税务档案

加强税务档案管理改善服务民生

税务档案是税务征收过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，也是国家税务征收机关和纳

税人双方依法办税的法律公文。税务档案资料既是税务机关日常工作的分类备查材料和载

体，又是应对上级工作检查的主要形式，搞好档案资料的整理工作可谓意义重大。但是，由

于种种原因，与公检法等行政执法机关的档案资料相比，税务部门在档案资源建设及实际利

用工作中，还有许多不尽人意之处。

一、基层税务档案管理现状及存在的问题

根据税务机关的管理模式来看，一般区县税务局下设一个城区分局及若干个农村分局，

管理辖区范围内成千上万的纳税户。税务机关在日常工作中，会产生大量的各种文件、公文、

批示等文书档案，这类具有法律效力的档案资料均须妥善保管，经常查阅；另外税务管辖的

纳税户在新成立、注销等过程中会向税务机关上交各种信息登记表等，这些资料存档后被视

为固定档案。也是日常工作中经常要查阅到的档案；还有目前每个纳税户在每月申报期内向

税务机关上报上月的经营情况、各种税的缴纳情况、发票的使用情况以及各类有关报表和相

关文件。这些报表及文件档案被视为流动档案。在调查中，笔者发现，税务机关基层档案管

理存在以下问题：

一是文书档案、固定档案、流动档案整编缺乏统一性。文书档案一般由区县级办公室负

责收集整理，存放于区县局档案室。征管档案则由分局负责集中立卷。如发票存根，由发票

岗工作人员按月装箱，按年度存放于分局档案室。这就使得日常的档案整理工作中，一些基

层区县局往往注重文书档案的整理，其他的税务征管档案往往成为档案管理及检查的死角。

二是基层分局征管档案管理完全依靠手工，效率难以提高。习惯上我们从开业登记开始，

到税种认定、申报、发票购领直至注销，所有涉及的资料完全按户归集存档。全部依靠手工

操作，而且要逐月进行，年度整理装订，耗费较多人力，工作量较大。计算机主要被用来编

制档案目录、打印卷脊，在档案的整理、运转、共享利用上没有引入信息化。

三是档案增值利用不够。实际工作中，查阅纳税档案的人少之又少，除在检查或者核日

常征管中用到以外，最大的用途就是迎接上级考核，最可能的重要作用就是应对纳税人提起

的听政、行政复议或者诉讼。大量的数据沉淀在档案资料中，档案价值极度降低，没有得到

有效利用。

四是档案的销毁工作衔接不畅。94年国地税分家以来形成的一些短期文件，保存期限

在10年，现在大部分单位都未对这一部分资料进行统一销毁处理。大量无价值资料占据库

房空间，不利于档案的管理利用。

二、存在问题的原因

一是对档案资源建设及利用的真正作用和实际意义缺乏足够的认识。提起档案，人们只

满足于一种表面现象，即按规定和要求将使用过的文件、资料汇集整理装订成卷，再存放于

一定标准规格的档案装具内。然后通过一定级别和标准的验收，达到一定级别的标准要求，

即算完事。至于档案形成后的自身价值和作用，便很少注意。由于对档案形成后的利用欠考

虑，因此也谈不上对档案资源建设作用与意义有着多高的认识。

二是信息化应用不深入。征管改革中对档案管理没有进行完整的探索研究，信息化不支

持，加上技术上存在一定困难，导致信息化在档案管理上应用不广不深。管理操作缺乏规范。

档案的归集、审核、传递等往往还是沿用工作习惯，实行管理人员建档，纸质信息流转，难

以保证档案的规范统一。同时在材料应用、硬件配置上不够规范、标准。

三是缺乏相对稳定的档案工作专（兼）职人员。档案业务具有很强的专业性、技术性、

连续性，它的性质要求各级要有比较固定的档案工作人员。目前，大部分单位都缺少稳定的

档案工作人员。档案人员不稳定，对档案人员本身容易造成不良影响，如是档案管理人员对

档案工作的责任心不强，缺乏长远计划和打算，不钻研不学习档案业务知识，对所保管管理

的资料不熟悉，缺乏全面的、系统的掌握等，使档案管理的缺乏连续性、衔接性。

四是重实际税收业务工作而轻档案的利用价值的体现。在税务部门，每年税收任务比较

重，各级机关都把重要精力投放在抓组织收入上，而档案工作在繁重的税收工作中就显得微

不足道。每年在税收收入的数据统计上，投入了大量的人力和精力，而在档案资源建设及利

用方面，是苍白无力的。实际上在税务部门的业务档案也就是征管资料的利用上，是比较多

的，但由于思想上没有对档案利用形成足够的认识，档案利用这一概念没有在头脑中形成，

以致利用了档案，还不能认识到这是档案价值和作用的发挥与体现，只认为这是征管工作的

一个简单环节而已。

五是重电脑管理利用而轻纸质档案的利用。税务部门随着高科技年代日新月异的发展，

高科技的应用在税收工作中发展很快，信息化建设重视程度很高。办公自动化、信息化的建

立和发展，使一些单位对税务档案纸制资料的保存观念产生了淡化，忽视了纸质档案的建立

和利用。在税务部门，不仅是形成文件的文书档案很重要，而日常征收管理中形成的专门档

案(业务档案)，即纳税人征管档案也很重要，甚至在税收工作中其价值更高一些。然而，由

于缺乏对征管档案利用的长期效应，自成立以来没有规范过征管档案，以致胡乱堆放，丢失

资料现象普遍存在，对税收工作已经产生了不良影响。

三、加强税务档案管理的几点思考

1、加大对税务档案工作的宣传力度

市场经济、知识经济提升了档案工作的社会地位，法制建设强调了档案工作的重要性，

各领域、系统的档案工作必然趋于规范化和科学化，对税务档案工作的要求也同样如此。而

要使税务档案工作有一个长足的发展，首要的任务就是大力宣传税务档案工作的重要性，使

税务干部充分认识到税务档案工作是税务机关、税务人员的本职工作，推动税务档案工作的

发展是税务干部义不容辞的责任。同时，也要向纳税人做好宣传，取得纳税人对税务档案工

作的大力支持和配合。

2、建立健全税务档案管理机构和机制

健全的机构和机制是落实税务档案工作的组织保证。在成立相应业务科室的基础上，各

科室、分局相对固定专职或兼职档案管理人员，有人员调整时要认真做好档案工作的交接。

在专职或兼职档案管理人员的选定上，按照相应的标准和要求，如熟悉征管和档案业务等。

从而达到档案工作有机构主管，具体工作有人员牵头。制定适合单位具体情况的税务档案管

理办法，明确档案管理人员的职责，完善档案保管制度。使大家学习有依据，操作有规程。

3、注重增强和提高税务档案管理人员的能力素质

随着税务系统的不断发展，档案管理人员必须加强学习，不断更新知识结构。要清醒地

看到，科学技术的飞速发展使知识老化周期缩短，一个人无论学习的知识多么丰富，几年后

就会碰到相应领域而言的专业知识过时问题。身为档案管理人员，尤其要注重两个方面：一

是职业道德的修养。重视和加强职业道德的培养，树立正确的职业道德观念；二是信息技术

的掌握。档案事业的发展使得档案人员从“理论型”、“实干型”向“技术型”转变，档案

人员运用信息技术是一个十分重要的内容和本领。未来的档案工作者，不仅是档案管理员，

也将是计算机网络的专业人员。

4、提高归档的及时性和归档质量，及时销毁无价值档案。要注重基础资料的收集工作。

根据国家行政法律法规的规定，办理某一个税务事项必须要具备某些税务资料，而如果缺少

了其中的任何一种资料，这份档案都称不上一份完整的档案。这就要求我们的税务工作者在

工作的过程中，要严把资料收集关，严格核实每一项资料的真实性，确保税务档案资料的有

效性。根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔除无保存价值的档案。

5、创新电子档案管理方法，实现管理科学化、规范化、标准化。首先确立归档原则。

依托流程信息管理系统，对“每个业务处理环节对某项工作事件产生的资料”的内容进行固

定统一，在日常税收事务中，形成与纸质资料对应的电子资料，利用计算机同时进行管理。

其次明确档案流向。纸质资料和电子资料同步交接。再次完善税务档案数据库系统的改造工

作，进一步适应不断更新的税务档案归档工作，加强档案目录数据库建设。充分运用计算机

技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。

6、档案资源建设要与利用效益相结合。搞好档案资源建设重要的一点就是建立档案统

计信息库，并且主动地向外发布信息，以达到档案信息共享的目的。税务部门应该尤为重视

这一点，如果税务档案管理部门能在做好档案统计的基础上，定期将统计结果信息采用档案

信息简报或电脑网的形式，提供给各业务部门，变守株待兔为主动“出击”，提供出门服务，

无疑将会大大提升档案利用的效益。不仅可方便工作，减少重复环节，亦可改善工作作风，

减轻基层负担。

7、加强对税务档案工作的评比和考核

档案管理是各项工作的一个重要组成部分，加强税务档案工作的评比和考核，是推进税

务档案工作的一项有力措施。在完善税务档案管理办法的基础上，制定档案工作考核评比的

细则，作为检查和衡量每个单位档案工作的标准和依据。每月或每季度对各单位的档案工作

进行检查评比，将有效促进我局税务档案工作的开展。

税务档案的管理和利用，在税收工作中有着举足轻重的作用，不容忽视。搞好档案资源

建设，同时做好档案利用价值的推广，一定会对档案的利用，尤其是对税务部门的档案利用，

产生巨大的推动作用。