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法律、法规和文件控制程序

更新时间:2024-11-07 13:29:59 阅读：评论：0

2022年8月7日发
(作者：西安户口)

法律、法规和文件控制程序

1目的

对质量和规范、环境、职业健康安全管理体系（简称：管理体系）文件进行控制，确

保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。

2范围

适用于与管理体系有关的文件，包括外来文件（法律、法规、标准、规程、规范等）

的识别、获取和更新控制。

3职责

3.1总经理负责批准管理手册、程序文件、环境职业健康安全管理方案、作业指导书、

设备安全技术操作规程、检验标准、环境安全管理制度等文件。

3.2行政部负责管理体系文件的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关的记录。

3.3管理者代表负责文件发放范围的确定及管理手册、程序文件、作业指导书、操作规程、

环境安全管理制度等三级文件的审核。

3.4各部门负责相关管理体系文件的编制和使用保管。

3.5行政部负责定期组织对现有体系文件的定期评审。

3.6行政部负责公司适用的质量和规范、环境、职业健康安全相关法律、法规、标准、规范

的识别、收集、整理、保存、保管。

3.7总工程师及质安部负责质量和规范、环境、职业健康安全相关法律法规等收集和宣贯。

3.8各部门资料员负责本部门与管理体系文件的收集、整理和归档等。

4名词定义（略）

5作业程序

5.1管理手册由行政部组织编制，管理者代表审核，总经理批准发布；程序文件、作业指

导书、操作规范、环境安全管理制度、记录表单等由相关部门制订、管理者代表审

核，总经理批准发布；文件的发行或修订日期，即为该文件的实施日期。

5.2凡公司对外发放的管理手册、程序文件、作业文件、环境安全管理制度等都为受控

文件。由行政部加盖“受控文件”印章发行，同时登记于《受控文件清单》中，分发

时填制《文件分发签收一览表》。

5.3为使技术部门的施工图纸、工艺技术文件管理有序，确保施工图纸、工艺技术文件有

效，由营运部和项目经理部负责对施工图纸、工艺技术文件应进行管理，经审批签字

后方能发放，发放时应办理相应的发放记录，保存时建立施工图纸、工艺技术文件的

台帐。

5.4如外部要求提供管理手册和程序文件、作业文件、环境安全管理制度，相关单位填

写《对外文件分发申请表》呈管理者代表批准。由行政部办理相应发放的手续，该类

文件应作为非受控文本分发，同时应作好分发签收记录。

5.5文件修改或废止时，由申请单位填制《文件修订/废止申请单》，经部门负责人初审后，

交原审核者审核，若复审无误后，呈原批准人批准，（若原审核人或批准人离职后，

呈与有相应级别的人员负责审核或批准）批准后由行政部负责登记于《文件修订总览

表》中。行政部依《受控文件清单》、《文件分发签收一览表》将相关旧版文件收回，

新版文件分发给相关部门。旧版文件废止回收时，行政部得对历次版本变更的原案文

件予以保存，并与有效文件分开。

5.6外来文件的发行，经由总经理审查和批准后，由相关归口部门负责分发，并登记于《相

关法律法规一览表》、《文件分发签收一览表》中。

5.7外来文件修订或废止时，由分发单位，依《相关法律法规一览表》回收旧版文件。

5.8对于旧版失效文件需要在其上盖上“作废章”标记，以示区别。

5.9文件保存。

5.9.1各类文件的保管。

5.9.1.1经颁布发行的管理手册、程序文件、环境职业健康安全管理方案、施工组织

设计、作业指导书、操作规范、职务说明书、环境安全管理制度等文件均由

行政部列制《受控文件清单》负责建档保管；各表单、记录文件的保存期限，

由行政部列制《质量和规范、环境、职业健康安全记录一览表》（简称：“记录

一览表”）确定后，呈管理者代表审核、总经理批准发到各相关单位，由记录

的保存部门依照《记录一览表》的要求执行。

5.9.1.2人事文件、环境安全文件由行政部负责保管。

5.9.1.3记录则由相关单位保管。

5.9.1.4一般联络通知书由相关部门单位保管，施工图纸、施工技术文件由相应责任部

门负责保管；

5.9.1.5各类质量和规范、环境、职业健康安全记录保存期限，依《记录一览表》所规

定的保存期限进行保存，施工图纸、测试记录、检验和试验记录、分部分项工

程施工记录长期保存，在工程施工完成后，移交给档案室归档；员工教育培训

记录和档案保留到该员工离开一年后为止。

5.9.1.6文件既可是书面形式也可是各种媒体如软盘、光盘的形式，对于电子版的文件，

由行政部统一管理，定期杀毒、定期备份，防止文件的丢失和损坏。

5.10文件的销毁作业。

5.10.1各单位回收的旧版文件，由行政部销毁（原案文件由行政部保管）。报废保留文件

应标记，避免使用作废文件，如受文部门因管理不善致使作废文件不能及时回收，

行政部人员应在签收时如实备注，受文部门如到作废文件应及时交行政部处置。

5.11文件的管理

5.11.1现场使用的文件如：施工组织设计、专项工程施工组织设计、环境职业健康安全

管理方案、作业指导书、操作规程、管理制度等须置于作业现场。

5.11.2使用单位不得影印正式文件。

5.11.3非现场使用文件，由各单位自行集中管理。

5.11.4文件如发现缺页、破损、字迹模糊、遗失等由受文者填写《文件补发申请单》交

部门负责人审核，行政部主任批准，要求原分发单位补发，不得以影印方式自行

处理。

5.11.5行政部文件由专人管理，文件之管理要纳入外部质量审核项目中，以确保文件正确

使用。

5.11.6文件的借阅规定：到相关部门借阅文件，须部门负责人方可借阅，借阅时应办理

相应的供阅登记手续。填写相应《文件借阅登记录表》。

5.11.7各部门对正式文件（如：管理手册，程序文件，作业指导书等受控文件）必须分类

进行建档编号管理，并填制部门“受控文件清单”或部门“相关法律法规一览表”

作为该类文件或资料的索引。

5.12外来文件（相关法律法规及其他要求）的管理：

5.12.1外来文件接收

5.12.1.1公司各部门从相关渠道收集到现行的质量和规范、环境、职业健康安全最新版

本文件，应及时交到行政部统一编号，加盖“外来文件”印章，分发到相关的部

门，并将旧标准收回，新版文件及时分发到相关部门，确保使用国家最新版本。

5.12.1.2质安部应定期从以下途径获取最新与质量和规范、环境、职业健康安全相关的

法律法规及其他要求：

a)昆明市和云南省质量技术监督局情报所；

b)昆明市和云南省消防局、卫生局、劳动局、安监局、环保局、建设厅；

c)行业协会，如：行业协会

d)其它方式。（如：新华书店、同行业的信息、上网查询、上级文件等）

其中主要的获取渠道为上网查询，质安部应每年度上网查询一次。及时获取和更新相关

质量和规范、环境、职业健康安全等信息，或由质安部每年通过电话与政府相关部门了解有

关法律、法规更新信息，并做好相应更新的记录，及时将相关更新的信息传达到公司员工及