北京市法律援助业务档案立卷归档办法

北京市法律援助业务档案立卷归档办法

（试行）

第一章 总 则

第一条 为建立健全法律援助质量评估体系，规范法律援助业务档案立卷归档工作，依据国家有关法律、法规、规章，结合本市法律援助工作实际，制定本办法。

第二条 法律援助业务档案是法律援助工作的真实记录和历史凭证，是法律援助工作的重要组成部分。法律援助机构应当切实加强业务档案管理，严格按照本办法规定的要求立卷归档，保证案卷材料完整规范，归档及时准确。

第三条 市和区县司法行政机关应当切实加强对本机关确定的法律援助机构的档案管理，提供档案归档、管理工作必需的设施和用房，配备专、兼职档案管理人员，加强对法律援助机构立卷归档的检查、监督、指导。

第四条 法律援助业务档案应当按照每一案件每一阶段单独立卷的原则，刑事、民事、行政法律援助案件委托阶段发生改变的，案件另行编号，另行立卷。

第五条 法律援助业务档案应当与报送上级部门的各类统计记录中的案件受理、指派、办理、结案等重要信息保持一致。

第六条 法律援助业务档案包括申请审结档案和承办档案。

申请审结档案由法律援助机构立卷归档，承办档案由法律援助人员所在法律服务机构立卷归档。

法律援助公职律师与社会律师共同承办同一案件的，仅立一个承办卷。

第七条 申请审结档案和承办档案是否合并归档由法律援助机构自行确定。

第二章 排列顺序

第八条 申请审结档案应当按照下列顺序立卷：

（一）法律援助申请表；

（二）身份证复印件或者其他有效的身份证明，他人代理申请的，需提交代理权证明和代理人身份或者资质证明；

（三）经济困难的证明；

（四）与所申请法律援助事项有关的材料；

（五）法律援助审批表；

（六）给予法律援助决定书或者不予法律援助通知书的存根;

（七）指派通知书的存根；

（八）法律援助公函的存根；

（九）法律援助协议；

（十）结案法律文书；

（十一）法律援助案件结案报告表；

（十二）法律援助工作征询意见表；

（十三）案件补贴支款凭证；

（十四）其他应当立卷归档的材料。

属于公安机关、检察机关、人民法院转交犯罪嫌疑人、被告人法律援助申请的案件，还应当将公安机关、检察机关、人民法院转交函入卷。

第九条 申请人因对法律援助机构作出的不符合法律援助条件的通知有异议，并向司法行政机关提出的，除按照第八条（一）至（六）项顺序立卷，且应当包括以下材料：

（一）复查申请书；

（二）司法行政部门审查决定；

（三）送达回执。

第十条 对于人民法院

指定辩护的案件，法律援助机构应当按照下列顺序立卷：

（一）人民法院指定辩护通知书（函）；

（二）刑事法律援助公函的存根；

（三）指派通知书的存根

（四）裁定书、判决书；

（五）法律援助案件结案报告表；

（六）案件补贴支款凭证；

（七）其他应当立卷归档的材料。

第十一条 承办人员承办民事法律援助案件的，应当按照下列顺序立卷：

（一）法律援助指派通知书；

（二）律师事务所、基层法律服务所批办单；

（三）授权委托书；

（四）起诉书、上诉书或答辩书；

（五）阅卷笔录；

（六）会见当事人谈话笔录；

（七）调查材料（证人证言、书证等证据）；

（八）诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；

（九）集体讨论记录；

（十）代理词；

（十一）出庭通知书；

（十二）庭审笔录；

（十三）判决书、裁定书、调解书、上诉书；

（十四）法律援助案件结案报告表。

第十二条 承办人员承办刑事法律援助案件的，应当按照下列顺序立卷：

（一）法律援助指派通知书；

（二）律师事务所批办单；

（三）授权委托书；

（四）阅卷笔录；

（五）会见被告人、委托人、证人笔录；

（六）调查材料；

（七）集体讨论记录；

（八）羁押通知书、起诉书等证明案件正处于刑事诉讼中的法律文书；

（九）辩护词、代理词或者提供法律帮助的材料文书；

（十）出庭通知书；

（十一）庭审笔录；

（十二）起诉书、判决书、裁定书、和解调解书或者体现法律帮助效果的法律文书；

（十三）法律援助案件结案报告表。

第十三条 承办人员承办非诉讼法律援助案件的，应当按照下列顺序立卷：

（一）法律援助指派通知书；

（二）授权委托书；

（三）与委托人谈话笔录；

（四）委托人提供的证据材料；

（五）调查材料；

（六）调解协议书、调查结论、承办人员出具的法律意见或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；

（七）法律援助案件结案报告表。u3000

第十四条 法律援助机构决定终止法律援助的，应当将受援人要求终止法律援助的书面材料或案件处理机构终止法律程序的法律文书、承办人关于终止法律援助的报告及终止法律援助通知书的送达回执归入审批卷中，将法律援助机构作出的终止法律援助通知书归入承办卷中。

更换法律援助承办人员的，应当及时办理案件材料移交手续。

第十五条 仲裁、行政诉讼代理承办卷顺序参照民事代理卷顺序排列。

第十六条 法律援助机构应当将法律咨询、代书形成的有关材料和案件质量监督的材料进行立卷归档，分

别按年度及时间顺序排列。

第三章 立卷编目和装订

第十七条 法律援助业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无内容页不编号）。

第十八条 立卷人用签字笔、钢笔或毛笔逐页填写案卷封面；填写卷内目录，内容要整齐，字迹要工整。

第十九条 有关卷内文书材料的说明材料，应当逐项填写在备考表内。

第二十条 卷宗装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4大小，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

第二十一条 案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上立卷单位封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。

第二十二条 一个案件的诉讼文书材料，每卷以不超过二百页为宜，过多时应当按形成的顺序分册订卷。

第四章 归档和保存

第二十三条 法律援助机构确定的归档人员应当自向受援人送达给予法律援助的决定之日起30日内立卷。

第二十四条 承办人员应当自结案日起30日内，按要求将案件承办档案送交法律援助机构审查，办理结案手续。

法律援助机构应当对案件承办档案进行审查。案件材料合格的，应当向承办人员支付办案补贴；案件材料不全的，应当及时要求承办人员补充。

第二十五条 诉讼和仲裁案件判决书、裁定书、调解书、裁决书等法律文书送达之日为结案日；非诉讼法律事务以委托事项办结之日为结案日；法律援助机构终止法律援助的，以终止法律援助通知书送达受援人之日为结案日。

第二十六条 申请审结卷保管期限为二十年。

承办卷的保管期限，参照司法部、国家档案局制定颁布的《律师业务档案管理办法》、《律师业务档案保管期限表》确定。

申请审结档案和承办档案合并立卷归档的，参照本条前两款相比较长的保管期限确定。

第二十七条 对超过保管期限的档案应当定期进行鉴定。鉴定由司法行政机关档案管理人员、法律援助机构负责人和法律援助人员组成鉴定小组共同进行。

经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应当采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后销毁。

第五章 附 则

第二十八条u3000 本办法由北京市司法局负责解释。

第二十九条u3000 本办法自颁布之日起施行。