服务采购管理规定

编号：CA/A15-CX-019-2015批准：金毅

服务采购管理规定

2015年6月26日发布2015年6月26日实施

中国第一汽车集团公司发布

服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第1页共16页

前言

为了加强对集团公司服务采购的管理与控制，依据集团公司《业务外包管

理程序》、《采购管理规定》编制本规定。本规定是集团公司管理体系文件之一。

本规定是对《业务外包采购控制程序》（CA/A15-CX-016-2015）的修改和

替代。自本规定实施之日起，原《业务外包采购控制程序》

（CA/A15-CX-016-2015）废止。

本规定由集团公司采购部负责提出并归口。

本规定由集团公司采购部负责起草、解释。

本规定主要起草人：杨战明、石民峥、张世业

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服务采购控制流程（1）

责任者

归口管理部门、需求部门

采购部

采购部主管高级经理

采购部

采购部、需求部门、归口管理部门

流程描述

提交经审批的《业务外包立项申请单》

接收《业务外包立项申请单》

《业务外包立项申请单》项目启动确认

Y

编制采购计划

确认采购方式

采购部商务例会

采购部

法律事务部、需求部门

需求部门

法律事务部

需求部门

需求部门

归口管理部门与相关业务责任部门

采购计划的审批

Y

公开招标谈判

竞争性谈判

（含内部邀请招标）

询价采购

单一来源采购

（延续采购）

1

2、3

4

5

6

服务商确定表提交法律事务部与需求部门

接收服务商确定表

草拟合同

合同审核与盖章

合同的履行

对已签署的合同变更或补充

（此项不适合公开招标项目）

对变更或补充后的协议

与《合同审查单》会签

需求部门

采购部、需求部门

Y

项目验收评价报告抄送采购部

文件整理与存档

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服务采购控制流程（2）

责任者

需求部门、采购部

采购部

招标代理机构

需求部门、采购部

招标代理机构

需求部门、采购部、招标代理机构

流程描述

公开招标

1

确认技术文件、商务文件

办理委托招标

编制招标文件

确认招标文件

Y

发布招标公告、发售招标文件

招标文件澄清、答疑

招标代理机构

招标代理机构

评标委员会

采购部商务例会

招标代理机构

招标代理机构

组建评标委员会

开标

评标

确认评标报告

公示中标候选服务商

发中标通知书

6

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服务采购控制流程（3）

责任者

需求部门、采购部

需求部门、采购部

归口管理部门

采购部

采购部、需求部门、归口管理部门

2

流程描述

竞争性谈判

确认技术文件、商务文件

推荐潜在服务商

潜在服务商资格审核

Y

编制谈判文件

确认谈判文件

Y

采购部、需求部门、归口管理部门

组建谈判小组

谈判小组

采购部商务例会

采购部

谈判、推荐成交候选服务商

确定成交服务商

Y

发成交通知书

6

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服务采购控制流程（4）

责任者

需求部门、采购部

需求部门、采购部

归口管理部门

采购部

需求部门、采购部、归口管理部门

流程描述

内部邀请招标

3

确认技术文件、商务文件

推荐潜在服务商

潜在服务商资格审核

Y

编制评标规则与方法

确认评标规则与方法

Y

采购部

需求部门、采购部、归口管理部门

编制招标文件

确认招标文件

采购部

采购部、需求部门、归口管理部门

Y

发招标文件

招标文件澄清、答疑

采购部、需求部门、归口管理部门

组建评标小组

采购部

谈判小组

采购部商务例会

采购部

开标、评标

推荐中标候选服务商

确定中标服务商

Y

发中标通知书

6

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服务采购控制流程（5）

责任者

需求部门、采购部

需求部门、采购部

归口管理部门

采购部

需求部门、采购部、归口管理部门

4

流程描述

询价采购

确认技术文件、商务文件

推荐潜在服务商

潜在服务商资格审核

Y

编制询价文件

确认询价文件

Y

组建询价小组需求部门、采购部、归口管理部门

采购部

询价小组

询价小组

采购部商务例会

采购部

发询价文件

受理询价文件

推荐成交候选服务商

确定成交服务商

Y

发成交通知书

6

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服务采购控制流程（6）

责任者

需求部门、采购部

需求部门

归口管理部门、集团公司分管领导

流程描述

单一来源采购

5

提交技术文件

提报单一来源采购申请报告

对单一来源采购申请报告审核

采购部商务例会

采购部

需求部门、采购部、归口管理部门

超过五十万元的单一来源采购项目

报送集团公司分管领导审批

确认单一来源采购申请报告

执行相应采购流程

Y

编制报价文件

确认报价文件

Y

组建谈判小组

采购部、需求部门、归口管理部门

谈判小组

谈判小组

谈判小组

采购部商务例会

采购部

发谈判文件

技术、商务谈判

推荐成交候选服务商

确定成交服务商

Y

发成交通知书

6

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1适用范围

本规定适用于集团公司职能部门(简称职能部门)服务采购的管理与控制,

分公司、全资子公司、控股子公司(以下简称子公司)、参股公司参照执行。

职能部门委托集团公司或一汽股份公司及其子公司承担的项目以及职能

部门代管的单位发生的服务采购项目不在本规定管理范围内。

2术语和定义

2.1服务采购

除货物和工程建设项目以外、所得产出以非物质形态为主的采购业务。

2.2服务商名录

通过采购部的资格审核，具有参与集团公司服务采购活动资质的服务商名

单。

2.3延续采购

延续采购是单一来源采购的一种方式，主要是延长已经采购项目中标、成

交供应商的合同期。

2.4采购部商务例会

是集团公司采购部采购业务集体决策的形式之一。根据采购活动决策事项

及职责权限，会议由部长或副部长主持，相关单位高级经理、二级经理及业务

经办人员参加。

当子公司不采用采购商务例会制度时，应明确组织机构并授权其行使采购

商务例会的职责和权限。

3职责

3.1采购部

3.1.1负责组织服务商资格审查，确定并公布集团公司服务商名录。

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3.1.2根据相关规定组织选择服务商的招标或谈判工作。

3.1.3负责推荐相关业务领域的潜在服务商。

3.2归口管理部门

3.2.1负责对《业务外包立项申请单》进行审核。

3.2.2负责对潜在服务商资格评审和选择。

3.2.3负责对单一来源采购申请报告进行审核。

3.3需求部门

3.3.1负责根据业务需要提出《业务外包立项申请单》。

3.3.2负责推荐相关业务领域的潜在服务商（不得少于三家，单一来源采购除

外）并参与服务商资格评审和选择。

3.3.3负责提出服务采购项目的背景与介绍、技术要求(标准)、项目进度、交

付物的验收标准等技术文件。

3.3.4负责草拟服务采购项目采购合同。

3.3.5负责与服务商共同履行合同，并在合同履行出现问题时及时提出合同变

更或终止合同的决定。

3.3.6负责与归口管理部门共同对项目进行验收，并将项目验收评价报告抄送

采购部。

3.3.7负责推荐专家评委。

3.4法律事务部

负责对服务采购合同进行法律审查。

3.5监察部

3.5.1负责对服务采购管理流程和管理的执行开展监督监察。

3.5.2负责监督合同的执行情况。

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4工作内容和要求

4.1《业务外包立项申请单》的审批

4.1.1需求部门向归口管理部门提交《业务外包立项申请单》。

4.1.2归口管理部门审核《业务外包立项申请单》，需求部门将通过审核的《业

务外包立项申请单》报送集团公司分管领导审批。

4.2服务商的选择与确定

4.2.1采购部接收《业务外包立项申请单》，主管部长在《业务外包立项申请单》

上签字确认，项目采购活动启动。

4.2.2采购部编制采购计划。

4.2.2.1采购方式确定的原则:

（1）单项采购预算金额大于等于壹佰万元的项目，适宜采用公开招标方式采

购的，应当公开招标；

（2）单项采购预算金额小于壹佰万元大于等于拾万元的项目可采用竞争性谈

判（含内部邀请招标）采购方式；

（3）单项采购预算金额小于拾万元的项目可采用询价采购方式;

（4）符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购;

A:只能从唯一服务商处采购的（是指因服务使用不可替代的专利、专有

技术，或者采购项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购）；

B:发生了不可预见的紧急情况不能从其他服务商处采购的;

C:必须保证原有采购项目一致性或者服务、功能配套的要求，需要继续

从原服务商处采购的;

D:涉及集团公司商业秘密的。

4.2.2.2服务采购项目的采购周期：

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（1）公开招标:按照国家的相关规定执行。

（2）竞争性谈判:采购部须三十个工作日内完成服务商选定工作。

（3）其它采购方式:采购部须二十个工作日内完成服务商选定工作。

4.2.3公开招标

4.2.3.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标

准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。

在此基础上，修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理签

字确认。

4.2.3.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认，共同制定评标规

则和方法。

4.2.3.3采购部根据采购需求，选择具有相应资质的招标代理机构，与招标代

理机构签订委托招标合同。

4.2.3.4招标代理机构依据委托方确认的技术文件、商务条款、评标规则和方

法等编制招标文件。

4.2.3.5采购部与需求部门共同对招标文件进行确认。

4.2.3.6招标代理机构发布招标公告。

4.2.3.7招标代理机构发售招标文件，发售日期不少于五个工作日。

4.2.3.8招标文件的澄清、答疑。招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清

或者修改的，应当在提交投标文件截止时间至少十五日前，以书面形式通知所

有招标文件收受人。

4.2.3.9招标代理机构组建评标委员会，评标委员会由招标人的代表和专家组

成，成员人数为五人以上单数，专家不得少于成员总数的三分之二。

4.2.3.10招标代理机构组织开标、评标等工作，评标委员会推荐中标候选服务

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商。

4.2.3.11评标报告须经采购部商务例会确认。

4.2.3.12招标代理机构进行中标候选服务商公示，公示期满无异议，向中标服

务商发中标通知书。

4.2.3.13采购部根据中标通知书，填写服务商确定表提交法律事务部与需求部

门。

4.2.4竞争性谈判

4.2.4.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标

准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。

在此基础上，需修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理

签字确认。

4.2.4.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认。

4.2.4.3需求部门推荐三家以上满足条件的潜在服务商，经本单位主管高级经

理签字确认，报送归口管理部门审核。

4.2.4.4采购部依据确认的技术文件与商务条款编制谈判文件。

4.2.4.5采购部与需求部门对谈判文件进行确认。

4.2.4.6由采购部、需求部门、归口管理部门共同组建谈判小组，谈判小组由

三人以上单数组成，采购部与需求单位可各推荐一名评委。

4.2.4.7谈判小组与供应商进行谈判，，推荐成交候选服务商，谈判小组成员签

字确认。

4.2.4.8采购部商务例会确定成交服务商。

4.2.4.9采购部向成交服务商发《成交通知书》，将服务商确定表提交法律事务

部与需求部门。

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4.2.5内部邀请招标

4.2.5.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标

准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。

在此基础上，需修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理

签字确认。

4.2.5.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认。

4.2.5.3需求部门推荐三家以上满足条件的潜在服务商，经本单位主管高级经

理签字确认，报送归口管理部门审核。

4.2.5.4采购部与需求部门、归口管理部门确认评标规则和方法，编制招标文

件。

4.2.5.5采购部与需求部门、归口管理部门对招标文件进行确认。

4.2.5.6采购部向潜在服务商发内部邀请招标文件。

4.2.5.7如需对招标文件进行澄清与答疑，采购部与需求部门应在提交投标文

件截至时间三个工作日前,以书面形式通知参加招标的服务商。

4.2.5.8由采购部、需求部门、归口管理部门共同组建评标小组，评标小组由

五人以上单数、技术和商务方面的专家组成，采购部与需求单位可各推荐一名

评委，其它评委在推荐的评委或专家资源库内随机抽选。

4.2.5.9采购部组织开标、评标工作。评标工作结束后，评标小组推荐成交候

选服务商，评标小组成员签字确认。

4.2.5.10评标报告经采购部商务例会审核，确定中标服务商。

4.2.5.11采购部向中标服务商发中标通知书，将中标服务商商确定表提交法律

事务部与需求部门。

4.2.6询价采购

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4.2.6.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标

准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。

在此基础上，需修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理

签字确认。

4.2.6.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认。

4.2.6.3需求部门推荐三家以上满足条件的潜在服务商，经本单位主管高级经

理签字确认，报送归口管理部门审核。

4.2.6.4采购部依据确认的技术文件与商务条款编制询价文件。

4.2.6.5采购部与需求部门对询价文件进行确认。

4.2.6.6由采购部、需求部门组建询价小组，询价小组由两人以上组成。

4.2.6.7采购部向潜在服务商发询价文件。

4.2.6.8采购部组织询价小组受理询价文件，与潜在服务商进行商务谈判，确

定成交服务商，询价小组成员签字确认。

4.2.6.9采购部向成交服务商发成交通知书，将成交服务商确定表提交法律事

务部与需求部门。

4.2.7单一来源采购

4.2.7.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标

准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。

在此基础上，需修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理

签字确认。

4.2.7.2需求部门推荐满足条件的潜在服务商，提报单一来源采购申请报告，

经归口管理部门审核，提交采购部；采购预算金额大于等于五十万元的单一来

源采购（含延续采购）项目，须报送集团公司分管领导审批。

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4.2.7.3采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认。

4.2.7.4采购部编制谈判文件。

4.2.7.5采购部与需求部门、归口管理部门对谈判文件进行确认。

4.2.7.6采购部、需求部门、归口管理部门组建谈判小组。

4.2.7.7采购部组织谈判小组向潜在服务商发谈判文件。

4.2.7.8谈判小组进行谈判。谈判小组由三人以上单数组成，谈判小组填写谈

判记录，小组成员签字确认。

4.2.7.9谈判记录经采购部商务例会审批，确定成交服务商，向成交服务商发

成交通知书，并将成交服务商确定表提交法律事务部与需求部门。

4.2.8延续采购

服务采购项目一个合同期原则上为一年。合同期满需延长原合同期的项

目，须由需求单位提出单一来源采购申请报告，经主管高级经理签字确认，报

送归口管理部门审核提交采购部。采购部与服务商进行商务交涉，经采购部商

务例会批准，合同有效期可以延长，每次不得超过十二个月。

4.3其它要求

4.3.1如需对已签署的合同进行变更或补充等，应由需求部门负责与服务商草

拟变更或补充协议后，将草拟的协议及新的合同审查单提交归口管理部门会

签，如涉及合同价格、付款及相关税务规定的修改或补充，应提交相关责任部

门会签。

4.3.2营销类媒体资源采购业务应当在归口管理部门指定的媒体上招募潜在服

务商，评价入围。在招募公告中应明示该环节不属于招标采购范畴。

4.3.3营销类媒体资源采购业务应当通过比价确定服务商与价格、锁定折扣率。

4.3.4活动类项目应当通过比稿评价确定合格的服务商，再通过比价确定成交

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服务商与价格。

4.3.5项目验收结束后，需求部门将项目验收评价报告抄送采购部。

4.3.6采购部、需求部门建立服务采购项目档案，填写存档文件清单。

4.3.7对依据集团公司《商务合作禁止行为暂行规定》所发布的“黑名单”合

作商，不得参加服务采购活动。

4.3.8凡在招标过程中需向潜在服务商、服务商提供保密信息,须签署保密协

议。

5相关文件

《采购管理规定》

6相关记录及保存期

6.1业务外包项目立项表保存期五年

6.2服务采购项目采购计划审批表保存期五年

6.3服务采购项目潜在服务商推荐表保存期五年

6.4服务采购项目单一来源申请报告保存期五年

6.5招标文件保存期五年

6.6服务采购项目招标文件确认表保存期五年

6.7服务采购项目投标文件保存期五年

6.8服务采购项目开标一览表保存期五年

6.9评标报告保存期五年

6.10服务采购项目评标结果确认表保存期五年

6.11询价记录保存期五年

6.12技术、商务谈判记录保存期五年

6.13服务采购项目服务商确定表保存期五年

6.14采购合同保存期十年

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