各种文书书写格式

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书写格式

一、介绍信

介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证

明的作用。

介绍信通常有两种形式：

（一）普通介绍信。用公文纸书写：

1．在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。

2．联系单位或个人的称呼。

3．被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。

4．接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

5．本单位名称和写信日期，加盖公章。

（二）带存根的印刷介绍信。有规定格式，使用只须填上有关内容。

1．存根部分简填，以便日后查考。

2．本文部分要填写详细些。

3．派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

4．重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

5．除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

二、证明信

证明信是以机关、团体、个人名义，对某一情况或某个人的身份、经历提供证明的信件。证明信的内容

应绝对真实、可靠。

证明信的书写格式与介绍信基本相同。在正文末尾可写“特此证明”、“此致敬礼”等语。

三、表扬信、感谢信

表扬信是表彰某个单位或个人的先进事迹的书信。感谢信是对某个单位或个人做了好事表示感谢的书信。

表扬信和感谢信是同类书信，写法也基本一样。

1．在第一行正中写“表扬信”或“感谢信”几个字，字要比下文大些。可用一个题目代替。

2．表扬或感谢对象的称呼。

3．正文写表扬或感谢的内容：

（1）交代表扬或感谢的原因。

（2）在叙述的基础上，可写出表扬或感谢的事情反映出的思想、品质。

4．最后要写上表示祝愿的话，如“此致敬礼”、“谨表谢意”等。

四、慰问信

慰问信是以单位或个人的名义向对方表示慰问的书信。慰问信的内容根据被慰问的对象的具体情况而定。

1．第一行正中写“慰问信”三个字，也可写成×××致×××慰问信”。“慰问信”三字应较正文大些。

2．写被慰问对象的称呼。

3．正文：

（1）说明写慰问信的背景、原因。

（2）概括叙述对方的先进事迹或高贵品德，向对方表示慰问和学习。

（3）最后写共同的愿望和决心以及表示祝愿的话，要分别另起一行写。

（4）写慰问单位或个人名称和写慰问信的日期。

五、申请书

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申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该

写的问题写清楚，但也要注意精练。申请书一般是一事一书。

1．在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍

大。

2．写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。

3．写申请书的具体内容：

（1）申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。

（2）申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。

4．结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。

5．最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。

六、入党（团）志愿书

入党（团）志愿书是为向党（团）组织反映自己的真实情况，表达自己的愿望和决心而填写的一种文书。

入党（团）志愿书是申请入党（团）的人在党（团）组织经过一定时期的考察，初步认为可以接收而需

要进一步研究审核时同意填写的一种表格形式。入党（团）志愿书有固定的印刷表格形式。

入党（团）志愿书的填写内容有：

1．个人的现实情况。包括姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、家庭出身、本人成分、文化程度、现在

职业（现任职务）等栏目，出生年月要写公历。

2．个人简历。曾在何地、何单位任何种职务及起止年月，证明人是谁；何时、何单位参加过何种党派、

团体、组织，任何职务；有无政治历史问题，结论如何；何时、何地、何种原因受过何种奖励或处分等。

经历一般应从上小学起，起止年月要写公历。

3．家庭成员及社会关系情况，包括家庭主要成员的姓名、职务、政治面貌以及主要社会关系的姓名、职

业、政治状况等内容。家庭主要成员指父母、配偶、子女及其他长期和自己生活在一起的人，如岳父母、

公婆、兄弟妹等；主要社会关系指叔、伯、姑、舅、姨、外祖父母和婚嫁后的兄弟妹等。

以上栏目都要自己如实填写（不会者可人代笔），要写得准确、可靠，不得隐瞒，不能有虚假成分。

4．介绍人意见、支部大会决议和上级机关审批意见，分别由介绍人、支部和上级机关填写。

5．“志愿书”一栏，是需要填写的主要部分。志愿书如何写，由几部分组成，没有固定的格式和统一的要

求，但对党（团）的认识和入党（团）的动机，一定要写。

七、决心书、保证书

决心书、保证书是个人或集体向组织表示决心、提供保证时的书信。决心书、保证书的内容要写得切实、

具体，要实事求是，说到做到，不能说过头话。

1．在第一行正中写“决心书”或“保证书”三个字，字体较正文大些。

2．写接受决心书或保证书一方的称呼。

3．正文开头可简写对某项工作的认识。然后，写决心做到的具体事项或保证的具体内容，最好分条开列。

4．结尾可写表示敬意的话，如“此致敬礼”等语。

5．写上写决心书或保证书一方的名称和日期。

八、倡议书

倡议书是倡导开展某项有意义的活动、推广或发展某一行之有效的作法的文体。倡议书所倡导的活动和

作法应考虑到其广泛性。

1．在第一行正中写“倡议书”三个字，字体较正文大些。

2．写对发出倡议对象的称呼。

3．正文：

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（1）写清发出倡议的根据、原因和目的。只有交代清楚倡议活动的目的、意义，对方才能理解、才能变

成自己自觉的行动，否则就很难响应。

（2）重点是写倡议的具体内容和要求做到的具体事项。这部分一般是分条开列，以求清晰、明确。

4．结尾要表示倡议者的决心和希望。

5．最后要写上发倡议者的名称和发倡议的日期。

九、建议书

建议书是个人、单位和有关方面为了开展工作、完成任务、进行某项活动而提出意见时使用的一种文体，

有的也叫意见书。写建议书要认真负责、严肃对待，内容要具体，语言要精练。

1．在第一行正中写“建议书”三个字。

2．写接受建议对方的名称。

3．正文：

（1）建议的原因或出发点，便于对方考虑。

（2）建议的具体事项。

4．表达建议者的愿望。

5．结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”等语。

6．写上建议者的名称和写建议书的日期。

十、通知

通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、

具体。

1．在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于××的通知”、“紧急通知”等。

2．写被通知单位或个人的名称。

3．写通知内容。如内容较多，可分条开列。

4．结尾可写“特此通知”等字样。

5．最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。

十一、海报

举办文体活动，要把消息告诉大家，可以用海报的形式。

海报的写法没有很固定的格式。一般是先在纸的上方正中写上“海报”二字，字要稍大些，下面写明是什

么活动，然后写清举行活动的时间、地点、参加方式。如果是售票或发票，还要写明买票、领票的时间、

地点。如果是文化、体育表演，要注明表演单位。

海报的宣传号召性很强，是希望人家参加，没有约束性，所以用语既要有鼓动性，又要实事求是。形式

上要尽量活跃些，如用红绿新纸书写，还可配下与活动内容有关的宣传画、漫画等，以吸引大家。

十二、请柬

请柬，也叫请贴，是为请客而发出的一种文书。可用手写，也可印刷。

1．在第一行正中写“请柬”二字，字可大些。

2．写被邀请者的名称。

3．正文写活动的时间、地点、内容。

4．结尾写“敬请光临”等语。

5．最后写发请柬者的名称和发请柬的日期。

6．如请看戏或电影等，还应将入场券附上。

十三、启事

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单位或个人有什么事情需要向大家公开说明，或者对大家有什么要求，把它简明扼要地写出来张贴或刊

登的短文，就是启事。启事内容要周到完整，语言要具体明确，中肯礼貌。如果内容多，还应分条开列

清楚。

1．第一行正中写启事的名称，如“招领启事”、“寻物启事”、“征文启事”等。

2．写启事内容，一般包括目的、意义、内容、形式、要求等项目。

3．最后写启事者的称呼和启事的日期。

十四、聘书

聘书是某个单位聘请某人担任某项职务或承担某项工作时所使用的一种文书，一般是在与被聘请一方商

量妥当后发出，具有证明的作用。

1．在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。

2．在开头或正文中写被聘请者的姓名。

3．正文写聘请担任什么工作。

4．结尾要写表示敬意或祝愿的话，如“此致敬礼”等。

5．写聘请单位的名称（加盖公章）和写聘书的日期。

十五、公约

人民众为了有秩序地生活、学习、工作，往往按照党的方针、政策，对一些需要大家共同遵守、共同

执行的事情，经过大家充分讨论，用文字一条条地写出来，这就是公约，如卫生公约、服务公约、乡规

民约等。

1．标题，写公约的名称，说明公约的性质。标题中有无“公约”二字均可，字体较下文稍大些。

2．正文分条写出公约的具体内容，即参与订公约者要共同遵守的事项。

3．最后写订公约者的名称和订公约日期。若标题已写名称的，只需写上日期。

十六、制度、规则

制度、规则是由主管部门制订，要求有关人员遵守、执行的规定。制度、规则的写法和公约相类似。制

度是就一些大的方面提出规定，规则是就一些比较具体的事项作出限制。

十七、条据

条据是作为凭证的条子，是日常工作和生活中最常用、最简单的一种文体。一般分为凭证条据和说明条

据。

条据的格式和写法是：

1．在条子的上方中间，要写上反映条据性质的字样，如“收条”、“借条”、“欠条”、“领条”、“请假条”等

等。

2．写对方的名称。有的可以不写。

3．正文内容，即写给谁，什么事。如涉及到钱或物，要写明钱或物的数量（大写），关于“钱”的收条或

借条，要在“钱”的具体数字末尾加个“整”字；数字如有改动，必须在上面加盖图章，或重写一张。

4．正文完后，另起一行写上“此据”或“此致×××”。

5．最后写开条者名称和开条日期。

十八、会议记录

为使会议的决议能在今后得到很好的贯彻和执行，并作为以后检查执行情况等的根据，或者便于传达一

次会议的精神，有必要把会议的具体内容记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。记录要真实准

确，符合原意。

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会议记录包括两个部分：

（一）会议的组织情况：

1．会议的名称。

2．开会的时间、地点。

3．出席人数，如果人数不多，可一一写明姓名。

4．列席人数，也可写出姓名或只写列席人员范围。

5．缺席人数，也可一一写出姓名，注明缺席原因。

6．主持人。

7．记录人。

（二）会议内容，是会议记录的主要部分。记录方法有两种：

1．摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。

2．详细记录。要把每一个人的发言都记下来。

会议结束，记录完了，另起一行写“散会”两字。

最后，要由主席或主持人和记录人签名。

为了提高记录速度，可以适当使用一些自己熟悉的简称、代号、符号，待会议间歇或会后整理时再补上

全称或原称。必要时，可以学习速记法。

十九、决定

决定是机关、社会团体对某些问题或重大行动作出安排。决定一经作出，就不容改变，必须照办。它或

者是有法规作用，或者是有行政约束力，所以，作决定时，必须十分慎重。

1．标题写“决定”或“关于××的决定”等字样。

2．写正文内容，交代作出决定的原因和决定本身。

3．最后写作出决定单位的名称（加盖公章）和作出决定的日期。

二十、工作计划

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句

必须准确，不能含糊。

（一）工作计划的格式：

1．计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××印刷厂团委1986年工作计

划”。

2．计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为

什么做、做什么怎么做、做到什么程度。

3．最后写订立计划的日期。

（二）工作计划的内容。一般地讲，包括：

1．情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基

础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

2．工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指

标。

3．工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的

方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

（三）制订好工作计划须经过的步骤：

1．认真学习研究上级的有关指示办法。领会精神，武装思想。

2．认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。

3．根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的

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具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。

4．根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预算克服的办法和措施，以免发生问题时，工

作陷于被动。

5．根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。

6．计划草案制定后，应交全体人员讨论。计划是要靠众来完成的，只有正确反映众的要求，才能成

为大家自觉为之奋斗的目标。

7．在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来，并经正式通过或批准以后，就要坚决贯

彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。

二十一、总结

总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、

总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。

（一）基本情况。

1．总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条

件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2．成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，出缺点。成绩有哪些，有多大，表现

在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

3．经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行

分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

4．今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改

进措施等。

（二）写好总结需要注意的问题

1．总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想

法、意图提出来，同各方面的干部、众商量。一定要避免领导出观点，到众中事实的写法。

2．一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

3．条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达

不到总结的目的。

4．要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结

中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

5．总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲

自主持讨论、起草、修改。

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