(整理)详谈施工过程中需要注意的法律细节以及证据保存

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常言道，“细节决定成败、态度决定高度”，根据本律师多年建筑法律经验，一些建筑企业最

终不能保护自己的合法权益，往往是由于在工程施工过程中管理极不规范，没有留存关键的

补充协议、签证、决算书、变更单等书面证据或者由于没有得到有效确认而大大影响了证据

的效力。

尽管，诉讼不是解决纠纷的最佳途径，但是“害人之心不可有，防人之心不可无”，加强工

程管理规范程序，在律师等专业人士的帮助下注意采取法律手段做好细节性工作，将会大大

减轻今后解决纠纷的难度。根据律师的经验，可以尝试从以下方面注意工程管理中的法律细

节。

一、不断完善工程项目资料管理。民事诉讼中普遍实行“谁主张、谁举证”的证据规则，如

果权利请求方提不出有效证据，则要承担举证不能甚至败诉责任。而经济纠纷一旦进入诉讼

程序，鉴于诉讼本身的激烈对抗性和原被告利益的对立性，要想在诉讼过程中再从对方取得

证据或者要求对方对原有事情进行认定难度将很大。因此，在工程日常管理过程中做好资料

收集、管理则尤为重要。从法律角度讲，以下资料最容易出现法律纠纷，因此需要重点完善：

工程管理过程中的资料主要大类有：（1）工程前期资料；（2）工程管理资料；（3）竣工决算

和建设消耗资料；（4）生产准备及考核资料；（5）监理资料；（6）检测资料；（7）竣工验收

文件资料；（8）协商变更资料。特别是协商变更和竣工决算资料在建筑诉讼中最为常用，要

特别注意保存。

二、根据律师经验，施工资料管理中容易出现的法律问题有：（1）管理文件原件不齐全。诉

讼中，复印件除对方认可，是不能作为证据使用的。有的单位疏于资料管理，造成原始文件

丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件

遗失。（2）工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。在法律上来讲，这属于无权代理或者

越权代理行为，非经被代理人认可，是不具有法律效力的，应当及时补签。（3）竣工图编制

不够规范，修改变更较多，施工图作为施工合同重要附件，这属于随意变更合同的行为，修

改应当经过双方认可。（4）施工过程中形成的资料格式不统一，不规范，容易造成重要证据

丢失导致诉讼不利局面。（5）施工过程中原始资料的书写五花八门（甚至有铅笔签注的现象），

而这些签证都不利于档案资料的长期保存和作为证据使用。（6）施工原始验收签证资料填写

不规范。交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署业主或监理

意见，从而降低了竣工资料的使用价值和证据效力。

三、从工程项目洽谈立项开始就要抓起资料收集。努力使工程资料编制工作实行“三同步”

制度，即：工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完

工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。

四、从法律角度加强施工过程中的资料管理。避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工

任务，而后补资料的现象发生，要对施工单位特别是挂靠单位的资料的同步性、真实性、准

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确性、完整性、规范性进行检查。

五、树立法律证据意识加强施工中的往来签证及信函管理。所有往来函件均必须由发包人或

监理单位书面签收，并且最好是在原件上签收，以此作为日后提出索赔及结算的依据；工程

施工过程中对所有对外用印应建立相应登记台账，并由专人保管印章；凡是发生工程设计变

更，均必须由发包人书面告知（书面设计变更通知单）承包人，方可组织实施；在因发包人

原因造成停工时，承包人一定要在合同约定的时间内向发包人书面发函并说明停工理由；所

有工期顺延均必须由承包人向发包人书面提出具体要求顺延的天数；发生合同价款调整的情

形应按照合同或《建设工程价款结算暂行办法》规定由承包人及时及时向发包人发函；工程

完工后承包人应及时向发包人提交竣工验收报告并要求发包人签收，对此需要特别注意的

是，要提前约定如果发包人收到承包人提交的竣工验收报告后28天内不组织验收，或者验

收后14天内不提出修改意见，则视为竣工验收报告已被发包人认可，这样承包人提交竣工

验收报告的那一天将作为竣工验收时间，竣工验收时间是一个重要的时间节点，它不仅意味

着承包人按期全面完成工程施工，同时也意味着无论业主是否验收工程都应当支付工程款

了；还有如果业主故意不接受施工单位的竣工结算报告的，承包人可以采取律师见证送达或

者公证送达的方式提交，采用公证送达方式时应注意要将竣工结算报告送达至发包人的法定

办公地点（即营业执照上的登记地址）或者经公认的常用办公地点，其他往来函件在发包人

拒绝签收时同样可以采取公证送达的方式进行送达。

六、充分认识工程变更单以及补充协议、备忘录、会议纪要等双方书面协商记录的的重要证

据作用。由于建筑施工本身的不确定性，施工过程中对于工程量以及价格发生变动时在所难

免的，这就涉及到合同法的合同变更问题。根据律师的经验，这类情况下，业主和施工方一

般会进行协商并确定一些解决问题的方式和原则，这就对原合同确定的工期、质量标准、付

款方式、结算方式、违约条款等合同条款做出了重大修订，而这些变量恰恰是属于最易发生

纠纷的环节。而当时双方书面确定的方式和原则就成了至关重要的证据，而在律师的诉讼实

践中有时候往往就是凭一份关键的补充协议、备忘录、会议纪要、协商记录而导致案件胜诉

或败诉。因此，施工企业上下都要要牢固树立“书面东西无小事”的观念，杜绝乱签字、乱

画押、乱承诺的情况。如果在施工过程中，需要就工期、质量标准、付款方式、结算方式、

违约条款等重要条款与发包人达成书面规定时，一定不要因为工期紧迫等原因而草率从事，

应当及时与企业管理人员和律师咨询或沟通后再做决定，书面协议等材料应当尽可能提前报

律师审核，并报单位高层领导同意，从而最大限度规避公司经营风险。

总之，根据本律师多年不同类型和规模建筑企业法律服务的经历，我总结出一个规律：管理

越是规范的企业，法律纠纷越少，而管理混乱或者挂靠项目往往矛盾纠纷容易集中爆发。一

个纠纷频发的项目往往会毁了一个建筑企业或把企业拖入诉讼的泥潭而长期不能自拔。因

此，未雨绸缪，防患未然是建筑施工企业必须牢记的原则。

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