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第十二章往来书信
国际金融业务中常用的书面是书信和电报、电传、传真等，最快捷的是传真。
由于目前已极少使用电报，而传真信件即是普通书信件，通过电讯机构传递给收件人，所以
这里只介绍书信格式，同时提醒读者应当注意的问题。
第一节书信结构
英文商务信函的结构一般如下：
1)信头(Heading），包括寄信人的地址和日期
2)信内地址（Insideaddress），即收信人的地址
3)文档号（Reference），如：Ourref:WFX/SQ，Yourref:JS201/SD707
4)收函方主办人或主要负责人,如Attention:TheSalesManager或To:TheSalesManager
5)称呼（Salutation）
6)事由标题（Caption/Subject/Reference）
7)正文（Body）
8)结束语／函尾套语（Complimentaryclose）
9)发信人姓名，先签名再打印姓名（Signature＆Printedame）
10)发信人职务（Position）
11)发信人及打信人姓名缩写，如ST/MS
12)附件（Enclosure）
13)副本／抄送（CC.，即CarbonCopy）
14)附言／又及事项（P.S.，即Postscript）
下面是一封完整的英文商务信函：
1117TheHighRoad
AustinTX78703
6June2008
atricks
3005West29th,Suite130
77663
ks,
IreceivedyourJune5thletterrequestingconsultationandamprovidingmy
recommendationinthefollowing.
First,stionyouraise
revolvesaroundwhethertheheatingregistersshouldbelocatedinalowsidewall,or
intheceiling,andifceilingregistersareused,whichtype—step-downor
stamped-faced—onally,theproblemconcerns
whetherthereisanybenefittohaveheatingregistersnearthefloor,whethermoving
heatedair“down”inductsnegativelyaffectsblowerperformance,andwhether
adequateinjectionthatcanbeachievedonthelowspeedofatwo-stagefurnace.
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Myrecommendationsareasfollows:
�IcanfindnothingineitherCarrier,Trane,orASHRAEdesignmanualsthat
indicatesdropasbeingafactorinductdesignanydifferentfromnormalstatic
avedifferentinformationonthis,Iwouldliketohave
referencestoit.
�blemis
anadvantagetolowsidewallreturn;Carrier
DesignManual–AirDistributionisagoodreferenceonbothitems.
�Irecommendstep-downdiffuserswithOBDbecausetheyhavepatternand
volumecontrolthatissuperiortostamped-faceddiffusers.
�Iamopposedtolowsidewalldiffusersorfloordiffusersintheapplicationyou
reasedstaticlossesthatresultfromtryingtogettheducts
downthroughthewallswillonlyincreaseinstallationcostandreduce
efficiency.
Ifthereisanyoneinyourorganizationwhoisuncomfortablewiththese
recommendations,letmenow.I’dbeveryinterestedinreviewinganyactual
nowifyouhaveanyfurtherquestionsorifIcanbe
ofanyfurtherassistance.
Sincerely,
ey
ey,P.E.
HVACConsultants,Inc.
JAM/dmc
Encl.:invoiceforconsultingservices
第二节书信格式
一般地说，商业公司或企业习惯于采用标准格式(standardformat)的商业信
函，其中主要包括完全齐头式(full—blockstyle)、改良齐头式(semi-blockstyle)
和缩行式(indentedstyle)，格式分别如下：
1）Full—BlockStyle
Letter-head
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Refo.______
Date_____
Insideaddress_____
Salutation_____
Subject_____
Bodyofletter
Complimentaryclose
Signature
Identificationinitials
2)Semi-BlockStyle：
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Letter-head
Refo.______
Insideaddress_____
Salutation______
Subject._____
Date_____
Bodyofletter
Complimentaryclose
Signature
Identificationinitials
3)IndentedStyle：
Letter-Head
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Refo.______
Insideaddress_____
Salutation______
Date_____
Subject
Bodyofletter
Complimentaryclose
Signature
Identificationinitials
在用词行文方面，需要注意以下几点：
1、在告知对方情况时常用Wearepleased／happytoinform／notify／adviseyouthat，We
wishtotellyouthat；说明或解释情况时用Wewouldliketoexplain／clarifythematteras
follows：Wewishtosaythat；提出建议或推荐时用Wetakepleasureinsuggesting／proposing
／recommendingthat；提出异议或要求时用Wealeafraid(that)weateunabletoagreewithyou
onthematter，Wehavetopointoutthat，WewoulddrawyourkindattentiontoThematterthat，
Wewouldask／request／demandyouto；表示遗憾、不理解、不满时用Wearesorry／shocked
／frightenedtonote，Muchtoourregret，wefindthat，Itisapitythat．Itishardlyunderstandable
tousthat等。
2、多用主动语态，显得亲切，尽量少用被动语句，但为避免单调，也可以交替使用，
例如：
WehaverecentlygrantedaUSD1millionshort-termloantoXXXcompany.
Wehavelearntfromthebeneficiarythat...
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Itislearnt/understoodthat...
3、避免使用陈旧套语(如下面例子括弧内)，尽量做到口语化。
Thankyouforyourletterdated...
(Yourlettertohand)
Wehavereceivedyourletterof...
(Youresteemedfavortohand)
Wewishtonotifyyouthat...