16.法律事务管理办法

关于印发《xx股份有限公司

法律事务管理办法》的通知

总公司各部门、各分支机构：

根据公司《内部控制政策》、《合规政策》的管理要求，为适

应市场经济制度的法制要求，规范公司法律事务工作，保证公司

运营行为合法、有序进行，维护公司的合法权益，现将制定的《xx

股份有限公司法律事务管理办法》印发给你们，请遵照执行。

2020年月日

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附件

xx股份有限公司

法律事务管理办法

第一章总则

第一条根据公司《内部控制政策》、《合规政策》的管理要

求，为适应市场经济制度的法制要求，规范公司法律事务工作，

保证公司运营行为合法、有序进行，维护公司的合法权益，特制

订本办法。

第二条本办法适用于总公司各部门、各分支机构。

第三条本办法所称的法律事务工作是指公司依据国家法律

法规、监管规定、公司章程以及规章制度，开展经营管理中活动

中所涉及的合同、保险条款等法律性文件签署；诉讼及行政处罚

案件应对与管理；律师事务所及其他中介机构聘用；关联交易及

法人授权经营管理；咨询、普法教育及其他相关事务等工作。

第四条法律事务工作以依法合规、防范法律风险、维护公

司合法权益为基本原则。

第五条各级机构应当根据本办法以及法人授权经营管理等

相关制度的规定,配备机构以及人员开展法律事务工作。上级机

构对下级机构的法律事务工作进行指导、协调、监督和检查。

第六条各级机构及职能部门应当对其主办或承办经营管理

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事项的合法性、合规性负责。法律职能部门负责提供相关法律支

持。

第二章法律事务工作范围及管理机构

第七条履行法律事务管理工作的部门为法律职能部门，法

律职能部门根据公司确定的工作职责为法律事务工作提供支持、

服务或进行管理。

总公司设合规与风险管理部（以下简称“合规部”），牵头对

公司相关法律事务进行管理。公司根据需要在合规部设法律事务

岗或法律合规岗，为公司专职的法律事务工作岗位。

省级分公司及以下机构的法律事务相关工作与岗位设置参

见《分支机构内控合规与风险管理工作规范》。

第八条本办法所指的法律事务工作包括以下内容：

（一）合同管理。包括对公司合同、协议、重大项目文件及

其它法律性文件的审核和管理，重大合同的谈判和起草工作，制

定并完善合同工作标准、流程和管理制度等。

（二）保险条款法律事务管理。包括保险产品合法性论证，

保险条款、保险业务相关制度、单证、宣传资料的法律审核。

（三）关联交易事务管理。协助关联交易管理牵头部门对关

联交易的甄别、法律审核、报告等管理以及关联方信息的管理。

（四）诉讼事务及案件管理。包括民事诉讼、仲裁以及行政

处罚案件的承办、统计、分析及管理，诉讼案件管理系统的更新

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与维护。

（五）外聘律师和常年法律顾问管理。包括律师库的管理与

更新，外聘律师和常年法律顾问管理，律师服务费付费管理。

（六）法人授权经营管理。

（七）法律咨询。

（八）普法宣传教育和承办国家法律法规制订过程中的有关

意见征询工作。

（九）收集整理包括电子出版物在内的各类法律性资料和信

息。

（十）其他公司经营管理所涉及的或者公司领导交办的法律

事务。

第九条各级牵头承担法律事务的职能部门职责

（一）对公司经营管理、决策中的法律事务工作提供法律支

持与服务，可根据需要参与公司的经营或其他重大事项的决策或

谈判。

（二）根据工作需要，按公司规定查阅公司有关文件、资料

或了解有关情况。

（三）对损害公司合法权益和违反法律法规的行为，提出意

见和建议。

（四）为公司规章制度的制订和完善提供合理化建议。

（五）制订和完善法律事务工作制度。

（六）审查或协助审查公司职能部门相关法律文件。

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（七）处理或协助处理公司日常法律事务。

（八）处理或委托、协助律师处理已经发生的诉讼或非诉讼

案件事宜。

（九）法律事务档案的建立、整理和管理工作。

（十）国家法律、法规和监管政策的解读与分析。

（十一）公司各类业务经营活动的法律风险提示。

（十二）牵头或配合有关部门开展法律宣传教育和培训工作。

（十三）依法履行法律法规、监管规章和公司制度规定应当

履行的其他职责，公司领导交办的其他法律性事务。

第十条各级机构及职能部门（为方便表述，以下简称职能

部门）应当对法律职能部门的工作予以支持和协作，保障其有必

要的权限、资源和时间以有效开展工作。

第三章法律文件审查

第十一条法律文件审查指法律职能部门对公司各职能部门

送审的公司相关业务文书的合法合规性进行审查，分析其中可能

存在的法律风险，并提出相应审查意见的行为。

法律文件审查只针对审查范围内文件所涉及的法律方面问

题进行审查。具体包括审查文件内容、形式的合法性；要素的完

备性；条款文字的准确性和规范性以及可能存在的法律风险等方

面。

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第十二条法律文件审查以公司各职能部门主动提交审查申

请和法律职能部门接受公司领导指示或根据公司的有关规定主

动审查相结合的方式进行。

公司对外签订、出具和公司内外部使用的涉及权利义务和法

律责任的文书均为法律文件，包括对公司治理结构所涉法律性文

件及公司各职能部门规章制度、日常业务合同、协议、单证、宣

传材料及保险产品合同条款等，此类法律文件必须经法律职能部

门审查。

公司保险业务产品条款的法律文件应当提供保险产品合同

条款以及相关的文件，法律职能部门需按照法律、法规的规定和

保险监督管理部门的要求审核，并及时出具书面意见。报送保险

监督管理部门的保险产品合同条款应当按照保险监督管理部门

的要求由公司法律责任人出具《法律责任人声明书》，具体操作

流程参照公司产品管理相关制度和合规审核管理的制度。

公司审核公司与平等主体之间设立、变更、终止民事权利义

务关系的合同、备忘录、意向书等，适用公司《合同管理办法》。

公司各职能部门根据公司经营管理实际情况拟订的规章制

度，应提按照公司《制度管理办法》执行。

第十三条法律文件审查应遵循以下原则：

（一）合法原则。法律文件审查严格以国家法律法规以及公

司规章制度为依据进行，并以此为基础维护公司利益。

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（二）指导为主原则。除根据公司规定属合规部直接办理的

工作项目外，对公司各职能部门送审的文件，法律职能部门只对

本办法规定的审查内容进行审查，并以提供法律性建议为主，不

得代办包办。

（三）及时原则。法律文件审查应在规定时间内完成。如有

特殊情况需要延后的，需向送审部门说明情况，并报办公室负责

人同意。

（四）保守秘密原则。保守在法律文件审查过程中所获知的

公司秘密。

第十四条法律文件审查流程

（一）审查申请。送审部门可应用书面形式向法律职能部门

提交法律文件审查申请，同时一并提交送审文件的草本的电子稿

件及由送审部门负责人签字的申请材料。

（二）审查申请受理。法律职能部门对送审材料进行接收审

查。如所需材料不足时，可要求送审部门另行补充提供。对不能

提供所需材料的，可不受理该审查申请。

（三）法律文件审查。公司法律职能部门依据国家法律法规、

公司管理制度及保险业务产品条款等相关规定，对送审材料进行

法律审查、提出审查意见。法律职能部门认为有必要时，可将送

审文件送交外部法律顾问进行法律文件审查。

（四）送审文件修改。对于送审文件无修改意见的，送审经

办人继续送审文件报签的下一流程。否则，送审经办人应根据法

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律文件审查意见的内容对送审文件草本进行相应修改。

送审经办人对法律文件审查意见有异议的，应向其部门负责

人汇报，由该负责人决定是否采纳相应的法律文件审查意见。同

时应当说明原因并进行签字确认。

（五）复审、确认。法律职能部门对已修改的送审文件文本

与原审查意见进行文本对照，确认该文本已经根据相应法律文件

审查意见进行完整修改，对需进行修改而未修改或未完全修改的，

合规部有权拒绝签字确认。

（六）档案管理。法律职能部门应完整保留审查作业中有关

底稿，包括申请材料、审查意见、送审文件终稿等重要文件进行

归档管理。实行一案一档原则，具体操作按公司档案管理办法的

相关规定执行。

第四章诉讼及行政处罚案件管理

第十五条本办法所称诉讼指公司与外部的自然人、法人或

其他组织之间发生的，通过诉讼、仲裁方式诉诸法律程序解决的

民事、行政、刑事纠纷。

第十六条公司案件的处理遵循有效维护公司合法权益和充

分协调必要关系相统一的原则。

第十七条案件起因人、相关人及其所在部门负责人负有配

合、协助合规部处理案件中的相关问题和收集、提供案件的原始

证据及相关依据的责任。

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第十八条各级机构承担行政管理职能的部门为诉讼案件先

关材料的接收、等级、转办的处理部门，其他各职能部门或个人

收到相关机构转来的涉及诉讼案件的文件应立即向承担行政管

理职能的部门转交，由承担行政管理职能的部门按照公司公文管

理程序转法律职能部门办理。

第十九条诉讼案件的启动

公司作为被告的案件，法律职能部门收到法院、仲裁机构的

传票或相关相关文件后，应当立即通知诉讼争议发生部门和其他

相关部门，了解相关情况，收集证据，对于需要其他部门配合或

需要相关部门承担费用的，需通知各相关部门，对于案情复杂的

应组织开展研讨，依据法律法规要求和研讨结果拟定，案件办理

意见，并向上一级法律职能部门报告，同时向本级负责人报告。

第二十条诉争案件金额权限分级

（一）对于诉争金额在5万元以内的，由分公司法律职能部

门负责人报请总部法律职能部门负责人同意后，按照拟办意见处

理。

（二）对于超过5万元至10万元或总公司的案件金额在10

万元以内的，含10万元的，由总公司法律职能部门会同相关部

门研究后拟定办理意见，报请分管法律职能部门领导后处理。

（三）对于超过10万元至50万元以内（含50万元）的案

件，需要总公司法律职能部门会同相关部门研究后，拟定办理意

见，逐级报分管法律职能部门领导、涉及案件发生条线的分管领

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导、公司总经理审批。

（四）对于超过50万元的案件，为重大诉讼案件，需要总

公司法律职能部门会同相关部门研究后，拟定办案意见，逐级报

分管法律职能部门领导、涉及案件发生条线的分管领导、公司总

经理、董事长审批。

（五）法律职能部门根据本条前四款的相关审批结果，组织

相关职能部门或人员履行办理办理职能。

（六）公司作为原告的，法律职能部门依据公司的请求和证

据，拟写诉状。诉状应提出明确的诉讼请求，并阐明起诉的事实

和理由。

第二十一条开庭

各级机构应当以自己的名义参加诉讼（仲裁），对于无能力

参加的可向上级机构求援，上级机构安排合适的人员代表发生诉

争案件的机构参加案件处理。

法律职能部门应在诉讼案件开庭前做好相应准备。在接到开

庭通知书后应按时出庭，如因故不能出庭，应及时与法院联系，

申请延期开庭。公司出庭人员应遵守法庭规则和法庭秩序，听从

法庭指挥。

第二十二条重大诉讼事项的报批

在诉讼案件处理过程中，发生的有关变更、放弃、承认诉讼

请求、和解、调解、撤诉、申诉、提起反诉和上诉等重大诉讼事

项，法律职能部门应按照本办法第二十条固定程序进行审批。

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第二十三条执行

有生效判决或调解书确定需要对方履行义务的，争议发生的

职能部门应当及时跟踪对方的履行情况，如对方未在规定时限内

完成履行义务的，争议发生职能部门应当立即通知法律职能部门，

法律职能部门在法律规定的期间内及时向法院申请执行。有生效

判决或调解书确定公司对外承担民事责任的案件，争议发生职能

部门应当按照法律文书的要求及时全面履行，承担案件应负债务，

避免法院的强制执行。

第二十四条上诉或申诉

生效判决确定公司对外承担民事责任的，法律职能部门应认

真组织相关职能部门分析论证，认为确有上诉或申诉理由的，通

过法律程序进行；如无充分理由，应由争议发生职能部门依照生

效法律文书自觉履行。

第二十五条结案管理

各级法律职能应建立案卷管理档案，保存并管理所属案件的

档案文件。案卷管理应当客观、真实、完整，能够反映纠纷案件

处理的全貌，具体档案规则参照公司相关档案制度执行。

第二十六条所有案情知情人应遵循保密原则，不得泄露案

件的信息内容及案件处理过程中所接触的公司秘密。

第二十七条行政处罚案件的管理遵循当事公司负责、分级

管理和上级机构对下级机构督导的原则。

第二十八条各级机构应当以自己的名义接受行政处罚，应

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当避免将上级机构作为当事人。

第二十九条各级机构应当积极配合国家行政机关根据法律、

法规并遵循法定程序的行政执法活动,对行政机关认定的有关事

实、适用法律、处罚轻重有异议的,要积极陈述和申辩。

第三十条接受行政处罚的，在行政处罚决定生效后,受处罚

机构应当按照要求予以履行并保留好相应文书和票据。对于处罚

程序违法、认定事实错误、缺乏法律依据或处罚内容违法的行政

处罚决定,应当根据实际情况申请行政复议或提起行政诉讼。

第三十一条行政处罚发生后，受处罚机构应当按规定将有

关情况向上一级机构直至总公司报送。受处罚机构及其上一级机

构应当对经营管理中的违法行为认真整改，查并堵塞可能存在

的管理漏洞，及时报送专题整改报告。

第三十二条分支机构的发生案件相关事项，应在接到相关

案件材料及处理结果之日起2日内向总公司法律职能部门报告，

总公司法律职能部门对于一般案件的应在3日内给予指导和回

复，对于复杂或重大案件的应在5日内给予指导。如外部相关机

构有限定时间要求办理的，必须在限定时间内办理，不得耽搁应

诉、起诉、申诉、证据提交等时间。

第三十三条公司实行案件年终统计分析。省级分公司应当

按照总公司要求对全年的诉讼（仲裁）案件进行汇总统计，并写

出分析报告上报总公司。案件统计期间为每年的1月1日至12

月31日。各省级分公司上报总公司案件统计表和分析报告的时

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间为每一上报年度下一年的1月31日前。

第五章法律事务咨询

第三十四条法律职能部门通过对公司各职能部门及其经营

管理人员的法律性事务咨询进行及时答复的方式，处理公司各职

能部门涉及的法律事务，使公司的经营管理活动符合法律法规的

规定。

第三十五条法律事务咨询流程

对简单、常规性法律事务的咨询，法律职能部门可以选择以

电话、或书面等形式直接予以答复。对复杂、重大性法

律事务的咨询个案或法律职能部门认为有必要的，法律事务答复

工作统一按以下流程进行：

（一）提交咨询申请。咨询人填写法律事务咨询单，可以电

子邮件或书面形式提交给法律职能部门，同时一并提交相应材料。

（二）咨询申请受理。法律职能部门对申请材料进行接收审

查。如所需材料不足时，可要求咨询人另行补充提供。对不能完

全提供所需材料的，可不受理该咨询申请。

（三）提出答询意见。由法律职能部门对咨询项目提出答询

意见并填写法律事务咨询单相应内容。对涉及或可能涉及诉讼的，

则按案件管理流程处理。

法律职能部门在咨询中发现典型或者重大问题，法律职能部

门不能依据现行的法律法规、监管规定或公司制度等情况作出正

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确判断，应及时向分管法律职能部门的领导请示，如分管领导也

不能作出处理意见的应提请召开风险管理执行委员会，进行集中

决策。

（四）档案管理。法律职能部门对法律事务咨询过程中的咨

询意见单等重要性文件进行归档管理。实行一案一档原则，具体

操作按公司档案管理办法进行。

第六章外聘律师及法律顾问管理

第三十六条外聘律师及法律顾问的具体事务由法律职能部

门承办。本办法所称外聘律师，是指各级机构针对特定案件或专

项法律事务而临时聘请的律师（或律师事务所）。本办法所称法

律顾问，是指与各级机构签订法律顾问合同，在较长期限内持续

为公司提供法律咨询、合同等法律文件审核等日常法律事务的律

师（或律师事务所），或因特定事项专门聘请的律师（或律师事

务所）。

长期为公司提供相关法律事务服务的为常年法律顾问。

因特定事项专门聘请的律师（或律师事务所）为专项法律顾

问。

第三十七条常年法律顾问是指公司从律师事务所聘请的为

公司提供一年及以上合同范围内法律服务的执业律师。常年法律

顾问针对公司的一般性事务，如日常业务的口头及书面咨询、合

同的起草审核等提供法律意见、政策法规研究、法律调查等，并

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经公司授权对公司的诉讼案件进行处理。法律职能部门选定律师

事务所建立常年法律顾问关系的应签订常年法律顾问服务合同。

第三十八条专项法律顾问是指公司从律师事务所聘请的为

公司处理特定法律事项的执业律师。针对公司专业性较强、复杂

程度高、风险较大的业务类型，法律职能部门可选择有专业或专

项特长的律师事务所建立专项法律顾问合作关系，并与之签订专

项法律顾问服务合同。

第三十九条公司日常事务中对外聘律师的使用，应当符合

聘用合同约定的内容，并按照公司诉讼案件有关规定使用。公司

各部门在经营管理中，如需要外聘律师协助处理相关事务的，应

向法律职能部门提出申请，由法律职能部门根据需求内容、内部

法务资源以及外聘律师服务费用预算等进行评估后，决定是否需

要聘用外聘律师。

第四十条外聘律师及法律顾问，应当根据公平、公开、公

正、竞价的原则，择优聘用。需集中采购的，应当遵照公司关于

集中采购的有关规定履行相应程序。外聘法律顾问，应当经本级

机构总经理室集体讨论决定，并报上级机构法律职能部门备案。

第四十一条分支机构需要外聘律师及法律顾问的向法律职

能部门报送外聘律师及法律顾问方案，并同时报送下列材料：

（一）拟聘律师事务所的基本情况、出任律师的履历和主要

工作业绩。

（二）代理或聘请协议。外聘法律顾问的备案材料比照本条

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第一款办理。

第四十二条诉讼、仲裁的外聘律师费用参照当地司法部门

规定的律师办案收费标准，根据案件标的大小、复杂程度等协商

确定。

实行风险代理的，律师费由基本代理费与风险代理费两部分

组成，以风险代理费为主。法律顾问费应当参照当地司法部门规

定的收费标准，结合拟聘律师的业务水平、法律事务工作量等情

况协商确定。其他非诉讼法律事务的外聘律师费应当根据该项事

务的标的大小、难易程度、拟聘律师业务水平等情况协商确定合

理的费用方案。

第四十三条外聘律师及法律顾问的服务的费用预算由法律

职能申请及管理，实际的支出计入法律职能部门每年度的外聘律

师服务费用的预算中。法律职能部门根据签订的外聘律师及法律

顾问的聘用合同负责办理外聘律师费用的核算、结算及申请支付

等手续。如公司财务部门有特殊的预算、核算等相关规定，按照

财务部门规定执行。

下级机构处理超过权限的事务时，未按公司规定报经上级机

构批准，不得列支外聘律师费、法律顾问费及其他有关费用。

第四十四条确定外聘律师或法律顾问后，当事机构应当与

律师事务所签订代理或聘请协议，明确外聘律师或法律顾问的义

务与责任。

第四十五条外聘律师及法律顾问应当依据聘用合同的内容

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履行以下职责：

（一）解答公司提出的有关法律问题，为公司的管理和业务

活动提供法律咨询，必要时出具法律意见书。

（二）为公司建立、健全各种规章制度提供相关的意见和建

议。

（三）为公司提供与公司运营和业务经营有关的各类法律信

息。

（四）协助公司对员工普及法律教育、举办与业务相关的法

律培训。

（五）对公司内部法务人员的业务进行指导和帮助。

（六）草拟、修改、审查公司各种合同、协议及其他法律文

书。

（七）参与公司重大项目，并为此进行谈判、调查、提供咨

询、出具法律意见及准备相关法律文件，协助办理有关手续。

（八）接受公司委托担任公司诉讼、仲裁、行政复议、听证

等法律程序的代理人。

（九）办理公司交办的其他法律事务。

第四十六条外聘律师及法律顾问的服务工作，均由法律职

能部门进行联系、沟通和安排。非经法律职能部门同意，公司其

他部门不得直接与外聘律师及顾问进行联系和交流。经法律职能

部门同意，公司其他部门直接与外聘律师联系和交流的，应当及

时将工作情况通报法律职能部门。

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第四十七条各级法律职能部门应当对外聘律师及法律顾问

的工作加强检查、监督和考评，对外聘律师的工作进行不定期的

检查、抽查、听取需求部门的意见。

第四十八条法律职能部门应对存在下列行为的外聘律师及

法律顾问，及时向律师事务所反映并协商撤换律师或解除聘用合

同，并可要求其赔偿损失：

（一）在诉讼或仲裁活动中担任对方当事人的代理人。

（二）超越聘用合同约定或公司委托权限的行为。

（三）其他损害公司合法权益的行为。

（四）外聘律师应勤谨履责，无正当理由不得拒绝履行义务

或疏怠履行义务，否则公司可要求其承担相应责任。

第七章附则

第四十九条本办法自股东大会审议通过并发布之日起生效，

此前有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

第五十条本办法为公司法律事务管理工作的基本制度，公

司可根据本办法，细化合同审查、涉诉案件、外聘律事等法律事

务的规章制度及工作流程。

第五十一条本办法解释与修订权归总公司合规与风险管理

部。原《xx股份有限公司法律事务管理规定》（xx保险发〔〕

号）同时废止。

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