信息和法律文书管理办法

中国电信股份有限公司梓潼分公司

信息和法律文书管理办法

根据企业内控制度的相关要求，为强化企业信息报道和合同法律

文书相关手续和档案规范，特制定本办法。

第一章企业信息管理

第一条内部信息渠道的建设

各部门指定专人兼任部门信息员，按照综合管理部的统一要求做

好信息报道工作。及时反映各部门在工作的亮点和专项工作进度。

第二条工作信息报道

政企、农客、三个部门每月至少写2篇反映本部门工作

的信息报道。网络部每个月至少写1篇反映本部门工作的信息报道。

综合管理部每月至少写1篇反映本部门工作的信息报道。

第三条工作信息的审批

1、一般性工作信息经综合部信息员审批后报市公司。

2、重要工作信息报公司分管领导审批后报送市公司。重要的确

认：执行上级部署在工作具体操作上有修订的营销策略或方案。

第四条公司管控指令信息的管理

1、公司领导的经营决策指令，重要的以文件方式传达到相关部

门和责任人（通过OA传达）。

2、公司领导一般性决策，综合部以会议纪要或工作督办传达到

相关部门和责任人（通过OA传达）。

3、对政府部门的文件布置的工作，由公司领导在文件批阅栏签

署工作指示，综合部负责复印后转达相关部门落实人员办理。

4、部门需要以公司名义发布经营决策相关的文件的，由各部门

经理在OA网上通过公文管理栏设置相应的审批流程，综合部文件整

理员最后整理发文到指定的人员OA上。

第五条对外信息披露

对外信息披露是指除对公司上下级以外的单位披露的一切信息。

1、公司针对政府管理机构要求填报的数据信息，如统计和劳动

局等单位的报表，需经公司领导审批后才能报送。

2、向媒体等单位提供的新闻和数据信息，一般的数据必须经综

合部初审后报领导审批提供。重要的数据必须报市公司审批同意后提

供。

第六条考核与奖励

1、内部信息报道：

1）部门经理和信息员的KPI中列5分作信息工作量化考核。考

核标准：每少一篇考核信息员1分，部门经理0.5分。

2）凡被市公司采纳的信息，每篇奖励绩效分0.1分，凡被省公司

采纳的信息，每篇奖励绩效分0.2分。奖励总分不超过5分。

2、凡对外媒体报道公司经营等工作被刊载（正面报道）的，公司

以作者所得稿费的2倍进行现金奖励。

第二章法律文书管理

第七条本章在内控要求的制度下，仅对分公司内部操作作明确

性规定。

第八条公司综合性合同，必须按照内控流程经审批完成后才能

签订。经办人必须递交一份原件到综合管理部存档。

第九条业务性合同的签订与保管

1、政企客户单位签订的大宗业务合同，经内控流程审批后，经办

人必须递交一份原件到综合管理部处存档。

2、与业务代理商签订的代理合同，经内控流程审批后，经办人必

须递交一份原件到综合管理部处存档。

3、批量签订的代理合同（比如农村业务代理合同），可以采取合同

模版经内控流程审批，单项的合同原件送综合管理部存档方式操作。

4、其他常规的个人客户的业务合同（协议），经前台签订后，由业

务档案保管，但必须完整无缺，工作移交必须点交清楚。

5、凡属于综合管理部存档的合同原件，由综合管理部承担档案

管理职责的综合管理员负责按照档案保管的要求进行存档保管。

第十条资证类文书管理

1、公司出具书面并加盖公司印章证明的

1）公司人员外办需要的介绍信、身份证明类，必须经领导同意为

公事的方可办理。

2）报销费用类的证明原则上请业务部门印制成各式的证明信，加

盖部门印章证明即可。

2、非公事的各类证明

1）属公司员工，但非公事需要公司出具证明（证明身份或收入）的

需要公司领导签字同意，才能加盖印章证明。

2）非公司员工，但需要公司出具需要取走资料的证明，必须经公

司领导审批同意才能加盖印章证明。

第十一条诉讼

1、所有涉及诉讼的案件，必须报告分公司总经理和市公司综合

管理部同意，并明确操作意见。

2、诉讼案件原则上公司聘请律师代为处理诉讼手续。

3、诉讼前的准备工作必须仔细核对材料，对材料证据不充分的

不予出具。

4、对业务部门提出的诉讼请求，但提供的资料与本企业系统资

料不符的，由综合管理部核对后拒绝受理。

5、对合作商代收电话费欠费诉讼，原则上由合作商承担诉讼费

用。

6、诉讼资料在诉讼期间由综合管理部主任负责保管，诉讼完结

后按照档案管理要求存档保管。

第十二条考核

1、经签订的合同，请业务操作人员必须保存一份原件作为日常

业务使用。凡丢失或移交不清的按50元/份进行考核。

2、合同档案保管不符合要求，按10元/分进行考核，丢失按50

元/份进行考核。

3、常规业务合同，业务档案管理不善，查不到的按50元/份进

行考核。

4、经办签订第九条1-3项范围合同，但未存档的按500元/件对

经办人进行考核。

5、凡资证类证明出具违反规定的，考核100元/份，涉及法律纠

纷的由经办责任人承担。

6、诉讼类资料因人为原因缺失的，考核50元/份。给企业造成其

他影响或损失，经总经理办公会议讨论决定考核标准。

第三章附则

第十三条本《办法》经职代会讨论通过后执行。

二00九年十月二十日