涉外公证应注意的几个问题

涉外公证应注意的几个问题

涉外公证是指公证机构办理的含有涉外因素的公证事

项，即公证当事人、证明对象或公证书使用地等因素

中至少含有一个与以上涉外因素的公证事项。办好涉

外公证应注意如下几个问题：

一、认清涉外公证的重要性

首先，涉外公证是国际间交往不可缺少的工具和

法律程序，按照国际惯例，在国内取得的诸如出生证、

结婚证、学历证、存款证明等法律文件，在本国境内

具有法律效力，而在，往往需要公证才能得到所

在国的认可，实现其法律效力。随着我们国家当前出

国留学、移民、探亲、定居、旅游的人数不断增加，

他们在准备出国时，国外有关部门要求其提供有关事

项的公证书，其中一些人因不了解该事项需要办理涉

外公证，就直接将国内有关部门出具的证书（例如结

婚证、毕业证、出生医学证）或证明（例如无犯罪证

明、收入证明）直接邮寄或递交，结果都因未办理涉

外公证而被退回，致使当事人丢失了许多机会，同时

也耽误了时间。因此，应大力宣传涉外公证，使其像

国内公证那样被人们熟悉并加以运用。

其次，“涉外工作无小事”，涉外公证的质量，

直接影响到当事人的合法权益，关系到中国公证的形

象和信誉。随着我国对外开放的不断扩大和深入，对

外经济交流和民、商事活动日益频繁，涉外公证需求

量大幅上升，加上我国社会诚信建设还不是很完善，

相关法律责任追究与管理机制也相对滞后，文书、证

件活动比较严重，从而大大增加了涉外公证的质

量隐患和执业风险。这就更要求我们警钟常鸣，提高

防范意识，绝不允许在思想上有所懈怠、麻痹，在业

务上有所疏漏、偏差。

二、涉外公证与国内公证的区别

涉外公证和国内公证是我国公证活动的两个组成

部分。其共同之处是：都代表国家行使公证权并根据

当事人的申请，依照法定程序，对法律行为、有法律

意义的事实和文书的真实性、合法性加以确认并予以

证明，以保护当事人的合法权益。但涉外公证与国内

公证相比，又有以下不同之处。

.

1．申请公证的当事人不同。涉外公证的申请人除

我国公民外，还有华侨、归侨、侨眷与外国人；而国

内公证的申请人，只能是我国公民。

2．提出申请公证的地点不同。涉外公证既可以在

我国境内提出申请，也可以在向我驻外使（领）

馆提出申请；而国内公证只能在我国境内提出申请。

3．公证文书发往使用的地域和效力不同。涉外公

证文书主要发往国外或其他地区使用，其目的是在域

外发生法律效力；国内公证书只在我国国内使用并发

生法律效力。

4．办理公证的程序有所不同。涉外公证一般要通

过认证，并附有译文。

5．保护的合法权益所受的法律约束不同。涉外公

证所保护的合法权益，往往受所在国或地区的法律约

束，有的甚至还要通过判决，才能得到保护，有的公

证文书如不符合该国法律规定的，则被认为无效而退

回，而国内公证不发生此类问题。

..

三、涉外公证的申请与代理

公证申请是自然人、法人或者其它组织向公证机

构提出办理公证请求的行为。公证申请是公证程序的

第一步，在这个环节，对于涉外公证特别是亲属关系

公证中，应特别注意具体来到公证处的“申请人”是

该公证事项的申请人还是代理亲属例如子女来申请办

理与自己亲属关系的代理人（关系人），如当事人不

清楚这一点，公证书的内容就大相径庭了。自然人、

法人或者其它组织在申办公证事项时如不能亲自办

理，除了不能委托的公证事项外，均可以委托他人代

为申请办理。这就需要代理人在申办公证时，向公证

处提供申请人出具的委托书，但在涉外公证事项中，

许多申请人都在国外学习或生活，让其提供书面的委

托书，在很多急需办理的公证事项中，显得不是很合

理。在实际工作中，根据《中华人民共和国民法通则》

的规定，代理除委托代理外，还有法定代理和指定代

理，部分公证事项也适用法定代理和指定代理的情况，

如父母替儿女、丈夫替妻子申办出生公证、亲属关系

公证、学历公证等事项时就属于这种情况。在这种情

况下，代理人只要能提供证据证明其与当事人之间的

.

关系的证明材料（如户口本、结婚证、单位证明等），

公证处就可以受理，而无须代理人出具委托书。

四、涉外公证事项中的告知

告知义务是公证法明确规定公证机构必须履行的

义务，是公证诚信原则的重要组成部分，也是确保公

证程序公平正义和当事人知情权的体现。在涉外公证

事项中，通过准确适当的公证告知，对于完善公证程

序，使当事人知道所享有的权利和承担的法定义务，

从而确保公证质量具有非常重要的意义。例如涉外未

婚公证，公证处已经不再按照原《未婚公证书》出具

实体性未婚公证，而是对当事人的未婚声明书予以公

证，就须向当事人说明声明书公证与原规定格式的实

体性未婚公证不同，国外有关机构有可能不予采证。

另外,在办证中除像上面要进行的一些书面记载的告

知外，进行一些口头的提醒和询问，让当事人确切明

白自己要申请办理的公证事项，也非常重要。在实务

中，碰到一些当事人拿着户口簿到公证处说要办理户

口簿公证，经深入交谈和提醒，才说要办一份证明子

女与父母的关系的公证，他认为户口簿上记载着他们

的关系，办理户口簿公证即可，公证员了解这一情况

..

后，告知当事人户口簿公证和亲属关系公证不是同一

公证事项，应根据有关部门的要求来申请办理，你申

请办理的是亲属关系公证，而不是户口簿公证，使当

事人弄清了自己所应办理的公证事项，从而少走了弯

路。通过书面和口头的告知，让当事人明白所申办公

证的意义，也减少了公证处的风险和责任。

五、涉外公证事项中的翻译

通常涉外公证书和公证证明对象需附外文译文，

即产生涉外公证文书的翻译问题。在公证实践中较注

重程序和证明对象的真实、合法，对公证书的翻译往

往没有放到应有的重要位置上，致使有些译文质量不

高。译文质量的优劣不仅对涉外公证书效力的正常发

挥和我国公证的形象产生重要影响，更关系到当事人

的权益能否顺利实现。因此，涉外公证书的翻译应得

到足够重视。在事务中，经常碰到当事人要求自己对

公证书与材料进行翻译，本人认为，公证书与材料不

应由当事人自己翻译，一是当事人的翻译水平千差万

别，公证员并不清楚与掌握，如果造成翻译出现问题，

不仅影响当事人自己使用，也影响中国公证的整体形

象。二是公证当事人由于主观或客观的原因可能会故

.

意提供存有一定虚假内容的公证翻译文本，比如说个

别当事人为了达到国外对于学历的要求标准而对于翻

译文本中关于学历的表述混淆概念或将学历翻译成更

高的层次。因此，对于当事人要求自己提供译文的，

公证员应拒绝使用，并建议当事人将公证文书交由专

业翻译公司或公证处的内部翻译人员进行翻译，从而

保证公证书译文的质量。

六、涉外公证事项中，注重对虚书的辨认

在涉外公证中，当事人为达到自身目的，往往提

供虚假的证明，其中虚假的毕业证书居多。这就需要

我们对有关证明材料进行认真的审核。其中毕业证书，

对于20XX后国家颁发的专科以上层次的毕业证书，

可以登陆教育部中国高等教育学生信息网进行查询。

但对于专科以下毕业证和20XX以前的毕业证，却不

能进行网上查询，这就需要公证员除了有一对火眼金

睛外还要掌握一定的技巧来识别证书的真假。首先要

多问，你的学校在哪个市什么区，在什么路上，附近

有什么著名建筑，班主任是谁，班长是谁等等，通过

问一些细节性的问题，应该能辨认出真伪。当然，即

使是真实的证书，被问者也不一定全都能回答上来，

..

有的确实一时想不起来，但他可能会提供更多的当时

学习方面的一些情况，我想有经验的公证员应能从谈

话中分辨出当事人对一些情况是真的忘掉了，还是根

本就没在该校读过书。其次，学生都有在学校进行留

影的习惯，特别是毕业合影，可以说人手一份，可以

让申请人提供校园留影或毕业合影来对毕业证书的真

实性予以佐证。另外，对其他不能确认真假的证书或

材料，应通过或实地上门的方式予以核查，以保证

公证材料的真实性。

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