律师事务所文书档案管理制度

-

律师事务所

文书档案管理制度

一、总则

1.1为加强本所业务档案管理工作，特制定本制度。

1.2归档的文件、案卷必须按年度立卷。本年度的文书档案必须在次年的三月底

前完成归卷工作。

1.3本所各律师及助理、行政人员、财务人员等均有义务保证其经办文件的

真实性、系统性、完整性，并在结案后及时交予专职人员归档。如上述人员因工

作变动或因故离职时，应将其经办的文件材料通过律所负责行政事务的主管律师

〔下称“行政主管律师〞〕与接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

1.4事务所文书档案的整理与保管工作由以下人员分别负责：

1.4.1行政主管律师统一负责事务所文书档案的整理与保管工作；

1.4.2事务所行政管理的文件由行政文秘负责整理与保管；

1.4.3事务所财务文件由事务所财务主管负责整理与保管；

二、文件材料的收集管理

2.1凡本所印制发出的公文，一律由行政文秘统一收集管理。

2.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件材料，由主

办部门收集归卷，并交由行政文秘管理。

三、律师业务档案立卷归档管理

3.1总则

3.1.1律师业务档案分民商事行政仲裁案件、刑事案件、常年法律参谋三类。

律师业务档案立卷工作由该业务的承办律师或律师助理负责，相关业务档案

整理完成后交由行政文秘保管。

律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同律

师事务所〔法律参谋处〕律师合办的法律事务除外。

律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。

律师担任常年法律参谋，应做到一单位一卷。

3.2案卷材料的收集、整理和排列顺序

3.2.1承办律师承受委托并开场承方法律事务时，即应同时注意收集保存有

.z.

-

关材料，着手立卷的准备工作。

3.2.2承办律师应在法律事务办理完毕后，即全面整理、检查办理该项法

律事务的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。

3.2.3律师立卷归档过程中，容一样的文字材料一般只存一份，但有领导

同志批示的材料除外。

3.2.4对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师

应将其副本或复印件入卷归档。

对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规

格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。

3.2.5律师业务档案应按照案卷封面、卷目录、案卷材料、卷底的顺序排

列。案卷档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列，具体顺序按照一、

二、三所示排列归档。

3.2.6终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承

办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的

记录收入卷中，排在全部文书材料之后。

3.3立卷编目和装订

3.3.1律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页

号。页号位置正面在右上角，反面在左上角〔无字页不编号〕。

3.3.2立卷人用钢笔或签字笔逐页填写案卷封面、卷目录，容要整齐，字

迹要工整。

3.3.3承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日

期以收到判决书〔裁定书、调解书〕之日为准；法律参谋业务的收结日期，以聘

请法律参谋合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结

之日为结案日。

3.3.4律师业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复

制，复制件放在原件后面。对字迹难以识别的材料应当附上抄件。主要外文材料

要翻译成中文附后。卷面为１６开，窄于或小于卷面的材料，要用纸加衬底；大

于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要翻开平放，邮票不要揭

掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

3.3.5案卷装订一律使用棉线绳，三钉牢。

3.4归档

.z.

-

3.4.1律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月整理立卷并装订成

册，经行政主管律师审阅盖章后移交行政文秘，并办理移交手续。

3.4.2档案管理人员接收档案时应进展格审查，凡不符合立卷规定要求的，一

律退回立卷人重新整理，全部合格后，办理移交手续。

3.4.3随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事

人的**、容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

四、档案的查询与借阅

4.1查询档案须如实填写(律师事务所查询档案审批表)(四)。借阅档案须如实填

写"律师事务所借阅档案审批表"并交行政主管律师审批(五)。

4.2查询案卷时不得离开档案室，遇特殊情况，需要复印档案，请在"律师

事务所查询档案审批表"“是否复印〞栏中注明，交由行政文秘负责复印。

4.3对借阅的档案，阅卷时不得从卷抽取材料，阅后及时归还，时间最长

不得超过1个月。

4.4本规定自年月日开场执行。

一：

民事/商事/行政类诉讼案件和仲裁案件案卷目录

序号

1

2

3

4

5

6

7

8

材料名称

收结案审批表

收费凭证

委托协议

授权委托书

法定代表〔负债〕人**明

会见当事人谈话笔录

调查材料

起诉状或上诉状

页码页数

.z.

-

9

10

辩论状

财产保全申请书、证据保全申请书、调取证据申请

书、证人出庭申请书、延期举证申请书以及相关的

裁定书、通知书

11

12

13

承办人提出的代理意见

集体讨论记录

原告/上诉人证据〔按照原告/上诉人证据目录的顺

序排列〕

14被告/上诉人证据〔按照被告/被上诉人证据目录的

顺序排列〕

15

16

17

18

19

二：

第三人证据〔按照第三人证据目录的顺序排列〕

开庭笔录

代理词

判决书、调解书或裁定书

办案小结

刑事案件案卷目录

序号

1

2

3

名称

收结案审批表

收费凭证

委托协议

页码页数

.z.

-

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

三：

授权委托书或则制定辩护函

起诉书、抗诉书或则上诉状

阅卷笔录

会见被告人、委托人、证人笔录

调查材料

承办人提出的辩护或则代理意见

集体讨论记录

辩护词或代理词

出庭通知书

判决书或裁定书

办案小结

常年法律参谋卷宗目录

序号

1

2

3

名称

收结案审批表

收费凭证

"参谋合同"

页码页数

.z.

-

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

参谋工作记录

四：律师事务所查询档案审批表

序号查询日期查询档案编号查询人签字是否复印及页号审批人签字备注

五：律师事务所借阅档案审批表

借阅档案编

序号借阅日期

号、册数

借阅人签字审批人签字

归还日期

归还情况及

备注

.z.

-

.z.