务主管部门应当将合同文

本进行连续编号，记录合同签订时间、合同名称、合同标的、合

同履行期限、合同相对方单位、经办人、审批签署人、合同履行

情况等有关信息，及时登记备案。

第四十四条合同履行完毕后，合同业务主管部门应根据合

同承办单位提交的合同档案建立合同台账，指派专人负责管理，

并定期将年度合同目录报法律事务部备案。

合同台账应如实记载以下内容：序号、合同号、合同名称、

签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况及违约、变

更、转让、终止、仲裁、诉讼等事项。

第四十五条合同履行完毕后，合同业务主管部门应当根据

学校档案归档范围和保管期限的相关规定，将合同档案移交学校

档案馆保管。

第六章责任追究

第四十六条学校所属各单位及相关人员在合同签订和履

行过程中有下列情形之一的，学校将视情节轻重给予相应的处

分；给学校造成损失的，学校有权依法追究相关责任人的法律责

—11—

任；涉嫌犯罪的，移送国家司法机关处理：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）与合同相对方当事人串通，损害学校利益的；

（四）在合同签订或履行过程中未尽注意义务，或者未按照

本办法规定处理，致使学校利益受到损失的；

（五）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（六）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

（七）因合同档案保管不善造成不利后果或故意销毁、隐匿

合同材料的；

（八）应予处分的其他情形。

第七章附则

第四十七条本办法中未尽事宜，依照《中华人民共和国合

同法》等相关法律法规规章和学校相关规定执行。

第四十八条本办法由党政办公室负责解释。

第四十九条本办法自2017年5月1日起施行。

附件：暨南大学合同审批表

—12—

附件

暨南大学合同审批表

合同名称

甲方

合同主体

乙方

其他方

合同事由及主要内容

合同业务主管部门

是否属于重大合同

承办人及

签字：（盖章）

年月日

业务主管部门意见

签字：（盖章）

年月日

（学校法律顾问意见另附）

法律事务部意见

签字：（盖章）

年月日

党政办公室意见

签字：（盖章）

年月日

分管校领导意见

签字：（盖章）

年月日

合同编号

合同期限

合同金额

合同承办单位意见

说明:

1.法律事务部负责对送审合同进行合法性审查，合同业务主管部门依照各自职责范围，就合同

合法性、可行性、必要性、合同标的的合理性等对合同条款进行全面审查。

2.合同业务主管部门审查合同须由部门主要负责人签署意见，审核意见应具体、明确。

—13—

3．各审查单位应在5个工作日内完成审查，并根据相应审批权限作出通过审查、建议修改和

不予通过的结论。

—14—

暨南大学党政办公室主动公开2017年4月14日印发

—15—