浅谈合同结算前法律审查的内容及常见问题

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浅谈合同结算前法律审查的内容及常见问题

浅谈合同结算前法律审查的内容及常见问题

自公司成立以来，合同管理人员认真履行合同结算前法律审查

职责，严格合同关闭程序，审核合同260余份，合同金额逾17981万

元，防控了合同法律风险，维护了公司的合法权益。通过合同结算前

法律审查，发现了一些存在的问题，及时采取了有效防范、化解措施。

下面以近两年来合同结算前法律审查为例，谈一下我们实际工作的流

程及内容、出现的问题及需要注意的事项等。

一、合同结算前法律审查的必要性

1.合同结算前法律审查是防范企业法律风险的要求。在国资委发

布的《中央企业全面风险管理指引》中，将企业风险分为五类，即战

略风险、财务风险、市场风险、运营风险和法律风险。其中防范法律

风险的重点是合同管理，而合同管理风险防范又分为事前预防、事中

控制、事后补救。加强合同结算前的法律审查，是我们进行合同管理

的事中防范风险的重要步骤，也是防范企业法律风险的要求之一。它

能总结法律审查中的工作经验，分析法律审查中存在的问题，出法

律风险源和法律风险点，揭示法律风险防范的重要环节，提炼出合理

的管理建议，提早进行风险防范，减少事中风险、事后补救，降低合

同纠纷发案率。

2.合同结算前法律审查是内部控制制度的重要环节。新版《内控

手册》增加了合同管理流程，正式把合同管理纳入到了内部控制制度

中，并在合同关闭环节明确要求：“合同全部履行完毕后，相关责任

部门对合同完成情况进行验收，合同主办单位向法律事务部门申请办

理关闭手续，实行合同全过程的闭环管理”。合同结算前的法律审查

是合同管理的重要控制环节，也是内控流程中重要的控制点，如果缺

少了这一关键环节，那么再严密的合同条款都有可能形同虚设。加强

合同结算前的法律审查，有利于节约资金，降低成本，防止纷争，促

进公司依法经营，提高资金利用率，堵塞经营管理漏洞，规范公司经

营行为的作用，以提升公司运营的效率。

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3.合同结算前法律审查是法律事务工作转变职能的一个重要体

现。合同管理是企业法律事务的基础性工作，合同管理在企业中经历

了从可有可无到不可或缺，合同结算前的法律审查也从无到有。集团

公司领导曾谈到法律事务工作的定位，即管理是第一位的，服务是第

二位的。面对新形势、新任务，合同管理人员要切实转变工作职能，

在结算前法律审查过程中主动作为，加强与财务、工程造价、物资采

购以及项目管理部门的沟通，在内控手册中一般合同管理流程的指引

下，细化工作流程，落实岗位责任，明确职责边界，将审查内容和要

点文本化、审查方式制度化。加强合同结算前的法律审查，不仅在这

一阶段体现了法律事务工作职能的转变，而且为扎实推进法制工作三

年目标计划奠定了基础。

二、合同结算前法律审查内容

我们按内控要求建立起了“标准化、一体化”的合同管理体系。

各合同业务部门按照内控的《权限指引》、合同管理制度及审查审批

的流程有序地开展工作，权限指引、审核流程程序及合同管理制度互

相支撑，形成一体，成为了公司合同管理日常工作中必不可少的“说

明书”。

1.合同结算前法律审查审批的流程。我们公司合同结算审查审批

流程如图：

在合同履行完毕，项目通过验收组验收后，达到付款条件时，进

入《合同结算审查审批表》流程，首先由合同承办单位说明每笔结算

与支付的事实依据，提出建议和意见；其次是合同履行情况验收部门

审查，并签署意见；接着是法律部门对相应的支持文件审查并签署意

见；最后才是主管领导审查并签署同意支付意见后，办理付款手续。

每个项目根据合同的付款方式不同，进行结算审查审批流程的次数也

不同，一个项目至少要进行两次。整个流程中法律审查是领导审批前

的最后一关，是在各部门审查的基础上进行的，是为了从法律角度对

付款行为的合法性与合理性进行实质性审查，堵塞经营管理漏洞。

2.合同结算前法律审查的内容。审查审批流程中法律审查时，主

要审查的内容包括：承办单位及其他相关部门意见、验收报告或进度

报告等相关的控制要件。

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承办单位及其他相关部门意见主要包括：合同履约情况说明，付

款理由。如果是在质保金支付环节，主要审查经办人提交的项目运行、

设备使用情况说明，及使用单位的意见和关联部门、财务部门的意见

等。要查看是否预留质保金或提前支付质保金，要查看付款金额是否

与合同金额一致。变更、转让、解除合同不符合约定的，合同主办部

门应当按原程序重新办理审查审批手续。

验收记录根据项目的不同可分为《工程竣工验收报告》、《物资采

购验收记录》、《设备验收报告》和《合同终结报告》等。《进度报告》

在工程建设项目中需要支付进度款时使用，重点审查工程形象进度与

进度款以及合同条款的规定是否相一致。

在实际结算中，为了保证各个合同结算准确无误，我们建立了《合

同结算（预付款）台帐》，并在合同履行过程中随时更新。针对大型

施工合同，合同管理部门还与财务部门定期对帐，因为在实际工作中，

有的已经审批同意的付款可能实际挂帐未付，有的可能未足额付款。

如果两个部门之间沟通不够，则会造成数据不一致。

在合同结算前的法律审查过程中，可能会出现这样或那样的问

题，为了总结经验教训，寻求解决办法，我们将产生的问题用书面的

方式记录下来，及时汇报，及时与相关部门沟通，跟踪问题的进展情

况，直到问题得以解决。

三、合同结算前法律审查中发现的常见问题

1.合同的质保金条款形同虚设。在实际工作中，往往会出现一些

违反内控规定和操作流程的事情，虽然合同约定了质保期和质保金，

但结算时有的合同承办人却申请全额付款或提前支付。2012年底我

们曾因工作急需购置了几台设备，金额不大。当时正当年底，各个部

门的事情很多，这个项目经过谈判确定后对方就开始实施了。一边是

合同正在线上走审批流程，一边是财务人员催着相关人员报账，于是

经办人在合同未正式签订而项目实施且发票到位后就直接财务付

款了，而且是全额支付。不仅是合同的质保金条款形同虚设，更是合

同都变成了摆设，没有起到约束双方的目的，严重违反了内控规定及

操作流程，出现了管理上的漏洞，造成了后期的很多麻烦，而且在设

备出现问题时无法及时联系到卖方人员进行维修，给我方工作带来了

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不便。2.付款金额与合同金额不符。在实际操作中，财务部门

将同一厂商的应付款项归集在一起，其数额是应付款项之和，虽然主

体相同，但属于不同合同。随着时间的推移，待承办人员请求付款时，

常常是一张申请单包含了若干份合同的应付款项，出现“搭便车”的

现象。这就需要合同管理人员在进行结算前的审查时，根据合同内容

一一核对应付款项，要求承办人员分合同分项办理结算手续，否则拒

绝付款。

3.合同主体相关资料变更未能及时变更。有的合同一方主体变更

后需要及时办理相应的法律手续，否则会给结算带来麻烦，有的甚至

造成法律纠纷。去年底曾签订一份合同，今年四月份对方公司名称变

更，直至合同结算前法律审查时才发现。此时法律人员应立即停止付

款流程的审批，要求合同双方签订合同主体的变更协议，或附上新换

发的《企业法人营业执照》复印件、工商机关的公司变更证明，要求

对方在复印件上加盖公司登记机关的印章。否则拒绝付款。

4.与付款相关的控制要件不全。合同管理部门在进行法律结算审

查时，应严格执行合同管理制度规定，在相关控制要件不全时，应拒

绝付款。对外付款有很多相应的控制要件，比如设备采购应当有《验

收报告》，建设工程应当有《竣工验收报告》，其他合同应当有《终结

报告》。以设备采购为例，合同管理人员要求承办人按内控管理的要

件格式填写《验收报告》，包括设备清单、测试结果，并有验收人、

保管人和检验人等共同签名；对需要操作培训的设备，还需要有卖方

技术人员对我方人员进行的操作培训记录。从而可以弥补由于管理上

的脱节而造成的经济损失。

5.合同履行中的各种变更需要及时确认。合同的各要素在合同履

行过程中有时会出现变更，大的变更需要签变更协议，小的变更则需

要双方及时确认，留下字据，给以后的结算带来结算依据，避免在结

算时发生争议。

四、合同结算前法律审查的几点体会

1.认真贯彻落实制度。再好的制度，如果没有得到认真贯彻落实，

它的价值实际上等于零。要想推进法律风险防控与全面风险管理、与

内控、与日常法律工作等有效结合，推进法律风险防控进制度、进职

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责、进流程、进岗位，确保法律工作源头介入、全程把关、闭环管理，

加强合同履行的监督和结算管理，就必须按制度、按流程全程介入每

个项目，认真对待结算前的法律审查，对合同管理制度执行情况进行

全程“穿行测试”，及时发现制度执行方面存在的问题及制度规定本

身的不足，纠集修正，不断增强制度的操作性、实效性。在实践中要

养成按制度办事，凡是制度规定的要坚决执行，还需要建立健全科学、

合理的检查评价整改考核机制，努力加强制度建设的闭环管理，提高

制度执行力。

2.严格按流程办事。法律人员应全程参与项目管理，确保法律风

险全程受控，应重视对倾向性、苗头性、趋势性和普遍性、共性问题

的研究、预警和防范，重视法律风险防控的新领域和新动向，切实当

好参谋、智囊，做好事前“诸葛”。以前，合同签订后是否得到正确

履行，是否合法关闭，合同管理部门均不得而知，法律风险难以有效

控制。推行合同结算前法律审查后，合同结算前法律审查与合同签订

前会签互相呼应，流程从“入口关”到“出口关”严格把关，环环相

扣，堵住了“出血点”，只有严格按流程办事，才能有效节约资金，

降低成本，防止讼争，以促进公司依法经营，提高资金利用率，堵塞

经营管理漏洞，规范公司经营行为的作用，以提升公司运营的效率。

3.不断宣贯法制。合同结算前的法律审查不仅是一个履行程序的

问题，同时也是一个法制宣贯的过程。它需要合同管理人员强力介入，

认真对待结算前的法律审查，经常性地向所有业务经办人员宣贯严格

执行制度、按制度办事的理念和要求，使管理制度对业务经管人员的

行为产生“软约束”，有效降低执行不力带来的操作性风险。宣讲国

家法律法规和企业规章制度，不断扩大法制宣传的覆盖面和影响力，

增强各级管理人员的风险意识、维权意识、证据意识，培养全体员工

依法办事的思维方式和按章操作的行为习惯，为企业经营发展营造良

好的内部法律环境。

4.善于总结经验。法律顾问人员要注重总结企业转型升级中法律

风险防范的有效实践和成功经验，对典型案件进行归纳整理，重点梳

理、分析合同纠纷发案原因，总结出提示、警示和建议，提高标准合

同示范文本开发和使用率，减少合同纠纷发案率。要把项目、案例分

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析总结和重点热点难点敏感问题的法律研究作为常态化工作落实，加

强对法律问题的前瞻性研究，超前思维谋划，当好参谋助手。

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