(完整版)律师事务所业务档案管理制度

律师事务所业务档案管理制度

为加强本所业务档案管理，统一本所业务档案管理流程，根据《律

师法》、《档案法》及司法部、国家档案局颁布的《律师业务档案立

卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》等相关规定，结合本所工

作实际，制定本制度。

第一章原则

第一条业务档案是律师及律师事务所从事业务活动的真实记

录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，

业务档案管理是律师事务所的重要任务。

第二条本所实行纸制档案卷宗归档管理，有条件时建立电子档

案并纳入档案管理范围，电子档案的管理办法由本所结合纸制档案管

理制度另行制定。

第三条律师承办业务形成的文件材料，根据本所的具体业务分

类立卷归档。

第四条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

第五条两名以上律师共同承办同一法律事务一般应合并立卷，

但不同律师事务所律师合办的法律事务分别立卷。

第六条律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。律师担任常

年法律顾问，应做到一单位一卷。

第七条业务档案立卷实行承办律师负责制。

业务档案的建立应与本所统一收结案制度、业务收费标准等制度

相结合。

第八条律师业务档案由本所统一保管，律师因工作变动或因故

调离本所的，应将其经办的业务档案及有关文件材料办理交接后方可

办理手续。

第二章归档材料的收集和整理

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第九条律师接受委托人委托之前，应首先向委托人提交诉讼风

险告知书并由委托人签字盖章，作为入卷归档材料。

第十条律师接办业务,经本所利益冲突审查后,填写收案登记表,

经审批后由本所与委托人签订书面委托合同，同时由委托人签发授权

委托书。

第十一条律师承办业务中应注意收集保存有关材料。案件中使

用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等材料，都必须

用钢笔、中性笔书写或打印，要求字体整齐、清晰。

第十二条业务办结后，由委托人如实填写《业务质量监督卡》，

并将服务质量反馈的意见和处理结果一并装订归档。

第十三条律师在业务办理完毕后，整理、检查该项业务的文书

材料，立卷归档。

第十四条提交人民法院、仲裁机构或有关部门的材料，律师应

将其副本或复印件入卷归档。

第十五条业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备

考表、卷底的顺序排列。

案卷内档案材料应按照业务程序的客观进程或时间顺序排列。一

般顺序为：

（一）侦查阶段刑事卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托协议；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录；

7、取保候审申请书；

8、申诉、控告书；

9、办案小结；

10、河南省法律服务质量监督卡。

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（二）审查起诉阶段刑事卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托协议；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、移送起诉意见书；

7、阅卷笔录或复制的卷宗材料、律师调查收集的证据；

8、律师会见犯罪嫌疑人笔录；

9、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、

提请收集、调取证据申请书、取保候审申请书、回避申请书、回避复

议申请书、重新勘验申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

10、承办律师提出的辩护意见；

11、集体讨论记录；

12、辩护意见书；

13、起诉书或不起诉决定书；

14、办案小结；

15、河南省法律服务质量监督卡。

（三）审判阶段刑事卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托协议；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、起诉书、刑事自诉状、刑事附带民事诉状、刑事上诉状或刑

事申诉状；

7、阅卷笔录或复制的卷宗材料；

8、律师会见被告人、委托人笔录；

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9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、

证明对象等。）

10、辩护律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限

于下列材料：物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人或被

告人供述和辩解、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉

讼程序及时间顺序排列）

11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、

提请收集、调取证据申请书、通知证人出庭申请书、取保候审申请书、

出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新

勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

12、承办人提出的辩护或代理意见；

13、集体讨论记录；

14、出庭通知书；

15、庭审笔录；

16、辩护词或代理词；

17、裁定书、判决书；

18、办案小结；

19、河南省法律服务质量监督卡。

（四）民事代理卷

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托代理合同（或协议）；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、民事诉状、民事上诉状或答辩状、反诉状等其他应附卷的文

书；

7、阅卷笔录；

8、律师会见当事人谈话笔录；

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9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、

证明对象等。）

10、律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于所

列材料：物证、书证、证人证言、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。

注：按案件诉讼程序及时间顺序，或证据目录所示顺序排列）

11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：管辖权异议申请

书、回避申请书、回避复议申请书、财产保全申请书、证据保全申请

书、先予执行申请书、先予执行担保书、出庭通知书、延期审理申请

书、回避申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼

程序及时间顺序排列）

12、承办律师代理意见；

13、集体讨论记录；

14、出庭通知书；

15、庭审笔录；

16、代理词；

17、判决书、裁定书、调解书；

18、办案小结；

19、河南省法律服务质量监督卡。

（五）法律顾问卷

1、聘请法律顾问合同（协议）；

2、聘方基本情况介绍材料；

3、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

4、办理各类法律事务的记录和相关材料（包括但不限于下列法

律事务：①接受咨询；②提供法律建议或法律意见；③参与重大商务

谈判；④起草、审查、修改合同和规章制度；⑤代办登记注册；⑥法

制宣传、教育、培训；⑦提供有关法律信息等）所出具的法律意见书、

律师函、记录和有关材料。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）

5、协议存续、中止、终止的情况；

6、工作小结；

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7、河南省法律服务质量监督卡。

(六)其他非诉讼法律事务

1、律师业务受理审批表；

2、风险告知书；

3、委托代理合同（或协议）；

4、授权委托书；

5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；

6、与委托人谈话笔录；

7、委托人提供的证据材料；

8、调查材料；

9、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事

务活动的记录等；

10、工作小结；

11、河南省法律服务质量监督卡。

第十六条行政诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排

列。

第十七条终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列

顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办

律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。

第三章立卷编目和装订

第十八条业务档案填卷宗目录，并使用阿拉伯数字逐页编号、

注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置位于材料正面右上脚、

背面左上脚，无字页不编号。

第十九条承办业务日期以委托书签订日期或人民法院指定日

期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律

顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；

其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。

第二十条业务卷宗装订前要进一步整理：

（1）破损材料要修补或复制，复制件放在原件后面。

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（2）字迹难以辨认的材料应当附上抄件。

（3）主要外文材料要翻译成中文附后。

（4）业务资料卷面为A4纸，窄于或小于卷面的材料，要用纸

张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封

要打开平放，邮票不要揭掉。

（5）卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净。

（6）不要在卷内资料上人为涂画、标注。

第二十一条卷宗装订可以使用棉线绳装订，也可以使用其他合

理美观方式装订。

第四章归档

第二十二条本所配备专职或兼职档案管理人员负责业务档案管

理，并建立业务档案室、档案柜。

第二十三条本所档案管理人员的职责是：

(一)收集、整理、保管和统计本所的档案和有关资料，编制《案

卷目录》和必要的检索卡片，确保档案的完整和安全；

(二)档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，积极开展档案的利用

工作，为律师开展业务提供服务；

(三)指导、督促、检查律师对业务档案的立卷和归档，接受司法

行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

(四)档案管理人员严格遵守保密制度，并注意保护当事人隐私权

及其他非公开信息。不得违反制度提供档案或扩大利用范围，不得泄

露档案内容。

第二十四条业务档案在业务办结后一个月内装订完毕，由承办

人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关

规定提出保管期限，移交档案管理人员，办理移交手续。

第二十五条档案管理人员接收案卷时，应按照要求检查案卷质

量，并按规定办理归档手续，在案卷封面左上角应盖“归档”章。

如案卷装订不符合要求，档案管理人员不予接收并要求重新整理。

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第二十六条涉及国家机密、商业秘密、个人隐私，以及约定本

所承担保密义务的律师业务案卷归档时应列为保密卷，确定密级保

管。

第二十七条随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘

磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，

逐盘登记造册归档。

第二十八条对归档案卷，按律师事务所年度顺序、业务类别、

保管期限等排列编号，绝密案卷单独编号。

第二十九条同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案

卷，可以合并保管。合并保管原则是按时间顺序后卷随前卷保管。

第五章档案的查询与借阅

第三十条查询档案填写《查询登记薄》，包括查询日期、查询

档案编号、查询人签字、是否复印。

借阅档案须填写《借阅登记薄》，包括借阅日期、借阅档案编号、

册数、借阅人签字、审批人签字、归还情况、归还日期等。

第三十一条借阅、查阅，不得从卷内抽取、涂写、标记、污损

材料。

第三十二条同级或上级司法行政机关的律师管理部门因工作

需要借阅律师业务档案的，应出示正式调卷函件，并应履行借阅登记

手续。

第三十三条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需

要，要求查阅、借阅有关档案的，应出示正式查卷函件，经本所主任

同意后办理查阅手续。

第三十四条凡涉及国家机密或个人隐私的业务档案，以及当事

人要求保密的档案，一般不得对外借阅和查阅。

第三十五条对查阅或借出的档案，要及时催还。如发现卷宗被拆、

文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况应立即向本所负责人汇报并

及时处理。

第六章档案的保管期限

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第三十六条律师业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三

种。

凡属于需要长远查考、利用的律师业务档案，列为永久保管。

凡属于在长时期内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档

案，列为长期保管，保管期限为二十年至六十年。

凡属于在一般时间内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务

档案，列为短期保管，保管期限为五年至十五年。

列为长期或短期保管的律师业务档案，具体保管期限，由立卷人

提出并报本所主任决定。

第三十七条律师业务档案的保管期限，从该项法律事务办结和

终止后的下一年起算。

第三十八条具体业务档案的保管期限，根据相关规定另行确

定。

第三十九条本所档案目录登记簿、档案收进登记簿、档案移出

登记簿、档案销毁登记簿、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保

管。

第七章档案的统计、保护及清理

第四十条档案的统计、移交、保护按照司法部、国家档案局制

定的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》执

行。

第四十一条事务所设置变更时，应对业务档案进行清理，清理

办法如下：

(一)事务所撤销的，应交由同级或上级司法行政机关代管，或向

同级档案馆移交。

(二)事务所分立的，档案交由分立前的一个事务所管理。

(三)事务所合并的，事务所的档案交由合并后的事务所管理。

(四)事务所撤销、分立或合并时，没有办理完毕的律师业务视情

况移交给新的事务所继续办理，承办该项业务所形成的档案应由新的

事务所保管。

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第四十二条档案管理人员调动工作时，应在离岗前作好档案移

交工作，办理档案移交手续。

第八章附则

第四十三条本制度经合伙人会议（或律师会议）通过后施

行。

第四十四条本制度由合伙人会议（或律师会议）负责解释。

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